法務の案件管理をBacklogでやってみた話。
こんにちは！仕事が楽しい社会人８年目ののんです！
ついに、７年目を超え、８年目に突入しました。
更新頻度はほんと気分ですが、
こんな感じでやっていきたいと思います。笑
そして、ついに、妊娠３１週目に突入しました。
６月末の出産予定なので、
もう仕事するのもあと１０日ほど・・
ドキドキしながら産休に突入します。
１年くらい仕事しないってどんな感じなのか、
全然想像つかないけど子育ても楽しんで
成長できればなと思います。
さて、今日も何を書こうと思って
みんなに聞いたところ、法務の案件管理の話！
今月note絶対更新しよ…
— のん@仕事が楽しい社会人8年目 (@n0nn_77) April 15, 2021
何がいいかな…🤭🤭
以前この投稿で、当社の案件相談については、
オープンチャット上でザクザク相談が来る
という話をちらっとしたのですが、
この方法に限界がついにやってきたという話です。
最近リーガルテックなるものがたくさん出てきて、
法務部門と事業部門とのコミュニケーションとか、
法務部門内のコミュニケーションについて
語られる機会が増えてきたなと思ってきてるのですが、
当社はまだまだ月の相談件数は２０〜４０件ほどだし、
軽い相談や、ひな形の変更についてがほとんど。
しかも法務担当もわたしと先輩二人だったし、
どっちかが気付いて対応すれば、
漏れもなかったのです、が。
わたしがお休みに入ることもあり、
法務チームにも仲間が一人増えまして、
チーム内のコミュニケーションが増えたことと、
これまで事業部門から相談が来る中で、
どんなものが多いのかという分析が全然できてなくて、
研修を企画するってなったときには
なんだか都度アンケートをとって・・みたく
後手後手に回ってしまっている課題感が合わさって。
うまく案件管理できる方法がないかなと思い出して、
使い始めたのがBacklogです。
みんな知ってます？有名？あんまわかんないけど・・
個人的にはタスク管理はTrello派だったのですが、
会社の公式タスク管理ツールがBacklogだったので、
今回はBacklogを使って案件管理をすることを考えました。
ガントチャートとかはあんまり使わないので、
主にタスク管理ツール（ボード）を使ってます。
そして、情シスさんにお願いして
チャットワークとAPIでつないでもらい、
Backlogに依頼がきたものは、
今まで通りオープンチャットに
流れるようにしてみました。
なので、事業部側からしたら
今までチャットに書き込んでいた内容を
Backlogに載せ変えるだけなので、
特に負担はそんなにないだろうと思い、運用を開始！
後のコメントとか、懸念点とかは
いつもどおりチャット上でやりとりして、
全部解決したり案件が収まったら
それまでの経緯をすべてコピって
BacklogにUPして、完了のフェーズに移す！以上！
めっちゃすっきりして嬉しいの極みなのです。
こう書くとスムーズに進んでいるように見えますが、
運用を始める前に、今までの依頼を振り返って
何種類かのテンプレ作りだけは頑張りました。
規約の変更依頼なのか、
先方雛形のチェックなのか、によって
あらかじめ聞きたい項目って違ったりしませんか？
事業部の人によっては
「これレビューお願いします！」って
何にも背景を教えてくれずに
契約書を投げてくる人もいて。笑
そういうのってこちらから
１から１００まで質問投げないといけないので
めっちゃ法務側の工数かかるし、
こっちボールになって負担だし・・
ということで、雛形には、
あらかじめ教えて欲しい項目を盛り込みました。
①企業名
②その企業に提案しているプラン
（何種類かあるんです）
③新規か既存か
④希望納期
⑤特筆すべき契約の有無があるか
などなど・・
このひながたを設定することで、
事前の情報収集はスムーズになったなと思っています。
しかも、覚書作っても
全部共有ドライブに放り込んでいて
課題と紐付いていなかった部分も、
Backlogの課題に紐づけて最終版さえUPしてれば
契約書の改編版の管理もだいぶ楽になった・・
と思っておりまする。
あとは、わたしが意図せず
時間をかけてしまっている案件について
先輩に気付いてもらえることも増えた。
週に１回の1on1の時に、一緒にBacklogみながら
よしよしうまく回ってるねってなるだけでだいぶ安心するという。
今はまだHubbleとかの
リーガルテックのツールをいれるほどの
予算も、ボリュームもないのですが、
工夫しながらうまく案件管理して、
事業部門から質問の多いポイントとかを
定期研修に盛り込んで行ったり
MGRの皆さんにFBできたりしたら
予防法務？ってやつの第一歩ではないかと
新人なりに思うのであります。
なんかこいつだけ無茶な依頼多いぞ・・とか、
この部署だけ上司すっ飛ばしての依頼も多い・・とかも
見つけちゃうぞって思ったり思わなかったり。笑
大好きな先輩は最近緊急対応に追われているので、
わたしはこつこつ社内の底上げを頑張るのだ、
と思う今日この頃でした。
以上、みんながどんな風に案件管理してるのかとかも
知りたいな〜と思いました！
もっとより良い方法あったら教えてください〜！
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