みんな困ってる？！部署のリアルな声を聞いてみた！
皆さんお疲れ様です～Miyuです！
第3回目の投稿です😊
私は某小売業の支社で人事総務部で勤務をしています！主に給与や勤怠をメインで担当しています。
最近になってデジタルを勉強し始めた女子です💛
前回は自分が勉強したことで作りたいものを記事にしましたが、今回は自分が一緒に働いているメンバーがどういったことに困っているのかを聞いてどの仕事をより優先して効率化・変化させていかないといけないのか考えてみました！
前回の私が作りたいものを記事にしたのはこちらになります。
自身の業務の課題
主な私の担当業務は、図の通りです。
上記の業務のなかで「紙申請が多いのでデジタル化したい」と以前より考えてました。上記「従業員データ変更・登録」と「年次有給取得の確認」以外の業務はすべて紙でやり取りをしており、毎日デスクが紙で溢れていて確認漏れ等発生する可能性があるからです。ただそれは私が私だけの業務のなかで思ったことであって、同じ部署で一緒に仕事しているメンバーの業務で問題になっているのか、困っているのか把握していませんでした。
私が所属している人事総務部ではそれぞれ専門によって業務が異なってきます。私が担当しているのは勤怠、他は採用、制度、健康経営の4チームで構成されています。
部署のメンバーはみんな人事のスペシャリストでなんでも知っていることが多いのでコミュニケーションは取っていますが、業務の内容・課題・改善案等真面目な話をしたことがないので今回2名の先輩に話を聞いてみました。
Ｆさん（同じ勤怠チーム リーダー）とＩさん（制度チーム 私の業務対策書の収集は以前Ｉさんの担当でした）
みんな同じことを思っていた？！
残念なことに繁忙期だったため、数分しか話せませんでしたが、先輩方と業務について真剣に話せたのは良かったです。これまではプライベートや楽しい話が中心でしたが、新しい一面を知ることができました。このあと出てきた課題をまとめていこうと思います。
変えていきたいことベスト３
2人の話をそれぞれ聞いて共通して課題意識があるものから改善することの必要性大として順位をつけてみました。
※会社のシステムにて可能・不可能はまた別にしています。
①紙ベースでの作業が多い
やはり「紙」という部分には3人同じ課題意識をしていました。
Ｆさん（同じ勤怠チーム リーダー）：「やっぱりMiyuさんの隣の席だからよくわかるけど紙での提出書類が多いよね。それも1枚1枚不備がないか確認して、不備があったら差し戻しして…でも何十店舗分もあって1人での作業は追いつかないよね…」
Ｉさん（制度チーム）：「勤怠の業務ではないけど、制度チームでも退職願や保険申請とかの書類がたくさんきて休み明けにはメールボックス（宛先個人別に書類を収集するボックス）がパンパンでどこからみたらわからんくなる」「今Miyuさんがやっている対策書は以前デジタル化にすると話が5年前くらいにあったけどその後なくなっちゃったんだよね」
Ｉさんは特に同じ業務を担当していた＆今の担当業務の中でも紙ベースでの作業が多く困っているという返答でした。
ただその一方で2人とも「申請書には上司の押印が「ちゃんと上司も確認していますよ～」という証拠にもなるから紙ベースでの作業を全てデジタル化にすることは難しいと思う」ともおっしゃってました。
②報告させる業務の統合作業・リマインドが多い
私の支社では約60店舗の管理を行っていますが、その中で書類の回収や報告を全店発信で期日までに報告をしてくださいという依頼メールを流すことが多々あります。
Ｉさん（制度チーム）：「全店発信で多くの店舗からデータ報告されるけど、まずこれを全て1つにする作業が毎回発生する。その後に○○店報告
済、△△店未報告を確認して未報告店舗に出すまで催促メールを送付するのも手間。例年同じこと繰り返しているから余計に思っちゃう…」
私も全店舗、対象店舗に発信をして報告をもらうまで催促メールを送ることがありますが、確かに全店舗報告完了するまで繰り返し行う作業は同じ催促メールを流しているだけなので時間余分に取られているのではないかと思いました。これは自分では気付かなかった点なので自動配信メールなど使えたらいいなと思いました。
③誰でも使えるシステムが欲しい
主に勤怠チームでは従業員個人の残業時間や、勤怠修正などデータで抽出して全店舗・対象部署へアラートメール（残業やばいよ～や欠勤になってるよ～修正してね～など）を送っていますが、これはその従業員が所属している店舗（主に総務）では確認できる内容となります。ただＦさん曰く、
Ｆさん（同じ勤怠チーム リーダー）：「店舗にはパソコンに慣れていない年齢層の従業員がまだたくさんいてデータ確認ができない。ましてやもしかしたらデータ抽出方法も分からない人がいるかもしれない。AIのシステムとか（去年より導入され始めたAIが勤務計画を立ててくれるシステムですが、現場よりあまり使えないというお声をたくさん受けています）ハイスペックなものではなくて、今現状自分たちが使える・扱える範囲内で誰でも使えるようなシステムが1番ほしいよね」とのお話でした。
私も電話対応で「こういうデータが欲しいけどどこから出すの」「このデータはどうやって見ればいいの」というお問い合わせを多くではないですが、受けたりします。こういったデータの抽出方法や簡単に見たい部分だけ確認できるシステムの勉強会などを実施すれば店舗も私たち人事総務部も楽になるだろうなと思いました。
他の視点から見えたこと
私はずっと「紙申請をなくしたい、なくしたら絶対部署のメンバーも助かるはず」だと思ってデジタルの勉強をはじめました。しかし、今回2人の話を聞いて同じ課題認識を持っている反面、必要な部分（紙申請だと押印作業）が抜けてしまうという懸念点を持たれていました。この部分に対しては2人に比べて私は重要視していなかったので実装する前に相談することができてよかったと思います。同じ仕事はしていないけれど部署のメンバーとして意見交換ができ、違う視点での課題に気づくことができました。
また今後部署内業務効率化のためにシステムを制作したときに、自分が作ったものと部署のメンバーが望んでいたものとすれ違いがないように、時々こういった真剣に現在の業務について話す時間も大切だと思いました。
3つの課題については自分が対応できる範囲なのか分かりませんが、Ｆさんがおっしゃっていた「まずは身近な課題から」ということを意識しながらコツコツとデジタルの勉強をしていけたらいいなと思いました。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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