Excel Online / 活用術（クラウドでの共同作業）
Excel Onlineは、クラウドベースで動作するExcelのバージョンであり、Microsoft 365の一部として提供されています。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能で、複数のユーザーがリアルタイムで共同作業を行うことができます。本記事では、Excel Onlineを活用した効率的な共同作業の方法について詳しく解説します。
1. Excel Onlineの基本機能
1.1 クラウド上でのファイル管理
Excel Onlineは、OneDriveやSharePointに保存されたExcelファイルをブラウザ上で開いて編集できます。ローカルPCに保存する必要がなく、データの一元管理が可能です。
1.2 自動保存機能
Excel Onlineは、すべての変更をリアルタイムで自動保存します。ファイルを手動で保存する必要がなく、作業の途中でブラウザを閉じてもデータが失われません。
1.3 基本的なExcel機能の利用
Excel Onlineでは、基本的な数式、フィルター、条件付き書式、グラフ作成など、多くの機能が利用可能です。ただし、VBAや高度なデータ分析機能（Power Pivotなど）はサポートされていません。
2. 共同作業の基本
2.1 ファイルの共有
Excel Onlineでは、OneDriveやSharePointに保存されたファイルを簡単に共有できます。
手順:
Excel Onlineでファイルを開く。
右上の「共有」ボタンをクリック。
「リンクをコピー」または「メールで送信」で共有。
「編集可」または「閲覧のみ」の権限を設定。
2.2 リアルタイム共同編集
Excel Onlineでは、複数のユーザーが同じファイルを同時に編集できます。
ポイント:
他のユーザーのカーソル位置が表示され、どのセルを編集しているかが分かる。
コメント機能を使って、共同作業の指示や確認をスムーズに行える。
変更履歴が自動で記録され、過去のバージョンに戻すことも可能。
3. 共同作業を円滑にするためのポイント
3.1 シート保護と編集権限の設定
Excel Onlineでは、シートごとに編集権限を設定し、誤操作を防ぐことができます。
設定方法:
「校閲」タブの「シートの保護」を選択。
許可する編集内容を選択（セルの入力、行の追加など）。
特定のユーザーにのみ編集権限を与える設定も可能。
3.2 コメント機能の活用
Excel Onlineの「コメント」機能を使うことで、特定のセルに対するフィードバックや指示を残すことができます。
使い方:
コメントを追加したいセルを右クリック。
「コメントの挿入」を選択。
コメントを入力し、他のユーザーとやり取り。
メンション（@名前）を使うと、特定のユーザーに通知を送れる。
3.3 変更履歴とバージョン管理
誤った編集が行われた場合でも、以前のバージョンに戻せる機能があります。
手順:
「ファイル」→「バージョン履歴」→「履歴を表示」をクリック。
以前のバージョンを選択し、「復元」をクリック。
4. Excel Onlineと他のMicrosoft 365ツールとの連携
4.1 Microsoft Teamsとの連携
Teams内でExcelファイルを共有し、チャットしながら編集できます。
手順:
TeamsのチャンネルにExcelファイルをアップロード。
そのままTeams内でExcelを開いて編集。
チャットで意見交換しながら作業。
4.2 Power Automateとの連携
Power Automateを利用すると、Excel Onlineのデータを自動更新したり、特定の条件で通知を送ることができます。
活用例:
新しい行が追加されたら、担当者にTeamsやメールで通知。
指定の時間にExcelデータを自動集計し、レポートを生成。
4.3 Power BIとの連携
Excel OnlineのデータをPower BIで可視化し、リアルタイムのデータ分析が可能になります。
手順:
Power BIでExcel Onlineのファイルをデータソースとして追加。
グラフやダッシュボードを作成。
データの更新を定期的に設定し、常に最新の情報を表示。
5. Excel Onlineを活用するメリットと注意点
5.1 メリット
どこからでもアクセス可能: インターネット環境さえあれば、PC・タブレット・スマートフォンで編集可能。
リアルタイム共同作業が可能: 複数人で同時に編集できるため、作業効率が向上。
自動保存機能: データ損失のリスクが少ない。
5.2 注意点
VBA（マクロ）は使用不可: Excel OnlineではVBAが動作しないため、自動化が必要ならPower Automateを利用する。
一部の高度な機能が制限: Power Pivotや外部データ接続は利用できない。
オフライン作業ができない: ネットワーク接続が必須。
まとめ
Excel Onlineは、クラウド環境での共同作業に最適なツールです。リアルタイムでの編集やファイル共有が可能であり、Microsoft TeamsやPower Automateと連携することで、さらなる業務効率化が実現できます。ただし、VBAが使用できない点やオフライン作業に対応していない点に注意が必要です。