製薬社員のスケジュール管理法
これまで私はMR→CRA→メディカルと職種を変えてきて、スケジュールとタスクの管理方法も全然違うことを経験してきましたので今回はそのお話をしてみます。
スケジュールやタスクの管理方法はひとそれぞれだと思いますので、私はこうだなあ、それもありだなあ、など思いながら読んで頂ければと思います。
営業職 MR編
スケジュール : 紙の手帳(1週間バーチカル)
タスク : 紙の手帳 + 紙の付箋
完全にアナログです。
MRは1週間単位でスケジューリングするのがちょうど良かったので手帳の中でも1週間が1ページ見開きになっていることが必須です。
まずはアポイントや会議の予定を埋めて、そこから曜日/時間固定の施設で必ず訪問したいところを埋めて、さらに空いたところを詰めていき訪問計画を立てていました。
バーチカルにしているのは、空いている時間が一目でわかるので移動時間なども考慮してスケジュールを立てやすいからです。
タスクは紙の付箋を一枚貼っておいてそこに書いていました。その週に終わらなくても翌週に貼り直せるからです。
あと紙の手帳にしていた理由として、医局前やクリニックの待合室でスケジュールを確認したいときに紙手帳であれば気兼ねなく見ることが出来るからです。
時代遅れと言われてしまうかもしれませんが、訪問先でスマホやタブレットにずっと目を落としていることにはまだ少し抵抗があります。
またMRは当然車移動になると思いますが、運転中は手の届くところにはスマホを置かないルールにしていたので、車を止めたときに紙の手帳ならスケジュールをさっと確認できることも紙手帳にしていた理由のひとつです。
開発職 CRA編
スケジュール : Outlook予定表
タスク : デスクトップの付箋(sticky note)
スケジュールに関して、まずは社内外の会議予定がOutlookの予定表にどんどん入ってくると思います。
併せて自分の外勤予定などもOutlookの予定表に入れていき、上司や他のメンバーに自分の予定がわかるようにしておく必要があると思います。
MRからCRAに転職した直後は紙手帳で管理していた時期もありましたが、結局Outlookにも予定を入れておかないといけないのでスケジュールはすべてOutlookで管理するのが便利でした。
タスクに関しては、デスクトップの付箋に箇条書きで並べて優先順位をつけて片付けていく方法で運用していました。
デスクトップ付箋の良いところは、
・いつでもすばやく呼び出せる
・形式を気にしなくて良い
という点です。
Web会議中でも、エクセル作業中でも、メールを打っている時でもワンクリックでいつでもすぐに呼び出せるところがお気に入りです。
なるべくタスクは予定表に落とし込んでスケジュール通りこなせるのが理想ですが、CRAはいろんなタスクが日々舞い込んできてそのほとんどに短い期限が設定されています。
これは水曜日にやろう、これは今週中に・・・などと考えていても電話対応や急な会議、プロジェクトの方針変更など突発的な対応にかき乱されるので、少なくとも私の仕事レベルでは1週間単位とかでタスクをスケジューリングするのが難しかったです。
なので予定表に落とし込むよりも優先順位通りに今日はここまでやる、と決めてタスクを処理していくようにしていました。
メディカル編
スケジュール : Outlook予定表
タスク : Outlook予定表 + デスクトップの付箋
メディカルの仕事はうまく例を示してお話するのが難しいのですが、どちらかというとCRAのやり方に近いです。
ただCRAのように突発的なタスクが舞い込んできたり、施設の方から電話がよくかかってきたりがないのでOutlookの予定表にタスクも落とし込んでいます。
個人作業はそちらで管理
デスクトップの付箋は予定表に落とし込む前のタスクをメモするために使っています。
あと中長期的にプロジェクト管理をすることが多いので、エクセルでプロジェクト管理表を作って1日の終わりや週の終わりに確認・更新することを併用しています。
あまり王道の管理方法ではないですが私のスケジュール、タスク管理の方法は以上です。
自分で振り返ってみるといろいろ気づきもあってよかったです。