紙からデジタルへ #1
こんにちは！村田会計事務所のヨコサワです！🤔
現在の村田会計は会計事務所にしてはかなりデジタル化が進んでいる方だと思うんですが、わたしが入社する2020年11月以前は全然進んでいませんでした。
具体的にはと言うと…
PCのローカルに作成したデータは保存するし、みんなの共有ファイル（クラウドではない）はルールが無いから無法地帯になっているし、お客さんの情報が紙媒体で管理されている……
とにかくひどい状況でした！
とくにお客さんの情報が紙媒体で管理されているのは本当にノイローゼになるかと思いました 笑
かなり長くなるので、これは次のnoteにまたこれは詳しく書きます！
色々デジタル化してきましたが、最初はgoogle Driveを導入しました！
村田会計のデジタル化歴史を全て書いていたら、noteがかなーーーり長くなってしまうので分けて投稿しようと思います！
旧ドライブからgoogle drive（2020年11月～）
ヨコサワが入社して結構すぐにすぐやり始めたことは、皆さんの個人ファイルをgoogledriveに移し始めることからでした。
今までは各自ローカルにお客さんのデータを入れていたり、共有PCがあってそこになんのルールもなく全員そこにデータをぶち込んでいました。
それのなにが大変かというと、担当者ごとに各クライアントのファイルが存在してどれ使っているのかわかんなすぎること！！！！！
昔の担当者が使っていたから、もう使っていないファイル、そして退職してしまったから中身がまるでわからない…みたいなファイルがたくさんありました。
もう本当にカオスな状態でした。
ちなみに一番たいへんだったのはファイル名が長すぎて、googleドライブに全然アップできなかったことです 笑
1つ1つ名前を変えてちまちま少しづつアップしていった記憶があります。
ファイル名は短く簡潔に！
思い出話はここまでで、なにをしたのかというと、
googleドライブに一時的に移行用ドライブというのを作ってとにかくそこにぶち込む！！！それだけです。
Driveの土台作り（2021年2月～）
無秩序な旧ドライブから、googleドライブに移行しただけでそれ以外はなにも変わっていません！
まずは土台から作っていきます！ファンデーションです！
まずは業務ごとに共有ドライブを作っていきました。
総務や、法人のお客さん、個人のお客さん、相続のお客さん…
こんな感じで区切ってドライブを作りました。
うちの場合、個人のお客さんドライブと法人のお客さんドライブは全職員使うのでこの2つのみ階層のテンプレートを作成しました。
Driveのルール作り（2021年7月～）
googleドライブにもう無法地帯にしないためにルールを作っていきました。
職員ごとにファイルを管理するのではなくクライアントごとに管理すること！
ある程度までは階層のテンプレートにそって作ること！
決算期ごとに新しいファイルを作ること！
データは裸で保管しないこと！
こんな感じのルールを作りました。
いままでより使いにくくなるだろうけど大丈夫かな…と不安でしたが、反発が起きることなくすっと受け入れてもらえたので感謝です。
良かった！！✌
Driveの整理（2021年7月）
ルールづくりと一緒にDriveの整理をしました。
現状はルール作ってDriveの土台ができていただけなので、これから作られるファイルやデータに関してはもう無法地帯ではないですが、過去のファイルが無法地帯のまま！！！
なにをしたかというと、移行用ドライブに入っていた全ファイルを仕分けしました。
これはもう相当大変で、意味分からないファイルがたくさんあったのでPCをぶん殴りそうになりました 笑
あらかた分類できたところで得意にデータが多かったところは担当者と一緒により細かいところまで一緒に仕分けしました。
例えばこれはもう使わないしなんのファイルかもわからないからoldにいれてとか、これは去年の資料だから去年のファイルに入れてほしいとか…
めちゃくちゃ大変でしたが、一番達成感があったのは整理する作業でした！
ドライブ導入完了！
これであらかた終わりました。
めちゃくちゃ大変だったので、まだウチの会社はフォルダーがスラム街だよ～～ってかたはとにかく早めに整理してください！！
毎日毎日データは増えていくのです……宇宙で栗まんじゅうがいまも増え続けているように！！！！
最後におすすめnoteとタイトルについて
8月上旬、noteのネタに困りましてヨコサワは色々記事を見漁っていました…
そんなとき祥ゆずこさんの会計事務所のDX目録をみて、なんでわたしも書いていなかったんだ！とネタをひらめきました。
みなさんも祥ゆずこさんのnote見比べて楽しんでいただければと思います！
タイトルはレキシの狩りから稲作へを意識しました
縄文土器弥生土器どっちが好き？どっちも土器～！
いとうせいこうのラップ最高✌✌
つづく！
（文章・イラスト）村田会計事務所 ヨコサワ