Notionオタクによる受託ビジネスの情報管理、完全解説
Notionオタク度上位1%(自称)のMotokiです。
「売上につながるデータ管理を自動で行うためのAll in Oneサービス」【BizNotion】の運営者 Motoki です。自社サービス(BizNotion)はその名の通りNotionを活用して構築しています。
端的に言うと「お客様に提供できるレベルのサービスをNotionで作っている」ため、手前味噌にはなりますが、Notionにはめちゃくちゃ詳しいです。
サービス提供者として、Notionに関する知見を持っているだけでなく、
ユーザーとしても使い倒しているのでもちろんユーザー目線の知見も大量にあります。
また、当然のように Notionに関する全資格(Essentials / Settings & Sharing / Advanced)を保持 してます。
もうこれは、人口の上位1%のNotionオタク度と言っても過言ではないはず。
受託系ビジネスのデータ管理完全解説！
本日は、Notionオタクの私が
受託系事業者の適切なデータ管理(受注 ~ 納品)を丸っと解説します。
対象となる読者
Web制作者
デザイナー
システム開発
エンジニア
動画編集者
Lステッパー
補助金・助成金支援
などなど受託系のビジネスをやっている方は必見です。
この記事で何ができるようになるのか？
「ちゃんとやったほうがいいよなー。。。」と思いつつ、
スプシでなんとなく売上と締切日だけ管理し、他の情報はメモ程度。
または、
自分なりには管理しているがベターな管理方法を探している。
こういう状況の人はこの記事を読んでいただければ、
受注 ~ 納品までをしっかり管理することのメリットが理解でき、
さらに実践していただければ、
売上UP
品質UP
管理コスト削減
が実現できます。
また適切なデータ管理は、労働集約から解放され収入を青天井にする
「組織化」の必須条件になるため、売上をさらに伸ばしていきたい方は必見です。
ぜひ、最後まで読んで実践していただき、ビジネスを伸ばしていきましょう。
スプシとメモでの雑な案件管理による弊害
何のために適切な管理をするかを解説する前に、
まず、クライアント・案件・タスクなどの情報を適切に管理をしていないとどのような損失を発生するか考えてみましょう。
結論からいうと、生産性と品質が下がり、利益が減ります。
減りますというか、現在進行形で本当は得られたはずの利益と自由に過ごせる時間を失っている可能性が高いです。
「いや？利益は伸びてるけどに？」と思っている人も、例外ではありません。
本来ならもっと増やせたはずの利益や自分の時間を失っているのです。
ビジネスに投資して更に規模を大きくしたり、旨い飯が食えたはずの利益、家族や友人と過ごせた時間はずの時間が減っているのです。
利益と自由な時間が減ってるって本当？
とはいえ、こんなNotionオタクに「本来得られた利益と自由な時間が減ってますよ」と言われても納得できないですよね。
なので、分かりやすい例で考えてみましょう。
あなたがWeb制作の受託事業しているとします。
デザインやコーディングの一部を業務委託のメンバーに任せています。
そして、以下のようにデータを管理しています。
クライアント・案件の一覧をGoogleスプレッドシートで管理
タスクはTrelloのカンバンで管理
案件の詳細はGoogleドキュメントで管理
この状態では、
案件の進捗(案件に紐づくタスクが何%完了してるか)が把握できないため
納期を守れない可能性が高まる
そうなるとクライアントからの信頼を失い売上(LTV)が落ちる
クライアントや業種毎のLTVや利益率を把握できないので
実はコストの割にLTV・利益率が低い案件に気付けず、
働く時間やコストが増えるだけで、売上が効率的に上がらない注力すれば、売上も利益も増えるはずの顧客セグメントを発見できず、無駄なマーケティングコストを費やす
案件横断でスケジュールを把握できない(現実的に納期設定できない)ため
時間が足りずにプライベートが犠牲になったり、
納期を守れず信頼を失う余裕を持たせすぎた納期を設定してしまい、
間延びして対応できる案件数が減り売上が下がる
複数ツール情報が分散しているシームレスに関連情報が確認できないため
案件一覧→案件詳細、クライアント→案件一覧、案件→タスク一覧など関連情報の探索で毎回無駄なコストが発生する
一回のコストは数十秒でも繰り返すと膨大な時間が無駄になる
（一回あたり20秒余分にかかる場合、1日30回行うなら年60時間以上の無駄）
相互にリンクを貼るにしても、作業コストが増える
などなど、あなたが "認識できていないだけ" で 深刻な時間と利益の損失、またはそのリスクが発生し続けているのです。
どうでしょう？
少しは納得できたのではないでしょうか。
また、今あなたが一人ビジネスをしている場合でも、
事業を伸ばしていきたければ、必ず組織化する必要が発生します。
そして、その際データ管理体制の整備は避けては通れません。
この際の整備コストは先延ばしにすればするほど、大きくなります。
どちらにろ、あなたが事業を成長させるつもりなら、
