Notionスモールビジネス管理 総集編
Notionでデータを管理してあらゆる業務を効率化しませんか？
スモビジに取り組み始め半年。
とにかく売上を立てるために突っ走ってきた。
頑張ってきたおかげで、ある程度売上が立ってきて、0 → 1は達成できたと思う。
これから、0 → 10、10 → 100 と事業を更に伸ばしていきたい。
これから顧客数を増やし、組織化もしていきたいけど、まともにデータ管理できてない。
今は数人の顧客情報をスプシになんとなくまとめてるけど、
顧客数が増えていくと、間違いなく破綻するのが見えている。。。
このままではデータドリブンな意識決定もできず、なんとなく事業を運営しなければならない。
効率的に事業を伸ばしていけるのか。。。
こんなスモビジオーナーに紹介したいのが、Notion。
多くのスモビジオーナー、中小企業オーナーにNotionで業務データを管理することを勧め、幸せにしてきた自負がある私は断言できます。
ほとんどの業務データ管理はNotionにまとめたほうが良い。
そこで今回の記事では、
「Notionでスモールビジネスのデータを管理する方法」
をその理由と併せて解説(紹介)します！
ウソみたいな話ですがーー売上が増えます
「もう 0 → 1 は達成できている」という方は、こちらのnoteを読んでいただくことで
業務データ・ドキュメントを適切に管理することでサービスの質が上がる
→ 満足度が上がり、再販が増え、売上が増える
LTVや成約率の分析で成約しやすく、多く買ってくれる顧客を特定できる
→ 対象セグメントを中心にリーチすることで、売上が増える
集客チャネル分析でリード獲得数が増える
→ 成約数が増えて、売上が増える
一元管理することで業務が効率化する
→ 売上UPのための業務に注力できるようになる
自動化できる
→ オーナーの業務時間が短くなる
→ 売上UPのための業務に注力できるようになる
といったことが実現できます。
ぜひ、気になるトピックの具体的な構築方法を読んで
実践いただき、あなたの事業を加速していきましょう！
なぜ、スモビジをNotionで管理するべきなのか？
「今のツールで決められた形式でデータ管理できているから大丈夫！」
という方もいるのではないかと思います。
しかし、今後あなたはスモールビジネスを成長させる過程で
商品コンセプトを変更する
新商品を作る
クロスセルのために、既存商品にオプションを追加する
料金プランを増やす
一括支払いのみから、分割払いに対応する
などなど、あなたの事業に合った形で、新たなデータを管理したり、
既存のデータ形式を変更する必要が必ず発生します。
または、既にそのような経験をされているのではないでしょうか？
例えば、コーチング事業を運営する場合、
足りない情報を管理できるツールを継ぎ足して利用していった結果、
見込み顧客は、公式LINE
顧客の基本情報や売上は、UTAGE
顧客とのコミュニケーション詳細記録は、Googleドキュメント
のような構成で管理することになり、管理ツールが分散してしまい
集客チャネル別の成約率や、LTVが高い顧客セグメントを算出することができず、無駄にマーケティングコストを費やしたり、非効率な集客を継続してしまう…
いろんなツールを行ったり来たりしてデータを探すコストが発生し、作業効率が下がる、または人件費が無駄になる…
データが分散していて、自動化ができず、事務作業が増えてしまう…
といった状態に陥るでしょう。
つまり、「データを一箇所に集約するのが大事」ということです。
なんでもできる柔軟性
そのためにツールに求められる条件は
「柔軟に拡張可能であること」
です。
そして、まさにこの柔軟性を持っているのが、「Notion」です。
Notionであれば、データベースを作成したり、
データベースに列(Notionでいうプロパティ)の追加や変更が簡単にできます。
「データを表で管理できたり、列を自由に変更できるってExcelやスプレッドシートと何が違うの？」
と思われるかもしれませんが、全く別物です。
フォーム作成やWebサイト構築、ドキュメント管理までなんでもできる
Notionでは
データベースとして管理することができるため、関連するデータベースと紐づけて管理したり、紐づく関連データの集計値を算出できる
表形式だけでなく、ボード形式やカレンダー形式など、さまざまな切り口でデータを表示できる
データベースを元にグラフを作成でき、分析に利用できる
データベースに対するアクションをトリガーにしたオートメーション機能が提供されている
ドキュメントの管理もできる
ユーザーごとに細かい権限設定ができる
フォームを作成できる
簡易Webサイトを簡単に公開できる
ノーコードの自動化設定ができる
