【完全版】Googleドキュメントの始め方＆便利機能15選✨
Googleドキュメント使いこなせていますか？
パソコンやスマホで簡単に使える便利な文書作成ツールなうえに、知っておくと作業を効率化できる機能がたくさんあります。
逆に知らないと、他の人と同じ作業をしても倍の時間がかかってしまうかも…💦
この記事では、Googleドキュメントの始め方と魅力的な機能を15個ご紹介します✨
うまく機能を使えば、文書作成がもっと楽しくもっと捗ること間違いなし！
初心者の方も、すでにGoogleドキュメントを使っている方も、この記事を参考にGoogleドキュメントを使いこなしましょう😊
Googleドキュメントとは？
Googleドキュメントは、Googleが提供するクラウド型の文書作成ツールです。Microsoftが提供するWordと似たようなの機能を持っています。
仕事で文書を作成する際やブログ記事の下書きなど、さまざまな用途に使えるので、まだ使ったことがない方はぜひ使ってみてください😊
Googleドキュメントの代表的な特徴を3つご紹介します。
⭐️どこでも無料で利用できる
Googleドキュメントの最大の魅力は「どこでも使える」ことです。
ネット環境に接続できれば、特別なソフトがなくても使用できます。自宅のパソコンで作成した文書を会社のパソコンで確認する、といった使い方も可能です。
もちろん、スマートフォンやタブレットなど、パソコン以外のデバイスでも使えるので、電車の中でふと思いついたアイデアをメモしたり、友達と待ち合わせの間に文書をチェックしたりもできます✨
⭐️作成した文書は自動保存される
Googleドキュメントで作成した文書は、クラウド上にリアルタイムで自動保存されます。
わざわざ自分で保存ボタンを押す必要はありません！時間をかけて作成した文書なのに「保存し忘れて消えちゃった💦」なんて失敗を防げますよ。
保存先はクラウド上なので、デバイスが変わっても同じ文書の編集が可能です。家で作成した文書を学校のパソコンで仕上げるのような使い方ができます。
※保存前の文書に戻したい場合も心配は要りません。「変更履歴」を確認すれば、過去のバージョンに戻すのも簡単です。
⭐️PDFやWordに変換できる
作成した文書は、以下のような形式でダウンロードできます。
・Microsoft Word
・PDFドキュメント
・書式なしテキスト etc...
正式な文書として外部に出したい場合やオフラインで編集したいときなどに活用できそうですね！
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Googleドキュメントの始め方3ステップ
Googleドキュメントの始め方はとても簡単です！スマホよりもパソコンの方が使いやすいので、最初はパソコンで使いましょう。
① Googleアカウントを作成する
Googleアカウントを持っていない場合は作成しましょう。
「新しい Google アカウントを作成する」を参考にしてください。
② Googleドキュメントにアクセスする
Googleのトップページ右上からGoogleドキュメントにアクセスします。
③ 文書を選んで編集開始！
「空白のドキュメント」もしくはテンプレートを選択して編集を開始しましょう！
※作成した文書はGoogleドライブに自動保存されます。
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Googleドキュメントの便利機能15選
Googleドキュメントを使うときに知っておくと、さらに効率的に作業を進められる機能を15個ご紹介します！
・ページ設定
用紙のサイズや向き、余白の調整などが可能です。
ページ左上の「ファイル」から『ページ設定』を選択して好みの設定に変更してください。
『ページ分けなし』の設定にすると、ページ間の余白がなくなります。ブログ記事などのWebページ形式で確認したときに便利です。
・見出しの設定
ブログ記事のように見出しを設定できます。
見出しにしたい行にカーソルがある状態で「標準テキスト」と表示された部分をクリックし、設定したい見出しレベルを選択します。
📌WordPressにコピペしたいときは？
GoogleドキュメントとWordPressでは見出しレベルの設定が少し違うため、Googleドキュメントでは以下のように設定してください。
・タイトル(H1)→『見出し1』に設定
・H2→『見出し2』に設定
・H3→『見出し3』に設定
・H4→『見出し4』に設定
上記の設定をすれば、WordPressにコピペしたときも想定どおりの見出しで反映されます✨
・目次の挿入
見出しを設定しておけば、目次をつけることも可能です。
目次を挿入したい部分にカーソルを合わせ「挿入」から『目次』を選びます。目次の種類は3つあるので、好みのものを選びましょう。
文書の作成中に目次を変更・追加した場合は、手動で更新します。カーソルを目次部分におくと、更新マークが出てくるので押下するだけです。
・リンクの挿入
ドキュメント内のテキストや画像にリンクを貼れます。
リンクを貼りたい部分の文字や画像を選択した状態で「挿入」から『リンク』を選択。リンク先のURLを貼り付けて適用すれば完了です。
同じドキュメント内の別の場所へリンクを貼ることも可能です！
① リンク先に『ブックマーク』を設定
