ストーリー形式で顧客のお悩みをご紹介当社サービス導入の具体的なメリット②～ 賃貸革命編 ～
前回に引き続き第２弾です。機関投資家を含む投資家の皆様から多くご質問をいただく「結局、不動産会社は御社の製品を導入してどんなメリットがあるの？」について商品ごとに説明してまいります。
第１弾である「不動産BB」については下記リンクよりご確認いただけます
※ストーリー形式でご紹介しておりますが、イメージしていただきやすいように、あくまでも当社の商品・サービスで課題解決が可能なケースを簡略化して記載しております。現時点での不動産事業者様の運用を一般化したものではありませんので予めご了承下さい。
賃貸管理業務の効率化を図る
担当者の悩み、多岐にわたる賃貸管理業務
○とある担当者の悩み
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さて、何から手をつけよう。
卓上カレンダーには目を引くように囲われた赤いマル印。誰かの誕生日というわけではない、そこには「送金締め日」という文字が添えられている。
今日は入居者から回収した月末締めの家賃をオーナーへ送金する締め日であり、月内処理の集大成ともいえる日だ。今月も１つの波を越えようとしている。
「集めた家賃を送金するだけ？」いえいえ、そんなことは無く。
賃貸管理会社はオーナーに変わり、契約業務・物件の修繕・設備の交換などを随時実施している。当社が業者等に負担した費用は当然ながら送金する家賃から相殺する必要があり、また、退去時の精算であれば、オーナーが預かる敷金を修繕内容と相殺したうえで入居者に返金する必要もある。
このようなお金の流れが一目で分かるように当社では物件ごとの月次の明細レポートをExcelで作成している。オーナーに安心して物件を任せてもらうための大切な業務である。
そんな当社が管理する戸数は200戸を超えたところだ。
先日、話題のChatGPTで賃貸管理業務とは改めてなんぞやと問うたらば、即時に次のような回答であった。余談だが、最近のAIの躍進はすごいと思う。
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日本の賃貸管理業務とは、不動産オーナーの代理として、賃貸物件の管理・運営を行う業務のことを指します。具体的には、以下のような業務が含まれます。
契約管理：物件の入居者との契約管理や更新手続き、退去時の原状回復管理、敷金・礼金の管理など。
日常管理：入居者からのトラブル解決や問い合わせ対応、修繕依頼や点検などのメンテナンス業務、共用部の清掃や照明交換などの管理業務など。
収支管理：家賃や管理費の徴収や入出金管理、請求書の発行や支払い管理、税務申告や会計処理など。
市場調査やマーケティング：市場のトレンドや競合物件の分析、賃貸物件のPR活動や入居募集、入居者の満足度調査など。
賃貸管理業務は、入居者やオーナーの信頼を得るためにも重要な役割を担っています。そのため、適切なマネジメントやコミュニケーション能力が求められる業務となります。
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オーナーへの送金が遅れることは許されない
例えば「給料の振込が遅れる」と会社から言われたら困る人が多いのではないだろうか。引き落としのメイン口座は給与口座にすることが多いので当然の意見である。
オーナーは投資目的で物件を購入することが多く、かつ、借入を行っているケースは多い。オーナーは家賃収入をローン返済にあて、更にそこに利があるからこそ投資を行う。物件と返済期間にもよるが、その返済額は並の給与の振込額とは訳が違う。勿論、運用はカツカツでは無いわけだが、ただ物件を預かる会社として送金が遅れてしまうことは大きな信頼を失ってしまう。また、これも給料と同じだが、1円でも数字が合わないなんてことは許されない。そして、この街にある賃貸管理会社は当社だけではないのである。
銀行の振込の窓口対応は15時迄だ。インターネットバンキングもあるが、当社は旧来の方法に従って窓口対応で振込を行っている。メインバンクは事務所から車で15分のところだ。
ようやく200戸の明細の最終チェックも終わった。早く振込にいかねば。
と、その時、新人のAさんから報告が入った。
POINT
・オーナーへの送金は遅れてならない。
・精算内容にミスがあってはならない。