などなど、本当に多くの機能が提供されており、Excelやスプレッドシートとは大きく機能が異なります。
逆にNotionにはExcelやスプレッドシートにある複雑な表計算機能はないため、それらが必要なデータはExcelやスプレッドシートで管理することをおすすめします。
一度触ったらやめられない圧倒的な使いやすさ
Notionの類似サービスはいくつかありますが、
全世界で1億人(2024/7/29時点)を超えるユーザーを抱える信頼性
圧倒的に優れたユーザビリティ
NotionAIによるデータ検索、生成、分析、チャット機能
SlackやGoogle系のサービスなど、外部ツールとの豊富な連携
柔軟なレイアウト（Webサイトとしても活用できる）
特にNotion AIは、データソースとなる顧客情報や顧客とのコミュニケーション履歴がNotionで管理されている場合、
前提となるデータを提供することなく、売上アップ施策の提案を作ってくれるなど、あなたの右腕として活躍してくれます！
Notionの唯一ともいえる欠点……
ーーここまで散々Notionのすばらしさを語ってきましたが、もちろん欠点もあります。
Notionでデータ管理をする欠点、それは、、、
「自分で考える必要があってめんどい・むずい」
そう、柔軟な拡張性とは裏を返せば「全部自分で決める」ということ。
「管理するデータの構成はどうあるべきか？」
「Notionでどう実装するのか？」
「自動化したいけど、どう設定したらいいか？」
などを自分でゼロから全て考え、構築していくのは難しいです。
Notionが用意してくれているテンプレートもありますが、
「どれもいまいちしっくりこない」というのが私の感想です。
加えて「この部分、自分の事業だったらどうすればいい？」とカスタマイズするときに頭を使うポイントも多数あります。
あなたが事業オーナーとして、忙しい日々を送っているのは重々承知しています。
そのため、「もうまるっと全部やってほしいな」と少しでも興味を持った方は以下の「Notion業務システム無料構築」にお申込みください。
あなたの事業に合わせたNotionの設計から実際の構築まで全て無料です。
ただし、対応には大きなリソースが必要になるため、
【毎月 先着順で 3名限定 】のみ対応させてもらっています。
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それでは、それではトピックごとに解説していきます！
【データ基盤を整え、売上UP】 顧客管理
ビジネスで管理すべきデータと言われて一番ビンとくるものが、
「顧客管理」ですよね。CRMと言われたりもします。
以下のnoteでは、
「顧客」以外にも見込み(リード)顧客、契約、商品・プラン、顧客アンケートのデータの構成と構築方法まで含めて網羅的に解説しています。
読んで実践してもらうことで、
LTVや成約率の高いセグメント顧客を判別し、効果的なマーケティングで売上UP
顧客とのコミュニケーションから記録して、インサイトを得て、クロスセルやアップセル、商品開発に繋げ、売上UP
契約終了前に通知を行う自動化システムを整備し、万全な準備を可能にして、再契約率UP
データを適切な構造で管理できるのでデータ検索コスト・運用コストを削減
メモやあなたの記憶頼りでなく、管理システムが整備されることで、
組織化が可能になり、事業がスケールできるコミュニケーションを含めた顧客情報を蓄積し、AI活用した提案や売上アップ施策を効率的に実行
などを実現することができます！
個人的にもこちらのnoteを最初に読んで実践してもらうのがおすすめです！
【効率的な集客・成約を実現】 顧客分析
上記の顧客管理についての記事では、どのようにデータを管理するかについて解説しました。
以下のnoteでは整備した顧客管理データをどのように分析して、売上UPに繋げるのかについて解説しています。
読んで実践していただければ、
成約率が高い、LTVが高い顧客セグメントを特定し、集中して集客することで効率的に売上UP
成約率が高い、LTVが高いチャネルを特定し、集中して集客することで効率的に売上UP
売上増減を可視化し、売上UPにつながる戦略を立案して売上UP
顧客満足度を可視化し、品質アップに繋げることで売上UP
顧客とのコミュニケーション履歴を残し、AIを活用してアップセル・クロスセル提案、商品開発が容易になり売上UP
といったことを実現できます。
【やるだけで成約率UP】 個別面談管理
こちらはファネルで顧客との個別面談を採用して、クロージングを行っているような事業者を想定しています。
フロントエンドとして個別面談を無料・安価で提供し、そこでクロージングを行うパターンはスクール系・コンサル系ビジネスで王道ですよね。
