【イチからDX】日程調整ツール、何を使っていますか？Googleカレンダーならコレを試してみて！
日程調整ツールにもたくさんの種類がありますが、今回はアシスタントの私が現在使っている「日程調整アプリ アイテマス」をご紹介します。
🌸はじめに
こんにちは、先日強風で洗濯物を飛ばされてしまったmochiです。
今回はアシスタント目線で「良い！」と思ったツールをご紹介いたします。
まずは私の状況を簡単に説明すると、
・会社全体でGoogleカレンダーを使って予定管理をしている
・役員や他のメンバーに代わって日程調整をする機会が多い
・WebMTGが大半でGoogleMeetを使うことが多い
・基本的にパソコンで仕事をしている（スマホは使わない）
こういった感じです。
一番のポイントはGoogleカレンダーを使っているかどうかです。作業時間や不在時間も含めた全てのスケジュールがここで管理されていることが理想です。
🌸日程調整アプリ アイテマス
日程調整アプリ アイテマスは「Googleカレンダーと連携する日程調整アプリ」です。開発者はこちらのしんじさん。
ブラウザ、iOS、Androidで使えます
Googleアカウントを連携すると自動でスケジュールを読み込んでくれるので、画面を見比べながら空いている日時を選ぶ…といった手間が省けます。
大きく分けてこちらから日程を提案し相手に選んでもらう「日程候補提案型」と空き時間の中から相手に自由に日時を選んでもらう「空き時間提示型」の２パターンがあります。
🌸アシスタント目線のおすすめポイント
❶他のメンバーのカレンダーを読み込める
私が日程調整アプリを使う目的として一番多いのが、「役員や他のメンバーに代わって日程調整をする」ことです。
予めGoogleカレンダーの方で設定することで、アイテマス上で他のメンバーのスケジュールの読み込み・書き込みができるようになります。
上司の代理で日程調整を行いたい。
自分のカレンダーの予定は一切反映させず、上司の予定のみを反映して日程調整を行いたいという場合です。
事前準備として、アイテマスではなくGoogleカレンダーの方で予め上司のカレンダーを自分のGoogleカレンダーに書き込み権限と併せて共有してもらいます。
そして、日程調整リンク作成時に、「読み込みカレンダー」と「書き込みカレンダー」に上司のGoogleカレンダーを指定することで、代理調整が可能です。
❷表示名を自由に設定できる
MTGに参加するのは他のメンバーなのに、日程調整時に自分の名前が表示されるのはちょっと…というケースや、共有アカウントで利用する場合に便利です。設定→アカウント設定から変更可能です。
❸ダブルブッキングの心配無用！
アシスタントが代理で日程調整する場合ありがちだと思うのですが、先方に候補日を伝えた後で他の予定が入ってこちらの都合が悪くなることってありますよね。
アイテマスではURLを発行したあとでもGoogleカレンダーと同期して勝手にダブルブッキングを避けてくれるので安心です。
先方が選択できないようブロックしてくれます。
ただし、メンバーに「予定が決まり次第カレンダーへ入力」を徹底してもらう必要があります。「仮押さえ」をする機能もあるので、上手に使い分けると良さそうです。
🌸さいごに
今回はアシスタント目線のおすすめポイントを３つご紹介しましたが、そもそも設計がシンプルで使いやすく・分かりやすい、そしてなんと「無料」で使えます😆✨
良いところを挙げたらキリがないのですが、GoogleMeetのURLを自動で生成してくれるし、ある程度パターンが決まっていればメンバーごとにテンプレート化しておくとサクサクURLが作れるのでこちらも試して欲しいです…！
何はともあれ無料なので、気になった方はぜひ一度使ってみて頂けたら嬉しいです。それではまたお会いしましょう〜🐰
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