・窓口での振込は結構大変。
Excel管理の限界と一元管理の課題
Aさんの報告で、ある物件の1室の退去時の現状回復費用を計算に入れてなかったことが発覚。さっそく該当の物件をExcelファイルの中から探し出し、該当月、金額を修正し総金額を確認する。200戸もあるので探し出すのはひと手間である。
該当の箇所を見つけた。
Excel上で計算式を入れているので送金額は自動的に計算されるようになっている。原状回復費用を入力すれば総金額が自動的に。。おや、計算されない。
確認すると送金合計の計算式が正しく動いていない。どうやら誰かが新たな列を追加しており正しく動かなくなってるようだ。これは大変だ。新たな列にも既に数字が打ち込まれている。作り直した計算式をすべての部屋に適用しなければ。
２時間かけて再度修正チェック。
メインバンクに走りなんとか15時までに送金を終えた。
既にヘトヘトであったが、今月も無事に業務を終えることができた。
POINT
・修繕情報と送金情報が別管理となっており情報が連携していなかった。
・２００も戸数があると、情報のメンテナンスが大変。
・Excelは汎用性が高いがゆえに一括管理には適さないボリュームゾーン（戸数）がある。
管理戸数を増やすことで事業拡大に繋がるが「人件費」が課題。
★賃貸管理会社 経営者の悩み
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当社はこのエリアにおいて賃貸管理会社としては設立は新しい部類に入る。諸先輩方からアドバイスをいただき、事業を少しずつ拡大してきた。
いま200戸の部屋を管理している。創業来管理はExcelをメインで行ってきた。創業時は管理戸数も少なかったので問題なかったが、ただ最近は経理担当者からそろそろExcelでは限界では無いかと相談を受けている。
今日も送金に間に合うかどうかギリギリだったようで、まもなく夕方だが担当者がいま目の前でようやくお昼休憩を取っている。彼女は愚痴ることもなく作業してくれているが、先月も残業は多く、まだ子供も小学生である。申し訳無さがこみあげる。
賃貸管理会社はオーナーとの信頼を築き、また新たな物件の管理を任され、管理戸数を増やしていくことが事業の拡大につながる。目標は今の倍以上である500戸を目指しているが、そのためにはあと社員を1名~2名は増やさないと厳しいと感じている。ただ人件費はそう簡単には増やせない。例えばひとり雇うと給与だけで年間300~350万ほどはかかるであろう。2名であれば×２倍。当然ながらこれは毎年発生する費用となる。そう考えるとなかなか事業拡大にふみきれない。
POINT
・管理戸数を増やしたいが「人件費」の増加は抑えたい。
・アナログ管理だけでは残業が発生することもしばしば。
以上は、送金締め日におけるとある賃貸管理会社の１日を切り取ったストーリーである。今回の内容はほんのいち場面であり、募集業務、督促対応、定期巡回、日々の入金管理、クレーム対応など賃貸管理会社の担当者の業務は多岐にわたる。
賃貸管理業務を楽にする賃貸管理業務支援システム「賃貸革命」
当社の「賃貸革命」はあらゆる情報を一元管理することで集客・管理業務を効率化し、不動産会社の成長を支援するシステムです。
１つのシステム内に賃貸管理業務のあらゆる場面を登録できるようになっているため、情報の一元管理が実現し、上記のストーリーでPOINTとなった課題を解決することが可能です。勿論インターネットバッキングにも対応しており、パソコンからデータを送信するだけで送金作業が完了します。
お客様の導入事例「賃貸革命」
お客様の導入事例をいくつかご紹介します ------------------------------------
不動産会社A様の事例
不動産会社J様の事例
他にも当社製品サイトでは導入事例がご覧いただけます↓
https://www.n-create.co.jp/pr/customers-voice/bb/
今回は賃貸管理業務支援サービスである「賃貸革命」についてご紹介させていただきました。ほか有償サービスに関するご紹介は別な記事で改めてご紹介させていただきます。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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