② リンクを貼りたい部分を選択した状態で「挿入」から『リンク』を選択
③ 『見出しとブックマーク』からリンク先を選択
・画像や表などの挿入
ドキュメントの中に画像や表を挿入すると、視覚的に見やすくなりますよ！
挿入したい場所にカーソルを置き「挿入」から『画像』や『表』を選択します。
・ヘッダー＆フッターを瞬時に追加
ヘッダーを付けたいときは用紙の上部にカーソルを合わせてダブルクリック、フッターを追加したいときは用紙の下部にカーソルを合わせてダブルクリックするだけで、瞬時に設定できます。
・枠線付け
文字や段落に枠線をつけることが可能です。
枠線を付けたい部分を選択し「表示形式」から『段落スタイル』のうち『枠線と網かけ』を選びましょう。
※パディングとは、文字を枠線との間隔を指します。
・文字数カウント
「ツール」から『文字カウント』を選択すると、リアルタイムで文字数の確認が可能です。『入力中に文字数を表示』にチェックを入れれば、文書の作成中も常に左下に最新の文字数が表示されます。
『⌘command＋shift＋C』でも表示が可能です！
・音声入力
Googleドキュメントは音声入力もできます✨
「ツール」から『音声入力』を選択し、マイクのマークを押下して喋ると、比較的正確に文字化してくれます。
・ドキュメントの共有
作成したドキュメントを複数人で共有したり、同時編集したりすることも可能です。「メールで共有する方法」と「リンクで共有する方法」がありますが、より簡単な「リンクで共有する方法」をご紹介します。
右上の人型マークを選択し『リンクを知っている全員』を選択し、リンクをコピーを押下してください。コピーしたリンクを共有したい相手に伝えれば完了です。
権限は以下の3つのうちどれかを選びましょう。
・閲覧者：閲覧のみ可能
・閲覧者（コメント可）：コメントを入力できる
・編集者：ドキュメントそのものを編集できる
・コメント機能
コメント機能を活用すると、意見交換や共同編集をスムーズに行えます。
コメントを追加したい部分を選択した状態で「挿入」から『コメント』を選択し、コメントを入力しましょう。
右クリックで『コメント』の追加や、文書上に表示されるコメントマークからの追加も可能です。
・提案機能
修正履歴を残しながら編集できるのが、提案機能です。
右上の鉛筆マークを押下し『提案』を選択します。
提案モードで編集すると、削除した部分には取り消し線が、追記した部分は色文字で入力されるので、どこを変更したかが一目瞭然です。
・自動翻訳機能
ドキュメント全体の文章を別の言語に翻訳できます。
「ツール」から『ドキュメントの翻訳機能』を選択し、新規ドキュメントのタイトルと翻訳したい言語を選びましょう。『翻訳』ボタンを押すと、新しいドキュメントに翻訳語の文書が表示されます。
翻訳語のドキュメントは新規で作成されます。
100以上の言語に対応が可能です✨
・ドキュメントの比較
2つのGoogleドキュメントを簡単に比較できる機能です。
1つ目のドキュメントで「ツール」から『ドキュメントを比較』を選択し、比較したい2つ目のドキュメントを選びます。表示される『比較』→『開く』を押すと、比較結果が表示されます。
比較結果が表示されるのは、新しいドキュメントです。
・ショートカットの追加
GoogleドキュメントのショートカットをGoogleドライブ内に保存できます。
「ファイル」から『ドライブにショートカットを追加』を選択し、保存先を選んで追加しましょう。
共有されたマニュアルをすぐに確認できるようにしたい場合など、他人が作成した文書にすばやくアクセスしたいときに便利です。
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応用編：便利な3つの＠機能
Googleドキュメント上で「＠」を入力すると、さらに便利に使えます！
※＠マークは必ず半角で入力してください。
・会議メモの作成
Googleカレンダーの予定に紐づけて会議メモを作成できます。
半角で＠を入力後、プルダウンから『会議メモ』を選択。メモと取りたいイベントを選ぶと、会議メモのフォーマットが出てきます。
作成した会議メモは、Gmailで送信することも可能です。
・Gmail下書きの作成
Gmailで送信したいメールの下書きができます。
半角で＠を入力後、プルダウンから『メールの下書き』を選択。
作成したメールの下書きは、左上の『M』マークをクリックすることでGmailに移行できます。
・スマートチップの挿入
スマートチップは、Googleドキュメントなどで特定の情報を挿入できる機能です。以下の3つから選択できます。
・日付
・プルダウン
・プレースホルダチップ
上の画像以外にも選択肢があるので、好みのものを選びましょう。
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【まとめ】Googleドキュメントで作業効率UP！
うまく活用できそうな機能はありましたか？
Googleドキュメントは、無料なのにさまざまな機能が使えるとても便利なツールです。この記事でご紹介した機能を駆使すれば、さらに作業を効率化させられます。
まだ使っていない方はぜひ使ってみてください✨
最後まで読んでくださりありがとうございます！
この記事が参考になりましたら『好き』をいただけると嬉しいです😊