【副業】個人事業主は電子帳簿保存法にどのように対応しなければいけないのか？
電子帳簿保存法って何？
最近になって「電子帳簿保存法」という言葉をCMなどでよく耳にするのは何故でしょうか。
そこで、このコラムでは、その法律って何？何をしたらいいの？というところについてまとめたいと思います。
何故話題となっているかというと、電子帳簿保存法の改正によって、２０２４年１月１日から、決算関係書類や各種帳簿などの税務関係帳簿や書類を電子データで保存することが、必須となるからです。
主な改正内容については、以下の３つとなります。
・電子帳簿等保存
パソコンなどで作成した帳簿（仕訳帳や総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書）や書類（請求書や領収書などの控え）を紙で印刷して保存するのではなく、電子データのままで保存しなければいけない。
・スキャナ保存
取引先から受け取った請求書や領収書などの紙の書類や、自分で作成した紙見積書などの書類をスマホやスキャナで読み取って、電子データにして保存しなければいけない。
・電子取引
自社と取引先でオンラインでやり取りした請求書や領収書などの書類は、電子取引と呼ばれ、これらについては、そのまま電子データのまま保存しなければいけない。
要は、我々が取引先とやり取りするものや税務署などの監査の際に必要となる書類は、すべて電子化して保存しなければいけないということです。
オンラインでやりとりしていたものは、そのままオンラインで保存、紙でもらって保存していたものは、データに変えて保存しなければなりません。
個人事業主は何をやればいいのか？
上述のように、既にオンラインでやりとしているものは保存すれば良いのですが、紙でもらった領収書はスキャンしたりしなければいけないので、スマホやスキャナーが必要です。（スマホは皆さん持っていると思いますが。）
ホームページなど、情報をダウンロードできない場合は、画面をスクリーンショットして、それを保存しても良いとされています。
しかし、データであれば、どのように保存しても良いというわけではありません。次の２点を満たす必要があります。
・真実性の確保
保存した電子データを改ざんできないようにする、データを編集、修正した場合でもその履歴が残るようにする必要がある。
・可視性の確保
モニターなどで見れるようにしておき、電子データを専用ソフトで管理する場合はそのマニュアルを備えておくこと、そしてデータは日付、金額、取引先などで検索できるようにしておく必要がある。
これを自前でやろうとすると、なかなかハードルが高いですね。大企業ならともかく、個人事業主でこれらを担保するとなると、クラウド会計管理ソフトが必要になるでしょう。
むしろ、クラウド会計管理ソフトがあれば、これらの要件をすべて満たすことができます。となると、個人事業主としては、ソフトの導入一択になるのではないかと思います。
以下に、主だったソフトをあげて、このコラムを終わりにしたいと思います。
参考までに私は、弥生会計を入れております。特に何か決め手があったわけではありませんが、地元の税務署でおススメしていたという理由です。
この３つは、どれも個人事業主にとっては最もポピュラーなものだと思いますので、予算や使い勝手などに応じて、どれを選ぶかを決めれば良いかと思います。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
少しでも皆様のお役に立ち、新たな気づきや思うことがあると幸いです。
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