【イチからDX】電子契約サービス「クラウドサイン」の活用例と関連業務フロー紹介
＊はじめに
初稿にてご紹介させて頂いた通り、ロカリアでは電子契約サービスであるクライドサイン（CLOUDSIGN）を導入しています。
今回はそのクラウドサインの活用事例と契約前後の業務フローについてご紹介できればと思っております。
コロナをきっかけに電子契約を取り入れているお取引先様も多くなっている印象です🐰
＊電子契約のメリット
契約書を一つ締結するのにも色々な事務作業が発生しています。紙面ではなくWeb上で契約書を締結することでこのようなメリットがあります。
◎押印が不要
…押印のために出社する必要がなくなります
◎切手・収入印紙不要
…切手や収入印紙の購入・貼付けの必要はありません
◎事務作業の軽減
…契約書の印刷、スキャン、製本といった作業は不要になります
◎保管場所が不要
…契約書のファイリングや保管場所の確保は必要ありません
＊クラウドサイン活用事例
前置きが長くなってしまいましたが、今回ご紹介するのはロカリアが発注する業務委託で初回に締結する業務委託基本契約書に関する業務フローです。
それでは、アシスタントを中心にクラウドサインを使って契約書を締結するまでの流れを簡単にご説明していきます🐰
＊登場人物
◎受託者：業務を受託する外部の方
◎担当者：委託する業務を担当する社内の人
◎アシスタント：法務担当のアシスタント
＊1.受託者がフォームから申請
まずは契約書送付に必要な情報を入手します。この段階では受託者とアシスタントの間で面識がないことが殆どですので、担当者がGoogle Formsのリンクを受託者へ共有し、受託者に必要事項を入力して頂きます。
弊社担当者の氏名をプルダウンから選択して頂きます。
＊2.フォームの回答をSlackで通知
以前の記事でご紹介した方法を使って、申請があったらSlackでアシスタントに通知が飛ぶよう設定しています。この時、担当者から新しい受託者について事前に情報共有されていなかった場合はSlack上で確認を取ります。
＊3.クラウドサインで契約書締結
アシスタントがクラウドサインを使って受託者に契約書を送付します。この時、必要に応じて上司の承認を間に挟むことも可能です。
また、受託者は必ずしもクラウドサインの会員である必要はなく、相手方に料金が発生する事なく契約締結できます。
詳しくはこちらの公式ガイドをご覧ください。
＊4.内容確認＆担当者へ連絡
受託者が締結を完了するとクラウドサインからメールが送信されます。
ロカリアでは共有アドレスをクラウドサインに登録しているため、見落としがないようにZapierを使ってSlackでアシスタントへ通知されるように設定しています。（Zapierの前はGmailの転送機能を使っていました💡）
アシスタントが受託者の入力内容を確認の上、担当者に締結完了の連絡をSlack上で行います。
＊5.この後の流れ
この後の事務手続きとしては、Slackへの招待であったり、個別契約書の発行、作業報告書や請求書等のフォーマット共有といったものがあります。
全てを自動化はできていませんが、部分部分でGASやZapierを活用しているので機会があればご紹介したいと思います🐰
＊クラウドサインについて
クラウドサインについて知りたい方は公式サイトを参照ください🐰
法務に関わるお仕事をされている方はクラウドサインを運営する弁護士ドットコムからこんな書籍も出版されていますので参考にされてくださいね。
＊さいごに
クラウドサインで受託者へ契約書を送付する際、氏名とメアドが必須なのですが、アシスタントがそれらの情報を得る時、担当者を間に挟むと変換ミス、コピペミス等のミスが発生しがちでした😥
そこで、担当者の事務負担を減らしつつ正確な情報を得るため、Googleフォームを使って受託者自身に入力してもらう現在の業務フローに落ち着きました。何かの参考になりましたら幸いです🐰🥕