勤怠システムを効率的に導入するための３つのマイルストーン
こんにちは。前回のnoteから随分と間が空いてしまいました。今年は人事労務に関するTipsを随時公開していきたいと思います。
今回は、勤怠システムの導入や入れ替えを検討しているけれど何から手をつければよいか迷っているという方に向けて、勤怠システムを具体的に検討する「前」にやっておくと良いことをご紹介します。
勤怠システムを効率的に導入するためのマイルストーンとは？
勤怠システムの導入を検討する際には、まずは以下の３つの準備をしておくことをおすすめします。
３つのマイルストーン
- 業務フローの可視化
- 社内規程の確認
- 勤怠システム導入で達成すべきこととその優先順位を決める
以下、詳細を順に記載します。
マイルストーン１：業務フローの可視化
一番重要なマイルストーンは、「業務フローの可視化」です。
まずは、いま現在行っている業務を洗い出します。つぎに、洗い出した業務を下敷きに勤怠システムを導入した後にどのようなフローで業務を行うかを検討し、業務フローを作成します。
あらかじめ業務フローを作成することで、勤怠システムに必要な機能や、導入時の設定事項が明確になり、システムの検討や導入がスムーズに進みます。
業務フローは、一般的によく作成されるフローチャート（フロー図）ではなく、表形式で作成することをお勧めします。項目を追加しやすく、担当者や実施時期等の付帯情報を含めて一覧にできるメリットがあります。
一般的な業務フローを記載したテンプレートを用意しましたので、一から作成するには時間がないという方はこちらを加工してお使いください。
（テンプレートは随時更新予定です）
ポイント
- 業務フローの改善はシステム導入前に終わらせる
システムの導入を決めた後に業務フローの改善を行うことは時間的な制約があり難しくなります。導入前のタイミングで効率的な業務フローを整え、システムの機能を最大限活用できるようにします。
- 業務フローが回せるシステムかどうかを選定時に見極める
システムの導入が決定した後で機能上の問題で業務フローを変更せざるを得なかったという事例は残念ながらよくあります。
業務フローを明確にしておくと、業務フローを再現できるかという視点でシステムを選定することができ、ミスマッチを防ぐことができます。また、業務フローの変更が必要な場合でも、導入前や選定中にあらかじめ想定できていれば慌てずに最適なフローを検討することができます。
マイルストーン２：社内規程の確認
二つ目のマイルストーンは「社内規程の確認」です。
導入するシステムに十分な機能が備わっているかどうかをチェックするために、自社のルールを詳細まで確認しておく必要があります。「就業規則」や「労使協定」（場合によっては「給与規程」も）を確認します。
特に確認しておくべき項目とその内容は、以下の通りです。
勤務時間
休日
休暇
時間外労働（36協定）
欠勤
休業
懲戒 ※遅刻等の勤怠事由に対する罰則がある場合
これらの項目は主に「就業規則」に定めがありますが、フレックスタイム制などの変形労働時間制を採用している場合は、変形労働に関する詳しい就業ルールは「労使協定」に記載されていることも多いです。
また、規定に記載されていない運用上のルールがある場合もあわせて確認しておきます。
例）
・有給休暇を取得する場合は、取得の「3日前」までに上司に届出を行う
・休日出勤を行う場合は、代休よりも振替休日を優先的に利用する
ポイント
- 導入を検討するシステムに必要な機能があるかを確認する
システム導入後に機能が不足していたことが発覚したというようなことがないよう、規程や運用上のルールは詳細まで確認し、導入するシステムで運用が可能かどうかを選定の段階でもれなく確認できるようにします。
- システムの活用を見据えて規程の変更を検討する
変更した方が業務がスムーズに進むのであれば、導入前に規程や運用ルールを変更することで、システムをより活用できるようになります。（※当然ながら規程変更の際には法を遵守する必要があります）
マイルストーン３：勤怠システム導入で達成することとその優先順位を決める
最後は、勤怠システムを導入した後に「何が実現できているべきか」をリストアップして、優先順位をつけます。
マイルストーン１で作成した業務フローを参考に具体的にリストアップし、優先順位をつけます。
例）
優先順位１：従業員が給与明細をWEB上で閲覧できること
優先順位２：従業員画面のUIがわかりやすいこと（従業員からの問い合わせを最小限に抑えられること）
優先順位３：システムの維持費用が現在のシステムより低くなること
優先順位４：時間外時間に関するアラートがシステムから自動で従業員に通知されること
ポイント
- 「費用をかけても良い条件」を判断できるようにする
複数の勤怠システムを比較する場合、最終的には「機能が多いが価格が高い」「機能が少ないが価格が低い」いずれかを比べる結果となることが多いです。価格面に優先して必要となる条件をあかじめ決めておくことで、比較検討の際の決定にかかる時間を短縮できます。
以上、勤怠システムを具体的に検討する「前」にやっておくべきマイルストーンをご紹介しました。事前準備を行うことで自社の運用にマッチするシステムを導入できるようになりますので、ぜひお試しください！