【イチからDX】Googleドライブの共有設定〜外部との共有を一部制限しています
Googleドライブをデフォルト設定のまま使っている方、この機会に一度見直してみてはいかがでしょうか？
◎はじめに
Google WorkspaceのGoogleドライブやドキュメント等に関する共有設定を確認したことはありますか？ファイルを「リンクを知っている全員」に共有可能であれば、デフォルト設定のままの可能性が高いです💡
「リンクを知っている全員」に共有可能ということはつまり、社内外問わずリンクさえ知っていれば誰でもそのファイルにアクセス可能という状態ですので、リンクを貼る場所を誤ってしまった・リンクそのものを間違えてしまったといったケアレスミスで簡単に情報が漏れてはいけない所まで漏れてしまう恐れがあるという訳です🤔
あるいは、リンクさえ分かれば退職した人や業務委託期間が終了した人であっても簡単にファイルにアクセスできてしまうといった危険性もあります。
組織によっては必要があって「リンクを知っている全員」に共有可能な設定にしていることもあると思います。しかし、そうでないならば一度見直してみてはいかがでしょうか？🐰🌷
◎ロカリアの場合
設定をどうするのが良いかはもちろん組織によって変わってくると思いますが、ロカリアでは組織内の人あるいはメールアドレスを用いて招待した人にのみ共有が可能な設定にしています。
これにより、例えば業務委託期間が終了したらその人への共有を完全にSTOPすることも出来ますし、第三者へ勝手に共有されてしまうことを防ぐことも可能です👍
設定によっては外部との共有を一切NGにすることも出来ますが、以前の記事でご紹介したようにロカリアはGoogleWorkspaceを中心に業務がまわっています。
スプレッドシートを外部の方と共有して共同編集したり、弁護士の先生にリーガルチェックをお願いする時は必要なデータをドライブに入れて渡したりといった機会がありますから、メールアドレスで招待した人だけはOKとしています。
外部の方へファイル等を共有するには、画面右上の「共有」ボタンをクリックした後にメールアドレスを入力して「完了」をクリックします。
慣れるまではやや面倒に感じるかもしれませんが、これも安全のため🤗
情報セキュリティにおける機密性と可用性、いわゆる安全性と利便性の両立は難しいとされていますが、そののどちらを優先するべきか組織の状況やGoogle Workspaceの使い方によってそれぞれ検討が必要です。
詳しくは「情報セキュリティ３要素」で検索してください🔐
◎設定方法について
共有設定の変更は管理コンソールの「ドライブとドキュメントの設定」より行います。（設定の変更はGoogle Workspaceの管理者でないとできません）
Google Workspace 管理コンソール
https://admin.google.com/ac/home?hl=ja
詳細はこちらの公式ヘルプを参照ください。
ロカリアの設定をチラ見せ🤗
◎さいごに
この設定にした後で起こりうるちょっとしたトラブルを一つご紹介します。例えば、ファイルを共有した仕事用のアカウント以外にもプライベート用のものを持っている方がいたとしましょう。
この方が一つのブラウザで二つのアカウントを利用している場合、仕事用のアカウントでログインしている間は共有されたファイルを開けるのですが、プライベート用のアカウントでログインすると開けなくなります💦
「一度は開けたんだど…」というケースではこれが原因の可能性が高いので、ぜひ頭の片隅に留めておいてください。
もはや仕事に欠かせないGoogle Workspaceですが、ITツールに苦手意識のあるメンバーがいるチーム・Google Workspaceを導入したばかりのチームでは、ぜひ一度設定を確認してみてはいかがでしょうか。
それではまたお会いしましょう🐰
✼••┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈••✼
ロカリアの研修についてのお問い合わせはこちら🌱
https://www.localia.co.jp/form
✼••┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈••✼