【イチからDX】Google Formsの回答をZapierを使ってSlackに通知させてみた
◆課題背景
ロカリアではお客様からのお申込や社内の申請等にGoogle Workspaceのアプリである「Forms」を活用しています。Fromsの回答結果はスプレッドシートと連携させることで簡単に確認することが可能ですが、いつ回答があるかわからないため、定期的に回答状況をスプレッドシートを開いて確認する必要がありました。
そこで、お客様や社員がFormsから回答した際に、普段から利用しているSlackへ通知を飛ばすことができれば、定期的にスプレッドシートを開かずに済んで楽になるかもしれないと考えたのが今回のきっかけです。
◆活用するツール
今回使用する「zapier」は、異なるサービスやアプリを連携して作業を自動化するためのツールで、無料で使い始めることが可能です。スプレッドシートにFormsの回答が記録されたことをトリガーとして、Slackに通知が飛ぶように設定していきます。
◆設定手順
あらかじめ作成したFormsとスプレッドシートを連携させ、スプレッドシートに回答が記録されるようにしておいてください。
「zapier」を開いて「Create Zap」をクリックします。
トリガーとしてGoogle Sheetsを選びます。
スプレッドシートをチームで共有しているドライブに保存した場合は上、マイドライブ内に保存した場合は下の方を選んでください。
スプレッドシートに編集権限があるGoogleアカウントを選択してください。
スプレッドシートのファイル名、シート名をプルダウンから選択します。表示されない場合にはマイドライブに保管されていないか・共有ドライブに保管されていないか確認してみてください。
「Test trigger」をクリックして成功するとこのように表示されます（1件も回答がないと成功画面は表示されません）。
アクションにはSlackを選択します。
今回はチャンネルに通知が飛ぶように設定します。
通知を飛ばしたいSlackワークスペースと連携しましょう。
通知を飛ばしたいチャンネルやメッセージ、ボットの名前やアイコン等を設定します。メッセージに特定の人へのメンションを付けることも可能です（その場合、Slackのプロフ画面からメンバーIDをコピーして<@memberID1234>という形で指定します）。
最後にテストが成功すれば完了です！無事にSlackにメッセージが投稿されました。
◆さいごに
特に月に数回しか回答がないようなものであれば、毎日手作業でスプレッドシートを開いて回答有無を確認するのは時間が勿体ないですよね。このようにSlackに通知されるようにしておけば、対応漏れも防ぐことができて一石二鳥です。
zapierはコード不要でこういった地味なルーチンタスクを簡単に自動化できるため、DX初心者の方にもお勧めしたいツールの一つです。
以上、今回は「Google Formsの回答をZapierを使ってSlackに通知させてみた」ということでご紹介させていただきました。それではまたお会いしましょう！
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