【イチからDX】ロカリアが実践するDXをご紹介します
◆はじめに
はじめまして、アシスタントのmochiです。本日よりスタートする「イチからDX」では、ロカリアで実際に取り組んでいる業務の自動化・効率化に向けた取り組みをご紹介します。皆様がDXを検討・推進する際に少しでも参考にして頂けましたら幸いです。
さて、初回となる本稿では、創業より１年７ヶ月が経過した弊社で業務をスムーズかつ効率的に進めるために使用している主要なツールを大公開。創業当初から新型コロナウイルスの影響によりリモートワークを取り入れてきた弊社では、取締役の2人を中心にさまざまなツールを試して参りました。そこで、現在メインで使用しているツールを「社内で主に使用するツール」と「外部とのやり取りに使用するツール」の２つに整理してご紹介したいと思います。
◆ ロカリアが使うメインツール
早速ですが、弊社で現在メインで使用しているツールがこちらになります。GoogleWorkspaceを中心として、社内のコミュニケーションは主にSlackを使用し、外部の方とのやり取りはメールのほかオンライン会議ツール等を活用しています。
この中でもリモートワークに欠かせない主要なツールについて、ロカリアでの活用方法等を簡単にお話しさせて頂きます。
◆ GoogleWorkspace（旧Gsuit）
皆さんご存知Google社が提供する、幅広いアプリが使えるオフィスツールです。弊社では通常、資料作成にはGoogleWorkspace内のアプリ「ドキュメント」「スプレッドシート」「スライド」を使用して、ドライブに保管して共有しています。これらのアプリはリアルタイムで共同編集が可能で、変更履歴も残るためリモートワークにもってこいです。また、スケジュール共有には「カレンダー」アプリを活用しており、これもリモートワークでは欠かせないツールで、互いのスケジュールを把握するのに役立っています。
◆ Slack
こちらも有名なチャットツールですね。社内のコミュニケーション、情報共有のほとんどはSlack上で行っています。チャンネル構成やチャンネル名の運用方法が落ち着くまでに試行錯誤が必要でしたが、GoogleWorkspace内のアプリと連携させることで細々とした業務の効率化に大活躍しています。最近は社内のWeb会議はSlackの「ハドルミーティング」機能を活用して行っていて、別のアプリを開かずとも手軽に会議に参加できるため社内で高評価です。また、顧問弁護士や業務委託メンバーをゲストとしてワークスペースへ招待し、業務連絡のほか、ワークフロー機能を活用した日報の提出といったこともSlackで完結させることで、なるべく利用するツールの数を抑える工夫も行っています。
◆ Trello
トレロは短期的なタスク管理ツールとして導入し、毎週の会議で進捗状況を確認しています。中心となるリストは「todo」「doing」「review」「done」で、会議でその週にやることをtodoに追加し、次の会議までに各自で作業を行いdoing、reviewへ移動させます。そして次の会議でreviewにあるカードを参加者で報告・確認し、doneへ移動させる運用としています。タスクの実行漏れを防ぐことはもちろん、特定の人に業務が偏っていないか、仕事を依頼する際に今週手が空いていそうな人はだれか、といったことの把握に役立っています。
◆ STUDIO
私自身Webサイトの編集はコードが書ける人でないと出来ないと思っていましたが、STUDIOならコードを学んだことがないアシスタント達でもデザイン編集やレスポンシブ設定、記事の投稿が可能です。これによって、当初Webサイトの構築を担当していた取締役陣の負担軽減を実現しました。また、最近ではGoogleWorkspaceのアプリの一つである「Forms」と連携してキャンペーンの申し込み対応等も行っています。
◆ ZOOM
コロナ禍で多くの人に知られるようになったZOOM。ロカリアではWebセミナーの開催、社外の方とのミーティングに活用しています。先ほどもお話ししたように、社内のミーティングには主にSlackの通話機能を使用しており、ZOOMやGoogleWorkspaceのアプリの一つ「Meet」は社外の方との連絡ツールとして適宜使い分けている状況です。
◆ CLOUDSIGN
従来の紙面での契約書締結にももちろん対応しておりますが、相手も電子契約に対応できる場合にはこちらのクラウドサインを活用しています。送られてきた書類を担当者へ転送するといった手間がかからず、また締結後の書類の保管にも困りません。オフィスの外で契約書の内容を確認したい場合、紙面で締結した書類はあらかじめスキャンしておかなくてはなりませんが、そういった手間も省くことができています。
◆ツールの使い分けについて
今回は弊社で使用しているツールを「社内で主に使用するツール」と「外部とのやり取りに使用するツール」の２つに分けてご紹介しましたが、このようにツールの使い方や目的を社内で共通の認識としておくことで、情報が分散せず、必要な資料やデータを少ない労力で見つけ出すことが可能となっています。リモートワーク中はちょっと振り返ってファイルの場所を同僚に尋ねる、といったことが出来ません。作業に必要なファイルやデータはGoogleWorkspaceのアプリ「ドライブ」またはSlackで検索すればヒットする、という環境を整えることで作業効率が上がり、作業中のモチベーションの維持にもつながっています。
以上、今回の「イチからDX」ではロカリアが現在メインで使用しているツールを「社内で主に使用するツール」と「外部とのやり取りに使用するツール」の２つに整理してご紹介させて頂きました。
少しでも何かの参考になりましたら幸いです。それではまたお会いしましょう！
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