レスポンスの早いライターにリピーターが多い理由を解説してみた！
「はじめてのクライアントワーク。失礼のないようにやり遂げたい！」
「継続して案件をもらいたいけど、何に気を付けたらよいのかわからない」
「クライアントと良い関係を築ける簡単な方法はないだろうか」
クライアントワークで気を遣うのが、相手との信頼関係の構築です。なるべく良い関係を築いて、長く付き合いを続けていきたいもの。
継続案件をいくつも抱えているWebライターは、クライアントとうまくコミュニケーションをとって信頼を得ています。中でも、クライアントからの連絡にすばやく反応をする「レスポンスの早さ」が大きなカギです。しっかり押さえて、次々と仕事の依頼が舞い込むライターになりましょう。
レスポンスの早さはWebライターの強みになる
クライアントからライティングの仕事を得るためには、「この人なら安心して仕事を任せられる」と信頼してもらう必要があります。良い文章を書ければ仕事がもらえると思うかもしれませんが、実は信頼関係を築くためにはクライアントとのコミュニケーションをスムーズにとれることも重要です。
特に、クライアントからの連絡に早く対応できると信頼されやすくなります。何かあったときにもすぐに対応してもらえるだろうと安心感を持てますし、自分のことを気にかけてくれていると感じるため好印象です。同じレベルの文章を書くライターが2人いたら、なかなか返事がこないライターよりも、いつもすぐに連絡を返してくれる方に仕事を頼みたいと思うのは当然のことでしょう。
レスポンスの早さは、１時間以内が理想です。遅くても、１日（24時間）以内には返信をするようにしてください。一般社団法人日本ビジネスメール協会が発表したビジネスメール実態調査2023によると、７割を超える人が「１日（24時間）以内に返信がこないと遅いと感じる」と回答しています。
クライアントによっては、１時間待ってもレスポンスがないとコミュニケーションが進まずストレスを感じる人もいます。返信が遅れる状況のときは、事前にそのことを伝えておくとよいでしょう。
さらに、68.2%の人が「メールの返信が遅れてしまうことがある」ことも同じ調査でわかっています。早く返信をするだけで他のライターに差をつけられるのですから、やらない手はありませんね。
レスポンスが早いと得する3つの実務的なメリット
クライアントからの信頼を得られる他にも、レスポンスの早さがもたらすメリットがあります。
①クライアントの求めるものを提供しやすくなる
早めにレスポンスをすることで、しっかり確認をしながら作業を進められるようになります。後になればなるほどクライアントとやりとりをして確認する時間がとれなくなり、相手が求めていることに応える精度が落ちることに。万が一お互いの認識がズレていたら、クライアントの求めるものを提供できずに、がっかりさせてしまう結果になるかもしれません。
クライアントからの連絡に早く対応し、何を求めているのかをしっかり把握することで、あなたの評価もあがります。
②作業時間が短縮できる
クライアントからの連絡を見たときにすぐに返さずに後から返事をしようとすると、同じ内容を何度も確認することになります。その場でレスポンスを返せば、もう一度確認する必要がなくなるので時間の短縮に。
自分の負担が減るだけでなく、クライアントを待たせる時間も短縮できて効率がアップします。
③クライアントの負担を減らせる
レスポンスの早さは、クライアントの仕事が進む速度に直結します。自分の返信が遅れることによって、クライアントが関わるすべての人の仕事に影響を及ぼしてしまうことも。特にプロジェクトの責任者やリーダーを務めている人は、多くの人と関わりがあります。いつも以上に早いレスポンスを心がけましょう。
クライアントの負担が減るアクションを起こせる人は、重宝されます。あなたに依頼すると仕事がスムーズに進むと思ってもらえれば、信頼度が増して次の仕事につながりやすくなります。
レスポンスを早くする簡単な方法
クライアントからの連絡に早く対応することは、難しいことではありません。誰でもできる簡単な方法を知れば、今日から実践できます。
①とりあえず返す
まずは、レスポンスを後回しにしないことを意識しましょう。どんなに目先の仕事に追われていたとしても、クライアントからの連絡にはとりあえず返信をします。「今はすぐに答えられない」「少し調べればわかる」というときは、そのことを伝えれば大丈夫。クライアントは「連絡が伝わった」とわかるので安心でき、返信内容によって仕事の進め方を調整できます。
レスポンスが遅くなる人は、「正確なことがわかってから返事をしたい」「急いでミスをしたくないから、じっくり考えたい」と考えがちです。もちろん、正確な仕事をするのは大事なことですが、そのことが伝わらないとクライアントを不安にさせてしまう結果になることも。
メールやチャットがきたらとりあえず開いて内容を確認し、現時点で伝えられることを返信するように心がけてみてください。
②優先順位をつけて仕事を進める
自分が抱えている仕事の量やスケジュールを把握して優先順位をつけておくことも、レスポンスを早くするのに役立ちます。連絡が来た順番に返事をしていくとき、「いつなら詳しい返答ができるか」「あとどれくらいで対応できるか」をすぐに伝えられるからです。
大切なのは、「クライアントからの連絡を把握してスケジュールに組み込んだ」ことがクライアントに伝わること。自分が請け負っている仕事をしっかりと管理し、瞬時に予定を確認できるようにしておきましょう。
レスポンスの早さで、仕事獲得につなげよう
ここまで読んだあなたなら、どんな状況でもクライアントからの連絡にすぐ返信できるようになっているはずです。スムーズなコミュニケーションでクライアントからの信頼を積み上げていってください。
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残念な文章の共通点はコレ↓この３つだけは押さえておきましょう。 pic.twitter.com/8fYzKtEoKr
— まよまよ｜ライター10年目 (@webcopyschool) April 4, 2023