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【メモ術】何回も同じことを聞く人、1回聞けば理解できる人、メモの取り方が全く違う!

数年前からメモの取り方やノート術が大変ブームになっています。

本もたくさん出版され、書店には特設ブースが設けられるほどです。

メモの取り方やノート術で、多くの方が語っているのは、

「メモを見れば、その人の思考回路がわかる

ということです。

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これには大いに賛同します。

たしかに、整理されているメモは、後で見返したときに何が書いてあるか明確です。

逆に、整理されていないメモは、ゴチャゴチャしていて、あとで見返す気にもなれません。

結果、説明を聞いたにもかかわらず、何度も同じことを聞く羽目になったり、「この間も説明しただろ!」と怒られたり。指示通り作成したのに「言ったのと全然違うじゃないか」と言われることもあります。

そういったことを回避するために、今回は一発で聞き取るメモの取り方をご紹介いたします。

一流のメモのとり方は〇を設定する

私の著書では、

三流は・・・

二流は・・・

一流は・・・

と進んでいきますので、

岩崎講師作成説明の一流2

それに合わせて、メモの取り方も、三流、二流、一流と進めていきます。

説明を受けるとき、

三流は説明を聞いておらず、

二流はいきなりメモを取りはじめ、

一流は何をするか。

結論、一流は枠を設定します

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例えば、新聞記事です。

見出し、副題、文章という枠で仕切られています。見出しのない新聞だったらどうでしょう。全部読まないと何が書いてあるかわからない、そんな新聞いやですよね。

本なら、タイトル、目次、各項目と別れています。

プレゼンも、結論、理由、事例と、まず枠をセットするはずです。

これは聞き方もいっしょです。

枠がない状態で、いきなりメモを取り始めるとどうなるか。

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こんな感じのよくわからい、ゴチャゴチャしたメモになります。

これに対し、話を聞く前に、テーマトピックスTo Doという枠を設定したらどうでしょうか。

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話を聞きながら埋めていくだけで、スッキリしたメモになります。

商談をする場合、お客様がテーマトピックスTo Doの通り話してくれるとは限りません。途中、雑談なんかも入るでしょう。

でも、枠を設定しておけば、その話がでたときに埋めていくだけになります。

「今日は何の話だろう?」と、テーマがわかったら、テーマの欄を埋める。

トピックスが出てきたらまた埋めていく。

最後にTo Doを埋めていく。

そうすると、聞き終わった後には、もう内容が整理ができている状態になります。

上司から指示を受けるときは?

上司の話を聞くときは、結論、詳細、まとめという枠を設計しておいて、聞きながら埋めていく。

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指示を受けるときは、内容、やること、納期でいいかもしれませんね。

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よくあるのが、納期を聞き忘れて、まだ着手しておらず、突然上司から「おい、あれどうなっているんだ?」と突っ込まれるケースです。

これも、指示を受けるときに、予めメモに「納期」と枠を設定しておけば漏れることはありません。

ちなみに、精神科医でベストセラー作家の樺沢紫苑先生は、メモを取るべき脳科学的な3つの理由のなかで、「まずは情報を仕入れるためにアンテナを立てなさい」と言っています。

例えば、映画を観るときに、映画の感想をシェアすることを前提にメモを取ると、どこが面白くて、なぜ面白かったのか。ボーッと映画を観るよりも、間違いなく脳が活性化されるそうです。

たしかに、気になる洋服があると、やたらとその服が目に入ってきたり、「ベンツほしいな…」と思っていると、街中走っているベンツに気づいたり。意識を向けると情報が入ってくることがよくありますよ。

これは説明を聞くときもいっしょで、予め枠を設けておけば、自分のほしい情報が入ってきます。

指示を受けるとき、いきなりメモを取ろうとしたら一旦ストップ。まずは枠を書きましょう。

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仕事ができる人のメモの取り方

説明を聞くとき、最初から最後まで全部大事な内容かと言われれば、そんなことはないと思います。

必ず大事なポイントが存在します。

予め枠を設定しておけば、その大事なポイントがしっかりつかめるようになります。これは地味な作業ですが、こういった基本的なことが後のビジネスシーンでボディーブローのように効いてきます。

メモを読み返しても何が書いてあるかわからない…、メモを見返す気にもならなかったという方は、ぜひメモの取り方を抜本的に変えてみてください。きっと仕事の効率がガツンとあがるはずです。

詳細は動画でも解説しておりますので、是非ご確認ください!

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【プロフィール】
・株式会社モチベーション&コミュニケーション代表取締役:桐生 稔
・モチベーション&コミュニケーションスクール代表講師
・日本能力開発推進協会メンタル心理カウンセラー
・日本能力開発推進協会上級心理カウンセラー
・日本声診断協会音声心理士

1978年生まれ、新潟県十日町市出身。もともと臆病な性格で、対人関係が非常に苦手。小さい頃は親戚の叔父さんと話せない程、極度の人見知りであがり症。体も弱く、アトピー性皮膚炎、扁桃腺炎症、副鼻腔等、先天性欠如等、多数の病気に悩まされる。
18歳の頃に新潟から東京に上京。東京で新卒入社した会社では営業成績がドベで入社3カ月で静岡県富士市に左遷させられることに。しかしそこから一念発起。コミュニケーションスキルをあげるべく心理学、大脳生理学を学び始め、1,200店舗中営業成績でNo1となる。その後、ボイストレーニングスクールに転職。話し方の基礎を徹底的にマスターし、8店舗だったボイストレーニングスクールを40店舗に拡大。一気に全国区の業界大手に引き上げる。そして2013年、強いビジネスマンをつくりたいという想いからモチベーション&コミュニケーションスクールを設立。現在では全国で伝わる話し方、あがり症改善、人前でのスピーチをトレーニングするビジネススクールを運営。全国40都道府県で年間2,000回のセミナーを開催し、受講者数は30,000人を越える。

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