実務で使える座席表の作り方 徹底解説
こんにちは、せいごです！
キーワードの入力ありがとうございます！
今回は実務で即使える座席表の作り方について解説します。
座席表を管理する担当者の方はもちろん、
Excelスキルを格段に上げたい人はぜひ今回の座席表を作ってみてください！VLOOKUP関数や条件付き書式の設定など実務で使えるExcel機能が詰め込まれてますよ！
それでは早速作り方の解説をしていきますね！
01.今回作る座席表の概要
まず今回作る座席表の機能について解説します。
座席表の機能は以下の通りです。
①名簿とリンクして座席が自動入力される(画像1参照)
②氏名だけでなく、内線番号や役職名も反映される(画像2参照)
③部長と課長、主任の役職の人には自動で色付けされる(画像3参照)
画像1↓
名簿とリンクして座席が自動入力される
画像2↓
氏名だけでなく、内線番号や役職名も反映される
画像3↓
部長と課長、主任の役職の人には自動で色付けされる
複雑そうに見えますが、特に複雑な関数も必要ないし、
複雑なExcelの機能も使わないので安心してくださいね！
それでは具体的な作り方についてみていきますね！
02.名簿の作成
まずは、座席表に連携させるベースになる名簿の作成をします。
今回は以下のような名簿を作ります。
見出しには、№、所属、名前、役職、内線番号を記載します。
No.についてはのちにVLOOKUP関数の検索値として使います。座席表に入れたい内容が別にある場合は変えてしまって構いません。
今回は以下のような見出しにしましたが、他に変えたい項目があれば
変更してしまって問題ありません。
03.座席表レイアウトの作成
次に名簿とは違うシートに座席表レイアウトの作成をします。
今回は下図のような座席表を作ります。
１つ１つの座席には氏名、役職、内線番号を記載するので
3行分空けておいてください。
次に
04.名簿と座席表を連携させる
名簿と座席表を連携させるためには、VLOOKUP関数を使用します。
実際に使用する前にVLOOKUP関数の基本について解説します。
VLOOKUP関数とは・・・
指定した範囲内の最初の列を基準にして、
検索条件に合うデータを見つけ、同じ行にある他の列のデータを取り出してくれる関数。
VLOOKUP関数の構成
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)
1.検索値
検索したい値を指定。
2. 範囲
データが入っている範囲を指定。範囲は、検索したい値を含む列と、結果を取得したい列を含む部分を指定する。
3. 列番号
範囲内で取り出したいデータがある列を指定。指定するのは範囲内での列番号で、最初の列は「1」になる。
4. 検索方法
「TRUE」または「FALSE」を指定。
・TRUE：近似一致を返す。正確に一致する値が見つからない場合は、最も近い値を返す。省略可能。
・FALSE：完全一致を返す。正確に一致する値が見つからない場合、エラーを返す。FALSEの代わりに0でも可。
また、VLOOKUP関数と名簿を連携させるための下準備として、
座席表に合わせて下図のような格子を作成しておきます。
作成する場合は名簿のシートでも座席のシートでもどちらでも構いませんが
今回座席のシートに作成しました！
作成できたらいよいよVLOOKUP関数の出番です。
今回は"役職","氏名”,内線番号を名簿からVLOOKUP関数で座席表に表示させていきます。
まず、役職の部分ですが下の図のように入力します。
今回は万一エラー表示されたとき用にIFERROR関数を用いておりますが
IFERROR関数は一旦無視して、VLOOKUP関数の中身だけに注目してください。
まず検索値ですが
先ほど作成した格子の一番左上を選択します。
次に範囲として、下の名簿(見出し以外)のところを選択します。
その時の注意点ですが、他の座席の欄にもここで入力した数式をコピペしたいので絶対参照(＄マーク)を付けるのを忘れないようにしましょう！
絶対参照を付けないとコピペしたときに選択範囲がずれるので
エラーの表示になってしまいます！
絶対参照の付け方はF4キーを押すだけなのでカンタンですね(^^♪
