【イチからDX】Slackワークフロー活用事例③日報の送信／ショートカットからの回答
今回は日報の提出をSlackのショートカットから行えるようにした事例を紹介します。なお、ワークフローはSlackの有料プランでのみ利用することが出来ます（詳細はこちら）。
＊今回の目的
前回までにワークフローで作成したフォームの回答をスプレッドシートへ記録するところまでご紹介しました。今回達成したい目標は次の通りです。
◇複数人がフォームから回答できるようにしたい
◇回答内容は提出者とチームリーダーだけが見れるようにしたい
◇使用するツールを増やさずSlackだけで完結したい
＊今回のゴール
前回までにご紹介した、指定した日時にメッセージ投稿・フォーム回答するタイプのワークフローでは、1人しかフォームへの回答ができませんでした。
今回は、複数のメンバーが必要な時にフォームから回答でき、かつ回答内容をリーダーとだけ共有できるようなフローにしていきます。
＊設定手順
スプレッドシートとの連携方法詳細は前回の記事を参照ください。
＊手順１
まずは回答を記録するためのスプレッドシートを用意します。この時、Googleドライブのマイドライブにファイルを保存するようにしてください（あるいは共有アイテムでもOKです）。
ちなみに、表の背景色は「交互の背景色」から選ぶと自動でこのようになります。行の挿入等をしても自動で修正してくれるので便利です🐰
＊手順２
Slackのワークフロービルダーを起動して、新しいワークフローを作成していきます。今回はトリガー条件として「ショートカット」を選択します。
＊手順３
ショートカットが使えるようにするチャンネルを選び、ショートカットの表示名を設定します。
＊手順４
次のステップに「フォームを送信する」を追加します。
＊手順５
質問と回答方法を設定します。今回はチャンネルに回答内容を投稿したくないので、回答者のDMへメッセージが送信されるようにしています。
時間をスプレッドで集計する際に記入方法が人によってまちまちだと関数で計算しにくいので、「時間は半角数字のみで記入すること」といったルールを設けると良いかもしれません🐰
＊手順６
続いてのステップでは、スプレッドシートとの連携を行います。
＊手順７
ファイルとシートを選択し、それぞれの列にどの回答内容を記録するかを設定していきます。
＊手順８
最後にリーダーへ日報提出の通知が飛ぶようにしたいので、ステップを追加して「メッセージを送信」を選択します。
＊手順９
送信先をリーダーのDMに設定し、メッセージを編集します。ここではスプレッドシートを開かずとも内容が把握できるよう、回答内容も挿入しました。
＊手順１０
最終的にこのようなワークフローとなりました。公開してテスト送信を行ってみましょう。
＊使用方法
「手順３」で設定したチャンネルを開き、「⚡️マーク」→「日報を提出する（フォームの表示名）」をクリックして回答を開始します。
記入忘れを防ぐためのリマインド機能が欲しい場合、別途リマインダーを設定するか、日時投稿タイプのワークフローを作成しましょう🐰
（画像は回答者もリーダーも同じアカウントなので分かりにくいですが、）SlackBotからDMにメッセージが投稿されました。
なお、見落としを防ぐため、ロカリアでは返信や対応が必要な連絡事項については通常通りメンションをつけてチャンネルで連絡するルールを設けています。皆さんのチームにあった運用方法をご検討くださいね🐰
＊さいごに
ロカリアでは業務委託メンバーの日報提出にワークフローで作成したフォームを活用しています。最初はGoogle Formsを使おうか？という案もありましたが、「ツールを増やしたくない」「あっちこっち開くのは大変」という意見を優先した結果、Slackで業務連絡が完結する現在の形に落ち着きました。
以上、今回は日報の送信を例にSlackワークフローの設定方法をご紹介しました。それではまたお会いしましょう🐰
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＊前回までの記事はこちら＊
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