早く受託ビジネス管理システムを整備して
クライアントや案件横断でのスケジュール・タスク進捗が一目でわかるように管理できるので
納期をしっかり守れる、クオリティを担保できる
クライアントからの信頼が溜まり、LTVが上がる
紹介や再受注が増え、マーケコストが下がり、利益が増える
LTVが高くなりやすい案件の種類、クライアント、クライアントの業種がデータから判別できるので
対象のターゲットに向けた施策を実施することで効率的に売上を伸ばせる
無駄なマーケコストを削減できる
案件毎の情報を1ページにまとめて管理できる
要求や要件、仕様、MTGの録画、金額、納期をまとめて記載することができるため
情報の入力と検索コストが下がり、業務時間が削減される
文字起こしを貼っておけば、AIによってアップセル・クロスセルの提案をさせることも可能で、売上UP・商品開発にもつながる
といったことを状態を実現しましょう！
初期に売上を優先するのは当然
ただ、今までサービスを提供させていただいたクライアントの方々で、
受託ビジネスを適切な形で管理されている方は、ほとんどいませんでした。
当たり前ですが多くの方は、
「今は売上を伸ばすことに集中してる！データの管理に使っている時間はない！」
と思われていると思います。
そりゃそうです。
事業として成り立ってなくて、そもそも管理するデータも多くないのに、気合い入れてシステム整備しても意味ないですからね。
しかし、あなたがフリーランスのような働き方から経営者へと変わりたいと考えているなら、利益をもっと増やして行きたいと考えているなら、
どこかのタイミングで適切な管理方法を導入すべきなのです。
それはいつか？
適切な管理を導入すべきタイミング
結論から先に申し上げますと
事業として成り立つ一定の売上が立ってきたタイミング
です。
ただ、売上も安定してきたし「ちゃんと管理するか！」となったとしても、自力で実践するハードルはめっちゃ高い。
「中途半端に作ってしまったスプシがあるからこれを活用しよう！」
と思ってカスタマイズしていくものの機能的・構造的にできないことがあり挫折。なんだかんだ言っても長く使い続けてきて慣れているからほかのツールが不便に感じる。
そもそもどういう構造で管理すべきなのかが分からない。
分かったとしてもそれを実装するためのツールが分からない。
分からないからパッケージになっている業務用ツールを検討したけど高い。
といった問題が発生してしまうんです。
これから、そんな方のために管理構成、ツールや具体的な管理方法を解説していきます。
ただ、正直に言うと慣れるまでは「少し面倒くさい」 と思います。
加えて「この部分、自分の事業だったらどうすればいい？」とカスタマイズするときに頭を使うポイントもあります。
私自身、BizNotionというサービスを運営している事業オーナーの端くれですので、あなたが事業オーナーとして、忙しい日々を送っているのは重々承知しています。
ですから、ゼロから自力で理解して実装しろとは言いません。
「なんか分からんけど、やって欲しい」と少しでも興味を持っていただければ、私に構築作業をお任せください。
あなたの事業に合わせたNotionの設計から実際の構築まで全て無料です。
ちなみに、今回紹介している顧客管理に関するデータ整備だけでなくあなたのビジネスに必要なデータ管理を丸っと提供するNotionを設計から構築まで全て無料で対応させていただきます。
先着1名様！みたいなケチ臭いことは言いません。
リソースがある限り対応させていただきます。
ただし、先着順で対応するため、気になる方は今すぐお申し込みください。
メニューから「Notion無料構築キャンペーンに申し込む」をクリックしてください。
もちろん、この記事に書いてある内容を理解して実践すればご自身でも構築できるようになっていますので、「無料構築とか怪しい……」と警戒する人は自力で構築していただいても構いません。
なぜ、受託ビジネス事業者がNotionを使うべきなのか？
では、どのツールで管理するべきかについて解説します。
結論としては、「Notion」一択です。
(サムネや冒頭の内容からお分かりだと思いますが)
理由としては、シンプルに
Notionで受託ビジネスを管理することで得られるメリットが一番多い
からです。
ざっと思いつくだけでも、以下のようなメリットがあります。
タイムライン表示や進捗の自動算出機能により、進捗管理が最適化され、平均的な品質が上がる
品質UPで再受注が増え、LTVは上がり、集客に費やすコストが下げらえる(利益が増える)
LTVが高い案件の種類、クライアント、クライアントの業種が判別でき、売上UP施策につなげられる(グラフ表示できる)
案件単位の全情報が一つのページでまとめて管理でき、作業効率が上がる
全情報とは、要件や仕様に関するドキュメントや金額、納期、コスト、MTG議事録・録画など
案件に紐づけた全タスク管理が可能になり、正確な納品と品質UPにつながる(完了率を算出することで正確に進捗を把握)
外注管理によって、入金漏れの防止をしつつ、案件へのコスト換算によって案件毎の利益率が算出できる
などなど、、、
これら全てをNotionだけで実現できるんですよ？
