フリーランス5年目のデザイナーが納期を守るために気をつけていること
こんにちは！
フリーランスでWebデザイナーとディレクターをしているmoekoです。
ちょこっと自己紹介
フリーランスのWebデザイナー兼ディレクター5年目です
コーポレートサイト、サービスサイト、採用サイト、LPなど幅広くやってます
業務委託が多めで、いろんな制作会社の中でチームで動いてます
はじめに
フリーランスとしての必須の納期順守。
当たり前のことですが、やはり1人で全てやるとなると大変ですよね。
新卒から納期絶対順守の仕事ばかりしてきた心配性人間＆現在未就学児子育て中のフリーランス(5年目)が、納期を守るために日頃気をつけていることなどをまとめてみました。
ちなみに、納期に追われたくなければ仕事量を増やさなければいいのですが、家庭もあるけど仕事はたくさんしたいし、絶対に納期は守りたいそんな欲張りな方向けの内容です笑
※ガントチャートの書き方や、タスクの細かい管理方法については書いていません。
※これからフリーランスとして頑張りたい、納期管理が苦手という方向けです。長くフリーランスとして活動している方はわかるわかる、と思ってもらえたら嬉しいです。
スケジュールは自己管理
スケジュールは自分自身でコントロールすることが大切だと考えています。
自己管理をする上で、大切にしていることをいくつかご説明します。
期日は必ず設定する
最初から何を当然のことを、となる方もいるかもしれないのですが、「なるはやで」「よしなに」で始まろうとするお仕事…ありますよね？
もちろんクライアントの方の事情もあり、読みきれないなどの事情もありますが、自分の担当する範囲がはじまる場合は仮でも必ず設定するようにします。
「〇日までにはやってくれると思ってたのに」という悲しいすれ違いが起きないように、最初の認識合わせとっても大事です。
自分もスケジュールを管理するという意識を持つ
案件の全体スケジュール自体はディレクターが決めることがほとんどですが、受け身のスケジュール設定だと「思ったより期間が短いな」「これってどうなっていたんだっけ」となってしまい、焦って仕事をすることに繋がってしまいます。
ディレクターとして仕事をする際は当然全体のスケジュール管理をするのですが、デザイナーとして仕事をする場合でもスケジュールは見失わないように気をつけています。
余裕を持ったスケジュール設計
短すぎてももちろんダメですが、長すぎても全体スケジュールに響くので受注できませんね。
私の場合はスケジュールに余裕が持てるお仕事の場合は日中の稼働時間で問題なく終わる納期+1,2営業日を伝えるようにしています。
※もちろん当日に対応したり、仕事量で本当にギリギリの時もあるので、ケースバイケースです。
ただ後述しますが、この納期ギリギリに行うわけではなく、納期より前に行うことの方が多いので、結果納期より納品が早まります。ポイントとしては何かあっても対応できるスケジュールにしておく、と言うことです。
特に子育て中だと、こどもが熱を出して3日間保育園行けない、とかありますよね…
そんな時に毎回納期を遅らせるわけにはいきません。なので、伝えている納期より早めに動いておくことで、何かあっても納期自体は守ることができます。
無理な納期は断る勇気を持つ（頑張れるなら頑張る）
ここでいう無理な納期というのは、「3日でLPを公開して」とか「10Pのデザインを今日中にあげて欲しい。ワイヤーフレームはないけど」のような明らかな無茶なご依頼だけではありません。
自分が頑張っても対応しきれないであろうもの全てです。
ただ、この”頑張って”というところにポリシーがあって、
・睡眠時間削ればできるな
・同時に受けている仕事は明日の午前に回せるから入れられるな
など自分の稼働範囲の中で調整が効きそう、かつ、関係のある方のお仕事は基本的には断らないようにしています。
もしくは、いつまでならできる、ここまでの範囲ならできるけどいかがでしょうか？など可能な期限、範囲をこちらから提示します。
というのも、お急ぎな納期の時は大体お困りな状況なので、困った時はお互い様精神で、できる限りなんとかするようにしています。むしろスケジュール管理はこういう時のためにしています。
※上記は新規のクライアントの方、関わりがない方などの場合は、無茶な依頼を押し付けている可能性があるため注意が必要です。
日々の作業は早め、溜めない、書き出す
タスク、溜まりますよね。積み上がったタスクは脳のキャパシティも埋めていきます。そこに期限へのカウントダウンが重なると何からやっていいんだ…という諦めに似た気持ちになった経験、あるのではと思います。
そうならないよう、できる限りやっていることをご説明します。
前々々作業(締め切り当日に作業しない)
最終納品日というよりは、間の細かいタスクの期日ギリギリに作業しない、ということです。
想定したよりも時間がかかってしまうこともありますし、突然作業に時間を充てられなくなる可能性もあります。
なので、できる限り早めに対応するようにしています。
※もちろん、当日の修正作業や急ぎのご依頼や、他の方のアクション待ちの場合もあるので例外はあります。
15分で終わるものはタスクに入れない
フリーランスで、お仕事を並行されている方は、山のように積まれたタスクに日々頭を悩ましているかもしれません。
すぐ終わるものはすぐやりましょう。タスク表に入れている間に終わります。
タスク管理は漏れなく
すぐやることも大切ですが、着手できないもの、後からゆっくり行いたいものは、忘れないようタスクに追加しています。
メッセージの返信は早い方が良いですが、ゆっくり考えて返信した方が良いな、という場合は、“〇〇様への返信”としてタスクに追加します。追加しておけば忘れることはないので、脳のキャパシティを少しでも開けて目の前のタスクに集中することができます。
ちなみに毎日の細かいタスクはGoogleカレンダーで管理しているのですが、打ち合わせなどのスケジュールも一緒に見られるのでおすすめです！
