【メモ術】何回も同じことを聞く人、1回聞けば理解できる人、メモの取り方が全く違う！
数年前からメモの取り方やノート術が大変ブームになっています。
本もたくさん出版され、書店には特設ブースが設けられるほどです。
メモの取り方やノート術で、多くの方が語っているのは、
「メモを見れば、その人の思考回路がわかる」
ということです。
これには大いに賛同します。
たしかに、整理されているメモは、後で見返したときに何が書いてあるか明確です。
逆に、整理されていないメモは、ゴチャゴチャしていて、あとで見返す気にもなれません。
結果、説明を聞いたにもかかわらず、何度も同じことを聞く羽目になったり、「この間も説明しただろ！」と怒られたり。指示通り作成したのに「言ったのと全然違うじゃないか」と言われることもあります。
そういったことを回避するために、今回は一発で聞き取るメモの取り方をご紹介いたします。
一流のメモのとり方は〇を設定する
私の著書では、
三流は・・・
二流は・・・
一流は・・・
と進んでいきますので、
それに合わせて、メモの取り方も、三流、二流、一流と進めていきます。
説明を受けるとき、
三流は説明を聞いておらず、
二流はいきなりメモを取りはじめ、
一流は何をするか。
結論、一流は枠を設定します。
例えば、新聞記事です。
見出し、副題、文章という枠で仕切られています。見出しのない新聞だったらどうでしょう。全部読まないと何が書いてあるかわからない、そんな新聞いやですよね。
本なら、タイトル、目次、各項目と別れています。
プレゼンも、結論、理由、事例と、まず枠をセットするはずです。
これは聞き方もいっしょです。
枠がない状態で、いきなりメモを取り始めるとどうなるか。
こんな感じのよくわからい、ゴチャゴチャしたメモになります。
これに対し、話を聞く前に、テーマ、トピックス、To Doという枠を設定したらどうでしょうか。
話を聞きながら埋めていくだけで、スッキリしたメモになります。
商談をする場合、お客様がテーマ、トピックス、To Doの通り話してくれるとは限りません。途中、雑談なんかも入るでしょう。
でも、枠を設定しておけば、その話がでたときに埋めていくだけになります。
「今日は何の話だろう？」と、テーマがわかったら、テーマの欄を埋める。
トピックスが出てきたらまた埋めていく。
最後にTo Doを埋めていく。
そうすると、聞き終わった後には、もう内容が整理ができている状態になります。
上司から指示を受けるときは？
上司の話を聞くときは、結論、詳細、まとめという枠を設計しておいて、聞きながら埋めていく。
指示を受けるときは、内容、やること、納期でいいかもしれませんね。
よくあるのが、納期を聞き忘れて、まだ着手しておらず、突然上司から「おい、あれどうなっているんだ？」と突っ込まれるケースです。
これも、指示を受けるときに、予めメモに「納期」と枠を設定しておけば漏れることはありません。
ちなみに、精神科医でベストセラー作家の樺沢紫苑先生は、メモを取るべき脳科学的な３つの理由のなかで、「まずは情報を仕入れるためにアンテナを立てなさい」と言っています。
例えば、映画を観るときに、映画の感想をシェアすることを前提にメモを取ると、どこが面白くて、なぜ面白かったのか。ボーッと映画を観るよりも、間違いなく脳が活性化されるそうです。
たしかに、気になる洋服があると、やたらとその服が目に入ってきたり、「ベンツほしいな…」と思っていると、街中走っているベンツに気づいたり。意識を向けると情報が入ってくることがよくありますよ。
これは説明を聞くときもいっしょで、予め枠を設けておけば、自分のほしい情報が入ってきます。
指示を受けるとき、いきなりメモを取ろうとしたら一旦ストップ。まずは枠を書きましょう。
仕事ができる人のメモの取り方
説明を聞くとき、最初から最後まで全部大事な内容かと言われれば、そんなことはないと思います。
必ず大事なポイントが存在します。
予め枠を設定しておけば、その大事なポイントがしっかりつかめるようになります。これは地味な作業ですが、こういった基本的なことが後のビジネスシーンでボディーブローのように効いてきます。
メモを読み返しても何が書いてあるかわからない…、メモを見返す気にもならなかったという方は、ぜひメモの取り方を抜本的に変えてみてください。きっと仕事の効率がガツンとあがるはずです。
詳細は動画でも解説しておりますので、是非ご確認ください！
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【株式会社モチベーション＆コミュニケーション：桐生稔 著書】
◎図解版：雑談の一流、二流、三流（ASUKA BUSINESS）
【プロフィール】
・株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役：桐生 稔
・モチベーション＆コミュニケーションスクール代表講師
・日本能力開発推進協会メンタル心理カウンセラー
・日本能力開発推進協会上級心理カウンセラー
・日本声診断協会音声心理士
1978年生まれ、新潟県十日町市出身。もともと臆病な性格で、対人関係が非常に苦手。小さい頃は親戚の叔父さんと話せない程、極度の人見知りであがり症。体も弱く、アトピー性皮膚炎、扁桃腺炎症、副鼻腔等、先天性欠如等、多数の病気に悩まされる。
18歳の頃に新潟から東京に上京。東京で新卒入社した会社では営業成績がドベで入社3カ月で静岡県富士市に左遷させられることに。しかしそこから一念発起。コミュニケーションスキルをあげるべく心理学、大脳生理学を学び始め、1,200店舗中営業成績でNo1となる。その後、ボイストレーニングスクールに転職。話し方の基礎を徹底的にマスターし、8店舗だったボイストレーニングスクールを40店舗に拡大。一気に全国区の業界大手に引き上げる。そして2013年、強いビジネスマンをつくりたいという想いからモチベーション＆コミュニケーションスクールを設立。現在では全国で伝わる話し方、あがり症改善、人前でのスピーチをトレーニングするビジネススクールを運営。全国40都道府県で年間2,000回のセミナーを開催し、受講者数は30,000人を越える。
北海道、青森、秋田、岩手、山形、宮城、福島、新潟、石川、栃木、茨城、埼玉、千葉、東京、神奈川、山梨、長野、静岡、岐阜、愛知、三重、滋賀、京都、奈良、大阪、兵庫、和歌山、鳥取、岡山、島根、広島、香川、徳島、愛媛、高知、福岡、大分、熊本、鹿児島、沖縄
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