その最適な管理構成と構築方法、利用ツールを顧客管理と絡めつつ、
以下のnoteで解説しています。
読んで実践してもらうことで、
成約率UP
マーケコストの削減
顧客とのトラブル防止
アップセル・クロスセルなどの商品開発がしやすくなる
組織化による属人的な運営から脱却・事業のスケール
などを実現することができます！
【労働集約から脱してスケール可能に】 案件管理
次に受託ビジネス向けの案件・クライアント・タスク・外注コストの管理構成と構築方法ついて以下のnoteで解説しています。
読んで実践してもらうことで、
タイムライン表示や進捗の自動算出機能により、進捗管理が最適化され、平均的な品質が上がる
品質UPで再受注が増え、LTVは上がり、集客に費やすコストが下げらえる(利益が増える)
LTVが高い案件の種類、クライアント、クライアントの業種が判別でき、売上UP施策につなげられる(グラフ表示できる)
案件単位の全情報が一つのページでまとめて管理でき、作業効率が上がる
全情報とは、要件や仕様に関するドキュメントや金額、納期、コスト、MTG議事録・録画など
案件に紐づけた全タスク管理が可能になり、正確な納品と品質UPにつながる(完了率を算出することで正確に進捗を把握)
外注管理によって、入金漏れの防止をしつつ、案件へのコスト換算によって案件毎の利益率が算出できる
といったメリットがあります！
【約15%のパフォーマンス向上】 タスク管理
また、以下のnoteでは、タスク・スケジュール管理をまとめてタイムマネジメントの具体的な実践方法とツールについて解説しています。
これらのnoteを読んで実践してもらうことで、
パフォーマンスが向上約15%アップし、着実にタスクを完了できる
しかも自動化が組み込まれていて作業量が最小限にできる
現実的なタスクが設定ができ、計画通りに仕事を進められる
どのように自分が時間を使ったか振り返りが簡単になり、貴重な時間を有効に利用できる
予定管理のミスによるストレスがどっかに消え去る
結果的に収入が増える
プライベートもビジネスも充実する
などを実現することができます！
【業務効率化・サービス品質UPを実現】 自動化
こちらでは、Notionでのデータ管理を前提にした業務自動化に例を複数解説しています。
技術的な内容を含むとかなり長くなるので実践方法は解説していません。
続いて以下のnoteでは、
Stripe経由の売上を自動的にNotion売上データに同期する実践方法を解説しています。動作するコードも提供しています。
私が運営するBizNotionというサービスでもこの方法で売上を計測し、
顧客単位でのLTV算出を可能になっていてとても便利ですね。
これらのnoteを読んで実践してもらうことで、
売上・利益を伸ばすためのデータドリブンな経営判断が可能になる
自動化例を把握し、自社に導入するきっかけを得られる
業務自動化を導入すれば、事務作業量を削減できる
各種通知を導入すれば、サービスの質を向上しLTVをUPできる
といったことを実現するできます！
【破綻したデータ管理から脱して事業を加速】
スプレッドシートからの移行
こちらは、なんとなくスプシで全ビジネスデータを管理しているといった、以下のような方向けです。
「スプレッドシートでのデータ管理に構造的な限界を感じる。」
「今はデータ量が少ないのでなんとかなっているが、増えたら破綻するのが目に見えている。」
「スプシでうまく管理できないから、〇〇のデータ自体を管理していない。」
以下のnoteで、脱スプシして、ビジネスデータを構造的に正しく管理ための実践方法を解説しています。
読んで実践してもらうことで、
データの検索と閲覧が簡単になり、業務量が削減される
多角的な分析が可能になり、データドリブンな売上UP施策を実施できる
顧客や案件などデータ量が増えてもサービスの質を維持できる
顧客満足度が上がりLTVを高められる
自動化で単純作業を削減できる
などを実現することができます！
Notionシステム無料構築キャンペーン実施中！
Notionを使ってビジネスをまるっと管理して、
データドリブンな分析で売上UPに繋げたい、自動化で業務効率化したい！
という事業者様にピッタリなキャンペーンを実施中です。
あなたの事業をNotionで
「どのようにデータ管理し、売上につなげ、自動化するか」
設計 ~ 構築 まですべて「完全無料」で提供します。
ただし、対応には大きなリソースが必要になるため、
【毎月 先着順で 3名限定 】のみ対応させてもらっています。
気になる方は、ぜひお早めにお申し込みください👇
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最後まで読んでいただきありがとうございました！