まじで万能すぎませんか？
他のツールだと、2,3このツールを組み合わせないといけません。
一定の機能までは無料でも使えますし、プラスプランであれば月/1 ,650円で使えます。普通に安い。
使ってみればわかりますが、操作性も優れています。
しかも、PC・スマホ・タブレットでアプリ対応しており、もちろんブラウザでも使えます。
加えて、コーディング不要の自動化機能で業務量が減らせる、NotionAIに案件詳細データを読ませて、商品改善や商品開発、アップセル、クロスセルのアイデアを出させるなどなど、、、
メリットや活用方法を語り出したらキリがないですが、Notion使っておけば間違いないです。
私は、エンジニアやPMとしていろんな組織(正社員、業務委託、副業含めると20以上)で働き、多くのツールを利用してきましたが、
チーム・個人に限らず業務データの管理はNotionが圧倒的に優れています。
日々こんな便利なツールを使えることに圧倒的に感謝しているくらいです。
青天井の売上を実現する
Notion受託ビジネスデータ管理方法！
それではこれから、以下のNotionのデータを元に解説していきます！
こちらを見ながら読み進めてもらえると理解しやすいと思います。
以下のようなページになっています。
データ構成
まず、データベースの構成ですが、以下の形で管理しましょう。
クライアントに対して「複数の案件」が紐付き、
案件に「複数のタスク」と「複数の外注」が紐づくという構成です。
◾️クライアントDB
クライアントDBには以下の項目を追加します。
アイテムのタイトルとして「名称」
セレクト形式で「業種」
セレクト形式で「集客チャネル」
また、リレーションと数式形式で以下の項目を設定します。
リレーション形式で「案件」への紐付けを追加
数式形式で「LTV」
数式形式で「合計粗利」
数式形式で「粗利率」
この数値を算出することで、
以下のようなクライアントの業種別の売上合計(LTV)や平均売上をグラフにすることができ、
売上を効率的に伸ばすために注力すべきクライアント業種が明確になります。
また業種別に粗利率や合計粗利についての数値も明確に把握できるため、
効率的に利益を増やすことにも活用できます。
◾️案件DB
案件DBには以下の項目を追加します。
アイテムのタイトルとして「概要」
ステータス形式で「ステータス」
マルチセレクト形式で「種別」
数値形式で「金額」
日付形式で「締切」
ファイル形式で「契約書」
また、リレーションと数式形式で以下の項目を設定します。
リレーション形式で「クライアント」への紐付けを追加
リレーション形式で「タスク」への紐付けを追加
リレーション形式で「外注」への紐付けを追加
数式形式で「進捗率」
数式形式で「残日数」
数式形式で「外注コスト」
数式形式で「粗利」
数式形式で「粗利率」
この数値を算出することで、
以下のような案件の種別の売上合計(LTV)や平均売上をグラフにすることができ、
売上を効率的に伸ばすために注力すべき案件業種が明確になります。
また案件種別に粗利率や合計粗利についての数値も明確に把握できるため、
効率的に利益を増やすことにも活用できます。
案件についての詳細（ドキュメントやMTGの録画など）は各案件データのページ部分に記載しましょう。
MTGの録画や文字起こしをtl;dvで行い、案件ページにリンクなどを転記するのがおすすめです。
詳細は以下の記事で解説しています。
◾️タスクDB
タスクDBには以下の項目を追加します。
アイテムのタイトルとして「概要」
ステータス形式で「ステータス」
ユーザー形式で「担当者」
日付形式で「締切」
また、リレーション「案件」への紐付けを追加します。
このような項目を追加することで、チームや外注のメンバーにタスクをアサインする際は、
「担当者」と「ステータス」を確認することでタスク・案件の進捗を把握し、納期管理を徹底することができます。
個人のタスク管理についてこちらのnoteでは触れませんが、以下の記事で解説していますので、気になる方はぜひ見てみてください。
◾️外注DB
外注DBには以下の項目を追加します。
アイテムのタイトルとして「概要」
数値形式で「金額」
マルチセレクト形式で「業者」
チェックボックス形式で「支払い済み」
日付形式で「支払い期限」
また、リレーション「案件」への紐付けを追加します。
このように設定することで、案件側からの参照に利用でき、
案件のコストや粗利の算出に利用できます。
今回の受託ビジネス管理だけでなく、
丸っとあなただけのビジネス管理をする
Notion構築キャンペーン実施中です。
Notionを使ってビジネスをまるっと管理して、
分析によって売上UP施策に繋げたい、業務効率化したい！
という事業者様にピッタリなキャンペーンを実施中です。
あなたの事業をNotionで
「どのようにデータ管理し、売上につなげ、自動化するか」
設計 ~ 構築 まですべて「完全無料」で提供します。
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最後まで読んでいただきありがとうございました！