定期業務と不定期業務の区別
今週は自分が日々行っている仕事を簡単に分類してみることにしました。
分類できる一例としてあるのは、定期的に繰り返される作業とイレギュラーに発生する作業とで区別すること。
上の二つを区別して、定期業務を標準化することで
自分が少しでも楽をしたいと思ったので、何をすればいいかをまとめようと思います。
分類をして業務ごとのマニュアルを作る
やることはシンプルだと思っています。
まず、自分の持っている業務が今後も同じ手順で起こるか否かを確認して
定期業務なのか不定期なのかを分類します。
分類ができたら、定期の業務専用のマニュアルを作成して、経験がない人でもマニュアルを参照して進められるかを確認していきます。
マニュアルを基にした作業で、ミスが発生すればマニュアルを微修正していけばいいのです。
そうして、一通りミスなく遂行できるようになれば
今後は経験値が元々ある特定のメンバー以外でもその業務が実行可能になるのです。
なぜ定期業務だけなのか
定期業務だけに注目する理由は、主に2点です。
まず、1つ目として、不定期の業務用のマニュアルを作成したとしても
二度と起こらない業務の場合、作業の言語化などに投じたコストが無駄になってしまうから。
スタートからゴールの各工程を文字にして、それを経験値のない人でも理解できるような言語やイラストで表現するのは少々手間がかかる作業なのです。
2つ目は、そもそもマニュアルに落とし込むことが不定期に起こる業務だと難しいから。
不定期業務だとその時に状況に応じた判断が必要になり、
マニュアルを見ても解決できない問題が発生する可能性もあり得ます。
マニュアルを必死こいて作ったとしても、
都度都度、経験値のある人間の判断を要する作業は確認の時間を削減するのは難しいのです。
文化祭の準備はマニュアル化しなくていい
中学生の仕事を分類した時に、パッと思いついた例は
給食後の掃除と文化祭の準備です。
給食後の掃除は毎日みんなが分担して行う定期業務です。
一方、年に1回クラスのメンバーで意見を出し合って
文化祭当日まで行う準備作業は不定期業務に分類できます。
掃除は最初に掃除のルールさえ決めておけば
先生に都度
「ここどうやって洗ったらいいですか～？」
って聞かなくても、分担して学生だけで作業が完結します。
文化祭の準備の場合、出し物によって準備する物が変わってきたり、クラスのメンバー編成が変わります。
そのため、過去の文化祭マニュアルをそのまま参考にしても自分たちの作りたいものは作れません。
しかも、文化祭の場合マニュアルに沿った作業をしていると
オリジナル感がなくなって楽しくなくなるというデメリットも発生するのです。
自分が持っている仕事を分類していく
人のエネルギーも時間も有限なのに、一部の人間に仕事が集約していくと、
いずれは、キャパシティーの限界を迎えて、対応ができなくなってしまいます。
対応できなくなる前に、自分以外でも対応できる状態にする手段の一つとして定期業務の標準化を進めてみようと思います。
そうして、自分の仕事がすべてなくなったら
どうなるんだろうと思うと、にやっとするとともに、ゾッとしました。
それでは、
おまけ
日曜日の今日、普段よりも早めに就寝した私を不快とも言い切れない内容の夢が邪魔して、普段より早く起きることとなりました。
まず、気づいた時には私が7人くらいの中学生くらいの少年とつるんでいました。
その少年の内5人くらいは見たことないガキンチョだったことに恐怖を感じたことは覚えています。
ただの中学生同士のたわいもない会話の夢だったらまだ平和でよかったかもしれません。
そこから場面は急に変わって、彼らと私は広めのガレージに移動していました。
ガレージに集まった一同は各自が乗ってきたという車の自慢大会が始まり、
中学生の見た目のくせにみんなが乗っている車は、
超高級スポーツカーなのです。
赤青緑、紫などの個性豊かなのか単にカラフルなのかよくわからないスポーツカーの、
エンジン音の激しさを競い合っている様は中学生は無邪気な少年たちそのものでした。
問題は7人くらいの集団と一緒に集まっているのに
私だけスポーツカーを所有しておらず、半端ではない疎外感を与えられ続けてたことです。
そのことをいじられることもなく、放置され続けたことも私が傷つく要因でした。
自分の置かれている状況に苦しんでいる頃、
ガレージに、おっさんが乗り込んできました。
これまた知らない顔をしています。
鬼の形相のおっさんは
私たちのガレージに入って来るや否や
うるさいねん貴様らぁぁぁ！！！
ドンドンドンドン周りに響き渡っとんじゃぼけぇ！！
超怒っていました。
超こわいです。
ですが、周りの中学生はなぜか余裕の表情
私よりガキンチョのくせに、スポーツカーを持っているし肝まで据わっているようです。
あれだけ怒っていたおっさんも、いつの間にかスポーツカーのかっこよさに見惚れて、
結果的に仲良くなっているし、車ないから私だけ話についていけないしで
モヤモヤしていたら、現実世界の朝4時19分に目が覚めました。
寝たりないし、変な夢見るしで嫌な日曜の朝です。
またね。