お香典返しの手配の進め方（備忘録）
今年祖母が亡くなった際に、お香典返しの取りまとめを行ったのですが、結構大変な工程だなと思ったので備忘録的に書いておきます。
宗教や地域によって色々と異なる可能性もあるので、あくまで一個人の経験として見て参考になる方がいれば嬉しいです。
目的
故人が亡くなってから７週間（四十九日間）は仏になるまでの期間とされ、四十九日を過ぎると親族がお香典を下さった方にお礼の気持ちを示すことを目的として3分の１から半額相当の物をお渡しするのが一般的のようです。私の祖母のお通夜、法要でもたくさんの方に来ていただいたのですが、コロナ禍の関連でお食事をお渡しできなかったりお葬式は近い親族のみに限ったりしたのでお礼を言えるお時間が限られていました。また、お通夜にかなりの額をお包み頂いた方にもお通夜ではきちんとしたお返しセットをお渡しする流れにできなかったこともあり、親族からお礼としてお香典返しをお渡しすることに決めました。
ポイント
お香典帳の情報漏れ(住所、名前、電話番号、お香典の額)をなくし、いかに意思決定者が全員が良いと思うお返しを選び、四十九日明けにきちんと手配できるかがポイントです。
スケジュール
今回、私が進めていく中で理想だと思ったスケジュールは以下です。四十九日後の忌明けすぐに品物が先方に届けられるように（大体７週間後）、お店が余裕を持って準備ができる５週目までに注文することを目標として考えました。
お返しの意思決定者が自分だけの場合は正味1,2日で終わらせることができる工程だと思いますが、意思決定者が複数で且つじっくりと考えたい人がいてもこのくらいの日程感で進めることが必要だよという目安と思ってください。
お通夜、お葬式当日：お通夜、法要に来ていただいた方にお香典帳を書いていただく。（葬儀社に依頼する場合、葬儀社で準備頂いているカードを活用。）氏名、住所、電話番号を必ず漏れなく書いていただくようお願いする。
代理で何人かお持ち頂くパターンでもできるだけ全員分の情報を書いていただくのが理想だが、厳しければ後ほどご連絡できるよう誰が代理だったかわかるようにしておく。
１週目：
葬儀の後可能であれば1日余裕を持って休み、ご芳名帳の整備に当てる。
・エクセルにご芳名帳を取りまとめ、実際に集めたお金も集計を行う。ご芳名帳に頂いた金額を書き込み、集計を終わらせる。この時必ずエクセルの合計金額と実際の金額が合っているかどうか確認する。
※一般のカウンターに親族が来るなどしてご芳名帳の分類が間違っている可能性があるので取りまとめた段階でわかる人にざっと見てもらい分類を確認する。
・ご芳名帳をまとめると住所、電話番号等漏れがある人が多くいることが想定される。誰がどの人のご芳名帳整備をするのかお香典返しの方針決めを方針決定に係る親族が集まっている時に決めてしまう。
２週目：引き続きご芳名帳の整備。追加でお悔やみに来る方がいれば随時追加。落ち着いたら金額ごとに集計する。
３週目：品物（ご挨拶状、のし紙等も含む）の提案、決定。今回の意思決定者は母と叔母たちの合計4人、全員LINEをよく見てくれたのでLINEの投票機能等使って選んでもらった。直接品物をお持ちしたい方については親族本人に品物を送る必要があるので、併せて要確認。3週目までにご芳名帳と品物の確認を終わらせる。
４週目：注文書の作成、注文依頼 ※今回注文したお店は注文後８営業日発送なので２週間余裕を持って依頼が必要だった。
（５週目から７週目はお店の発送準備）
ご芳名帳の整備
お通夜、法要に来ていただいた方をはじめお香典を下さった方にはご芳名帳（お香典帳ともいう）に氏名、住所、電話番号を書いていただきます。現在コロナの影響もあり、お返しの品を郵送でお送りするのが一般的なのでこの３つは必ず必要になるので、来ていただいた方にできるだけ埋めていただくお願いをしました。
葬儀社の方で住所カードをまとめたファイルを作ってくださるのですが、お通夜やお葬式の受付時に手分けして住所カードをエクセルにまとめていき、ご芳名帳及び金額の集計ができると理想的です。
ご芳名帳はお通夜やお葬式当日にどれだけ情報を揃えられたかが肝心で、その後漏れている住所や電話番号を整理するのに手間と時間がかかるものでした。どうしても住所、電話番号など抜け漏れが出るので最終的な整備は葬儀後２週間〜３週間程度で終えられると理想です。
葬儀後に漏れているものが多ければ手分けして誰がどの人の分の情報を集めるのか話し合っておくと良いと思います。
町内
町内の方の氏名、住所、電話番号、お香典の金額、その他カードに書いてある項目をリストにします。代理でお持ちいただいた分に関して、お通夜や法要の際に代理の方に電話番号、住所まで書いてもらうことが難しければ誰が代理だったかメモしておいて、その方に後ほどご連絡して聞いても良いか伺っておくと吉です。
