【すぐ出来る！】ZOOMウェビナーを活用したオンライン協定式のやり方
皆さんこんにちは。皆さんもご存知の通り、コロナウイルスが流行してから、様々な分野にて新しい生活様式が求められ、企業・自治体等の行う協定式についても新しい形にて対応せざるを得ない状況です。
その様な状況下で、リアルではなくオンラインで協定式を実施する際のノウハウを記事化しました。本記事は非常にニッチな内容ではありますが、様々なイベント等にて流用できるノウハウであると思いますので、是非ご覧ください。
１.オンライン協定式の種類
オンライン協定式に種類なんてあるの！？と思われるかもしれませんが、実は完全オンライン型（参加者が皆バラバラの場所から参加）とリアル/オンラインのハイブリット型の2種類があります。本記事ではまず完全オンライン型の協定式のやり方について書き記していきます。（ハイブリット型は別途記事化します！）
2.必要な機材
完全オンライン型の協定式に必要な機材は至ってシンプルです。以下の2つのものを用意してください。ZOOMでウェビナーを設定し、そこに参加者が全員アクセスする形になります。
・ZOOMウェビナーオプションを契約しているアカウント※主催者用のZOOM有料アカウントに追加で契約（5400～円/月）
・参加者それぞれが利用するPCまたはスマホ（ネット環境に繋がるもの）
そもそもZOOMウェビナーとは何ぞや？という方もいらっしゃるかと思いますが、通常のZOOMミーティングのイベント用オブションと思ってもらえれば良いかと思います。
通常のZOOMミーティングと違ってパネリストに設定された人とホストの人しか発言できず、画面にも表示されません。余計な音声/画面（映像）を入れたくないという場面に重宝するオプション機能となります！
3.事前準備（ウェビナー設定）
①まず事前準備としてウェビナーの設定をしましょう。ウェビナーオプションを購入後、ZOOM画面を開くとウェビナーが選択できるようになっていますので、ウェビナーをスケジュールします。
②開催日時・PW等の基本情報を入力後、画面を下にスクロールするとウェビナーの設定が可能になります。参加者からのFAQを受け付ける場合は「質疑応答をON」で良いですが、今回は無しの運用での進めていきます。ここではウェビナーを開始する際に繋がる「実践セッション」（事前準備モード）をONに設定しておきます。こちらは後ほど設定するパネリストとホストのみ参加可能となるモードです。
③さらに画面を下に進むと、パネリストを招待する画面に移ります。当日の協定式で出演する登壇者の人をパネリストとして事前に登録しましょう（メールアドレスが必要です）。※図下部にあるURLリンクはイベントの視聴者用のものなので注意してください
④③にて登録したアドレス宛に各個人専用の参加URLが届くので、参加時間になったらクリックするとウェビナーに参加できます。（実践セッションがONの場合は実践セッションの参加となります）※基本的にはこちらのURLからアクセスしないとパネリストとして参加できませんのでご注意ください。
以上で事前準備は終了です。次からがオンライン協定式の肝となります。
4.当日の動き/ウェビナー設定
ここからは実際の協定式の動きについて説明していきます。これらの内容は本番前に必ずリハーサルをして念入りに確認してください。（慣れていないと高確率で何かしらのトラブルが出ます！）
①まず招待メールのURLをクリックしてウェビナーに参加します。実践セッションがONになっていると、下図のような画面の練習モードに繋がります。このモードはイベントの視聴者には見えませんので、本番が始まる前に音声のテストや、画面のセット等の確認が出来ます。画面共有を利用する場合はここでも確認するのが良いでしょう。
本番で視聴者に見えたくない（声だけ出演の）パネリスト/ホストはビデオをオフにします。この時ビデオをオフの参加者はパネリスト/ホストの画面上では人型のアイコンで表示されますが、視聴者側の画面からは消えます。（設定で人型アイコンを消すことも可能です）
準備が整ったら右上のブロードキャストボタンを押します。こちらを押すと視聴者からもウェビナーが見えるようになります。
②下図はホスト/パネリストのPCから見える画面の例です（こちらは登壇者が3名の場合の画面です）。ブロードキャストを開始した後は、右上のモードを「ギャラリービュー」にします。これにより視聴者は参加者を画面に並べた形で見ることが出来ます。
また、必要に応じて画面下部のタブより、録画（レコーディング）を開始してください。※動画の保存先はZOOMの設定画面で事前にクラウド/ローカルを選択しておく必要があります
③次は視聴者側の画面の確認です。こちらは登壇者3人＋協定式のロゴを映している例です。視聴者側からはパネリスト/ホストのうちビデオがONの人のみ表示されます。※視聴者とパネリストでは見える画面が違いますので、別途視聴者として参加する端末を用意し、見え方を確認することをお勧めします
視聴者はチャット、手をあげる機能のみ利用可能となっておりますので、質疑応答等で声を出したい場合はホストからミュート解除をして貰う必要あります。※やり方は後ほどご説明します
【ここで小技】
・4名での場合、視聴者側の画面ではカメラをONにした順に左上、右上、左下、右下の順に配置されるので、ビデオをON/OFFすることで順番を並び替えることが出来ます（先日のZOOMアップデートで並び替え機能が付いたのでこの動作は不要かもしれません）※画面配置が変わってしまうので、ビデオのON/OFFは式開始後は触らないように注意
・協定式などのイベントの場合、画面を見たときに何のイベントか分かるように、タイトルロゴ等を入れたい場合があるかと思います。これを実現するためにはZOOMのバーチャル背景を活用すると実現可能です。バーチャル背景に映したい図を設定し、人が映り込まないようにすると、背景だけがZOOM上に映し出されます。おすすめとしては、PCでバーチャル背景を設定し、カメラを塞ぐときれいに背景だけが映ります。（下図が参考例）
少々長かったですが、当日ここまでを協定式が始まるまでに準備しておく必要があります。
5.当日の動き/ウェビナー操作(質疑応答)
当日の式が始まってからの各代表挨拶や、資料を用いた取り組み説明等については、通常のZOOMミーティングの感覚で実施すれば問題ないですので、ここからは実際の式の進行上特筆すべき箇所（質疑応答 ）について説明していきます。
①質疑応答では実際に質問者から口頭で受けるため、視聴者に発言権を与える必要があります。質問がある人には手を挙げるボタンを押して貰い、発言の意思表示をしてもらいます。
②参加者タブをクリックすると参加者一覧が確認できるので、手を挙げている参加者のトークを許可します。
③ホスト側から許可が許可が来ると、視聴者側には下記のポップアップ表示が表れるので、ミュートを解除して質問をしてもらいます。
④質問者とのやり取りが終わったら、再度参加者タブを開き、詳細から「会話を無効にする」「手を降ろす」をそれぞれ押します。これで一人目の質疑応答が終わりです。
⑤複数の人が手を挙げている場合は②～④を繰り返します。全ての質問が終わったら、最後に〆の挨拶をして協定式は終わりになります。
6.終わりに
皆さん、ここまでいかがでしたでしょうか？
下準備が少しありますが、一度やり方が分かればオンライン協定式も決して難しいことではありません。同様のやり方は様々なイベントに流用できますので、どんどんZOOMウェビナーを活用していってください！