チーム＆クライアントとのコミュニケーション
納期は自分のためだけではなく、チームやクライアントのためにも必要なものです。
少しでもプロジェクトを円滑に進めるため、気にしている点をいくつかご紹介します。
作業内容を明確にする
スケジュールを守る上で大切なこと、自分がどこまで担当しているかを明確にするということです。
もちろん見積もりをする上で必要な項目ですが、スケジュールを把握する上でもとっても大事です。
後から担当範囲が増えた場合、もちろんプラスで時間がかかりますし、「これってやっても良いんだっけ？」と悩んだり、「これってどう言う意味だ？」と確認する時間が必要になります。
もちろん新たに作業が増えることは当然あるので、作業増加を避けるためというよりは、新たに追加になったとしても対応できる時間をあらかじめ確保しておく、というイメージで考えています。
余裕を作り出して、必要に応じて柔軟に対応していきたいですね！
自分から期日を伝える
この修正をお願いします！と言われた場合、どのように返信しますか？
「かしこまりました！完了次第ご連絡いたします」
でももちろん問題はないです。
私の場合は、
「かしこまりました！○日の午前中にご連絡します」
のようにできるだけ具体的な期日を伝えるようにしています。
※余裕が見込める時は、明日明後日、今週中など曖昧にすることもあります。お仕事や関係性によりケースバイケースです。
メリットは双方にあり、
・依頼側がスケジュールを把握できること
・受注側の猶予が明確になること
です。
いつまでに終わらせるという約束をお互いが握ることで、そこまでのスケジュール管理をこちらですることが可能になります。(クリエイター恐怖の「これってどうなってますか？」を避けることもできます)
もちろん伝える期日は、間に合わない期日は伝えません。
ちなみに忙しすぎて余裕がないは、いつまでに対応の必要があるか確認します。大事なのはお互いの納期の認識を合わせることです。
どうしても間に合わない事情があるなら早めに伝える
ここまで、間に合わせる方法を述べてきましたが、もう本当にどうしようもない時もあります。
(コロナ禍は突然保育園休園になったり、本当に大変でしたね…)
その場合、期日過ぎて伝えるのは絶対にNGです。
間に合わない可能性が出た段階で伝えます。
私の場合は、前述の通り自分で期日を伝えているため、意外と実際のスケジュールには余裕があることがあるのと、早めに伝えることでここまで先に進めるから大丈夫、など別の方法も取れたりします。
困っている時はできる限り受ける
基本的には期日には余裕を持つのですが、急ぎのお仕事の場合、お困りの場合が多いためできる限り受けるようにしています。
・どうしても明日までにデザインが欲しくて
・クライアントの要望でここまでに絶対公開したくて
など
もちろん、全く知らない方の場合は断りますが、いつも一緒に働いている方、クライアントさんが困っているなら助けたい。
こういう時こそ、余裕があるスケジュールの使い所です。
その他
スケジュール管理意識、タスク、コミュニケーションについてご説明してきましたが、それ以外の項目もいくつかご紹介します。
作業スピードアップ
当然ですが、作業が遅いと間に合いません。
諸先輩方と比べたらもちろんまだまだなのですが、経験を重ねるごとに少しずつスピードは上がってきたのではと思っています(当社比)
スピードアップ方法としては、
・やることをTODOリストにまとめる
・ツールのショートカットを覚える
・知識をつけて引き出しを増やす
・フォルダを整理する
など色々あるかと思いますが、ここを詳しく書き出すと1記事書けそうなので今回は割愛します。
健康に気を付ける
色々述べましたが、結局これが一番大事だと思っています。
個人事業主。もちろんチームメンバーはいたりしますが、自分のことは自分が管理しています。
少しでも長く仕事ができるよう、健康管理大事ですね。
特に在宅で座りっぱなしのこの仕事、今年からマシンピラティスやったり卓トレしたり、気をつけるようにしています。
人間ドックも受けてます。
みんなで健康フリーランスになりましょう！
絶対に守るぞという気持ち
これも大事ですね。
ここまで色々書くと大層しっかりした人間だと思われそうなのですが、恥ずかしながら仕事とか約束以外の、人に迷惑をかけないことに関してはだいぶゆるいタイプです。
何度挑戦しても朝活は苦手で、日記は3日どころか2日で終わります。
そんな私ですが、誰かが関わっていることであれば、間に合わせようと頑張れます。守るぞ！と気合いを入れて頑張っている感じなので、もはや気合なのかもしれません。
まとめ
当然やっているよ！という方も多いかとは思いますし、気にし過ぎじゃない…？と思われる方もいるかもしれません。もちろん人によってやり方はそれぞれで、お仕事の内容、クライアントとの関係性、チームの関わり方によっても一概に決め切れるものではありません。
しかしながら、信頼が大事なフリーランス、納期を守ることが当たり前でとっても大事だと考えています。
とはいえ、この記事内に色々と書いてはいますが、いつも余裕を持って優雅に仕事をしている、ということは全くありません…！
仕事を受け過ぎたあまり睡眠時間を削って作業をすることもありますし、予想外の追加要望で納期ギリギリになることも多々あります。
ただ、
・突如発生する仕事ができないリスクへ対処する余裕
・困っている時にすぐ手を差し伸ばせる余裕
を持っておくことが大切なのではと思ってお仕事しています。
この記事が、納期管理が苦手で…子育てとの両立でいつも大変…案件を並行できるか不安…のような方の参考に少しでもなっていたら嬉しいです。
「納期は追われるものではなく、むしろ追う」
少しでも自分でコントロールして、素敵なお仕事ライフを！
読んでいただきありがとうございました！
この記事はまるみデザインファームのアドベントカレンダー（side:B）に参加しています。