少し話がそれましたが
次に列番号を入力します。
列番号は役職の場合"4"を入力します。
なぜ"4"かというと
一番左列の№を”1”として数えるので役職は4列目にありますよね！
なので列番号が4になります。
感の良い人は気づいたかもしれませんが
名前、内線番号を表示させたい場合はこの列番号を変えるだけで表示させることができます。
例えば、名前を表示させたい場合は列番号を3(№から数えて3列目なので)にします。
内線番号を表示させたい場合は5(№から数えて5列目なので)にします。
最後に検索方法です。
ここでは完全一致もしくは近似一致にするかなのですが
基本的にはfalse もしくは 0で問題ないかなと思います。
つまりは完全一致ですね！
関数が入力できたらENTERを押します！
すると、このように空白になっているのではないかなと思います。
これはIFERROR関数の影響で
検索値を入力しない状態だと空白になるように設定してるんです！
仮にIFERROR関数なしでVLOOKUP関数だけにすると
このようにエラー表示になってしまうんです！
IFERROR関数をVLOOKUP関数の前に入れたのはこのエラー表示を消したかったからです(^^♪
VLOOKUP関数とIFERROR関数の組み合わせは実務でもよく使うので
この機会にぜひ覚えておきましょう！
ようやく役職部分の入力が完了しました！
続いて、氏名、内線番号を入力していきますが、
これは先ほど言いましたが、列番号を変えるだけですね！
氏名の場合は列番を3にします。
内線番号の場合は列番を4にします。
関数が入力できたら、
緑色の部分の左上に数字を入力してみましょう！
ここの数字は名簿の№を入力します。
数字を入力すると
名簿内の№5の従業員の役職、氏名、内線番号が自動で反映されるようになります！
役職を色付きにするのは次の「05.指定の役職を色付けする方法」で解説しますね！
１つの座席が入力できたらあとは、コピペするだけです！
ただ、一つ注意点ですが、普通にコピぺすると検索値がずれます。。。
横のコピペは普通にできるのですが、縦のコピペは下の図のようにずれてしまいます。
表示させたいのは人事部の従業員なのに、検索値は経理部の欄が選択されてしまいます。
これは少し面倒なのですが、左の座席と右の緑の選択している箇所がずれないように手動で修正しましょう！
同じ要領で全ての座席に関数をコピペしていきます。
コピペできたら、名簿と座席表を反映させるのは完了です！
05.指定の役職を色付けする方法
続きまして、指定の役職に色を付けていきましょう！
今回は主任をピンク、課長を青、部長を黄色に設定します！
まずは主任という文字が入力されているセルを選択します。
選択出来たら、
「ホームタブ→条件付き書式→セルの強調表示ルール→文字列」をクリック。
文字列は主任、書式にはユーザー設定の書式でピンクの塗りつぶしを選択します。
同様にして課長、部長の場合の色付けも行います。
それぞれ文字列のところを課長、部長にして、ユーザー設定の書式を課長の場合は青の塗りつぶし、部長の場合は黄色の塗りつぶしにします。
設定ができたら
次にすべての座席にコピペを行います。
ここで一つ注意点なのですが
今回は条件付き書式の設定を全座席にコピペしたいので、普通のコピペではなく、書式コピーを使いましょう！
やり方はとっても簡単で
まず、ひとつの座席の役職をCtrl+Cでコピーします。
そして、条件付き書式の設定をコピーしたいところを範囲選択します。
右クリックして
貼り付けのオプション→書式をクリック
すると、全ての座席の役職(主任、課長、部長)に色付きがされました！
これで座席表の完成です！
最後に
いかがでしたか？
今回の座席表はExcelの基本がかなり詰め込まれているものになりますので
ぜひ一度作ってみてください！
作れたころにはきっとExcelスキルが格段に上がっているはずです！
もしわからないことがあれば、遠慮なくDMで聞いてくださいね！
また、「できました！」や「実務で使わさせてもらいます！」のような感想も大歓迎です！
次の特典にも反映していきたいので
ざっくばらんに感想をお聞かせください！