【コンサル】充実した会議の作り方

2024年9月29日 19:48

ある会報で「営業のワンポイント」を書き始めた村上です。

＠鷺沼発
マネーコンサルティングスラッシュオー
＆資産バランスプロジェクト

さて、いろんな会議に出席するわけですが
これはマズい！
と思うこともしばしばです。

皆さまも、
・会議でたくないなぁ
・無駄な会議なんだよな
などなど思うところがあるはず。

では何でこんなことになってしまうのでしょうか。
と言うわけで、早速いってみましょー

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基礎的なこと

良く言われることを列挙しておきます。

これらについて、私なりにコメントしておきます。

「新規事業について」「今期の売上目標について」など
とても大きな括りで行われる会議があります。
これは概ね個人の意見を発言するだけの場となります。

なぜこうなるのか？を考えてみますと、
そもそもの「目的が共有されていない」ことに加え、
前回までの会議が整理されていないということが
あげられます。

一回一回の会議で意思決定をしない会議が
見受けられます。
もしくは、まとめさえない。

例えば、
「概ねA.B.Cと3つの方向性で進めていこうと結論がでました。
次回はこの部分の詳細について会議を行う予定です。」
などで十分。
この「まとめ」や「意思決定」が無いと
雑談と変わりません。

当該会議について責任の無い人が
参加しているケースもあります。

と、上席を呼ぶパターンと補佐として部下を呼ぶパターンがあります。
上席を読んでも、黙っているならば問題ありませんが…
概ね意見を言うでしょう。
その業務に責任の無い人の意見は、
現場を混乱させるだけです。
また、当該業務に関係ないわけですから
失敗のケツを拭いてはくれません。

次に、部下を呼ぶパターンですが
出席者がその内容について理解してない証左ですし、
部下にとっては関係のない業務となります。

引用元では会議の進捗時間について
書かれていますが、中堅企業の場合は
目安は必要ですが厳密である必要はない
と考えています。

ただ、始まりと終わりの時間には厳密である必要があります。

というのは、厳密に進めるには考える時間が
削られることになります。
また会議内容に沿った雑談であるならば！
そこから有益な話が出ることがままあるからです。
しかし、始まりと終わりの時間がいい加減なのは
組織として問題があります。

使わない資料が多いのは無駄な作業となります。
しかし、説明に必要な資料であるならば
何枚だろうと構いません。

さて、上記で一般に言われることを書いてきましたが、
それ以上に重要なことがあります。

それは、会議が正しさの押しつけや、
正しさの証明にならないようにすることです。

例えば、AとBと意見があったときに
どちらが正しいか？ということにしないこと。
AとBの意見を踏まえて、
Xという結論になることが充実した会議だと
全員が理解していることが会議の大前提です。

・相手の間違えを探すのではなく、自分の意見との共通点を探す
・相手の意見の道筋を理解するよう努める
・わからない部分は質問し、理解するよう努める

このような事で、自社に最善なXが見つかるはずです。

この記事が参考になりました、
社外秘書（コンサルタント）のご検討もよろしくお願いします。

ということでまた(●´ω｀●)

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