目的のない会議が「5つの約束事」を持ち込んだら劇的に変わった話

こんにちは、あひる(@moomoo0018)です。

何もしていないのに気づくと夕方になっていたことはありませんか？
私は一日の大半が生産性のない会議で終わる時にそう感じます。今回は目的のない会議をなくすために「5つの約束事」を取り入れて改善した話をします。

会議の困りごと

具体的にはこんな困りごとがありました。

・何も決まらずに時間だけ浪費する
・上下関係が強くはたらいて発言しにくい
・聞き慣れない用語があっても無知だと思われないか不安で聞けない
・遠隔で会議に参加する時に一方的に進められて疎外感を感じる

私が参加する会議は報告や雑談で終わるものが多いです。会社全体として会議が多く、人を集めるコスト意識が低いためこのような困りごとに繋がっているのかもしれません。これを改善するために以下の約束事を作りました。

1.目的（ゴール）を設定する

Before
・雑談ばかりで何も決まらない
After
・参加者全員で会議の目的（ゴール）設定

ゴールを共有すると「これを大事にしよう」「こんな風になったらいいね」という共通の理想や価値観が生まれました。また目的に向かって議論する意識がつくので、話が逸れた場合でも、早い段階で立ち戻ることができます。

2.対案を聞く（多数決を取らない）

Before
・少数派の意見が否定されたり、発言する機会が与えられない
After
・意見を聞く時は対案を聞いた上で考えが変わったかもう一度聞く

意見を無視された人は疎外感を感じ外に発散します。これが対立をうむこともあります。
一方、対案を聞くと平等に発言する機会があるので公平の場が保たれます。皆が発言する機会があるので、会議中に活発な意見交換ができるようになりました。

3.認識のズレがある場合は立ち止まる

Before
・難しい単語やあいまいな言葉があると認識のズレが発生
After
・認識のズレがある場合はその場で立ち止まって解消する

心理的安全性がない場では、認識のズレがあっても立ち止まることができません。
誰でも質問・相談がしやすい場にすれば、ズレやわからないことがあったときに参加者から発言が出ます。この発言が間違いを修正する機会となり大きなズレがなくなりました。

4.多様性を受け入れる

Before
・偏ったメンバーからしか意見が出ない
After
・多様性を受け入れ、人の発言を否定しない

意見が偏ったり、ネガティブな発言が抑制されることで議論の内容に広がりがなくなります。
多様性を受け入れ個性や価値観を排除しない場では、参加者は「ここにいていいんだ」と感じます。これにより異なる切り口や多角的な議論ができるようになり、ネガティブな意見もポジティブな意見の穴埋めとして機能するようになりました。

5.振り返りをする

Before
・時間いっぱいまで議論して、時間切れで強制的に会議を終わらせる
After
・終了10分前に会議の振り返りをする

サービスと同じようにチーム（会議）にもフォードバックサイクルが必要です。
会議を一つのチームと捉えてサイクルを回しています。振り返りをすることで、会議で起こったことを可視化でき、きちんと機能しているかを確認する機会となります。また学びを次回に反映することで、質を少しずつ上げることができました。

まとめ

この約束事を取り入れた会議をすることで、公平な議論ができて目的に向かって着実に前進するようになりました。

ただし、はじめからこの約束事にたどり着いたわけではありません。その時の状況により上手くいったりいかない場合もありました。また会議が正しく機能するまでは、補助や場作りが大切なことがわかりました。

別の記事でこの約束事をどのように作ったのか、これまでの成功・失敗パターンをまとめたいと思います。