それでも漏れた住所や電話番号は、今回祖母の近くに叔母が住んでいたので調べてもらいましたがかなりの手間と時間をかけていただきました。
親族
親族についても上記同様で、親族の中で良く親族関係の住所、連絡先を把握しているキーマンにご芳名帳で漏れている情報を埋めてもらうのが良いと思います。必ずしもその方がパソコンに強いわけではないので、サポートの仕方も併せて考えるのが良いです。
一般
一般は誰の繋がりで来てくださったのか受付時に必ず確認してください。後々その方のお礼の品をどう進めるかまとめやすくなります。
集計
金額ごとにどの金額のものをいくつ購入するか集計します。この時、親族の職場関連で何人かでまとめて1列で管理していることも多かったのですが、その場合菓子折りを別に用意するパターンもあったので別途集計しました。この時ピボットテーブルを使うととても便利でした！
ご芳名帳エクセルサンプル
実際に作ったご芳名帳のサンプル（もちろん個人情報は抜いています）を置いておくのでよろしければご活用ください。
忌明けの品タブにご芳名帳、忌明けの品集計タブに金額（サンプルとして入っていますが実際のものに記入し変えてください）と人数を書ける仕様になっています。
今回、Google Cloudでそれぞれが直接元ファイルに記入できる環境を整えることで取りまとめ不要にしようと試みたのですが、結局、パソコンでうまく編集ができない方もいて迷惑をかけました。現実的にはメールでエクセルを記入してもらい最終的にコピペで取りまとめるのが今回の適切な方法だったように思います。
そのためにも編集する人ごとにエクセルの表をソートできるよう工夫したフォーマットになっています。
お香典返しの方針決め
近しい親族とお香典返しの方針を決めます。
今回、既に会場で軽いお香典返しはお渡ししていたので、母、叔母たちと
①5000円以上のお香典に限りお返しする
②金額は半額くらい
③職場からまとめて頂いたものは菓子折りにする
④お通夜、法要でお食事とギフトセットのお返しをしている方にはお渡ししない
ことを決めました。
また、この時に品物は2500円相当は白いタオル、それ以上はカタログギフトに統一することもおおよそ話し合ったので後々の品物選びが楽になりました。
品物とご挨拶状の決定
お香典返し専用のギフトは楽天等に支店を出しているお香典返し専門店やデパートのオンラインショップ等で購入できるのでお返しの額ごとに品物を決めて行きました。この時に宗教、のし紙種類、表書き、ご挨拶状のデザインも決める必要があり、こちらを四十九日の忌明けすぐに出せるよう準備を進めて行きます。
私が今回利用したギフトジャパンというお香典返し専門店では発送までに８営業日必要だったので、希望配達日（今回、忌明けの翌日にしました）大体２週間前、できれば３週間前くらいまでに注文しておくのが良いと思います。
大体品物の候補を選んだのち、意思決定者の母と叔母２人に価格ごとの品物、のし紙種類、表書き、ご挨拶状のデザインをLINEで相談して行きました。
候補が複数ある場合は投票機能を使うのも良いと思います。
私が良いと思った品物でも叔母から見てご挨拶状のデザインが気に入らず断念したオンラインショップもあったので、意思決定に関連する親族がいる場合はご挨拶状、品物をセットで提案するのが効率的です。
実際に注文したものを楽天roomにまとめたので、よろしければ見てください。
https://room.rakuten.co.jp/room_6ae21b3a59/1800003971409387#!
届け先の確認
お届け先の中には親族の職場など直接親族から品物をお持ちしたい方もいました。品物が決まったら、どの届け先は直接お持ちしたいのかなどエクセルで確認欄を作り確認してもらいます。直接お持ちしたいお届け先は注文書の住所を持っていく人のものに書き換える必要があります。
注文
注文を行います。私が注文をしたショップジャパンは楽天で注文を行い、その後別途エクセルフォームに入力しました。ご芳名帳からコピー＆ペーストすれば良いのであまり時間はかかりませんでした。
終わりに
バタバタとしましたが、結局祖母に弔意を表してくださった方に良いものがお渡しできるよう特に品物選びには拘って進められたのは良かったと思います。振り返ってみると叔母のLINEの返事が早かったり協力的だったからうまく行ったことが多かったように思いました。
クラウドを使おうと思って失敗したり、住所や電話番号に想像以上の抜けがあり叔母の手をかけたりと親族みんなで苦労しましたが、私の家族の経験がどなたかの役に立てれば幸いです。