美芳会のOffice365の利用推進

こんにちは。社会福祉法人美芳会の人事のひとです
今回は福祉施設のICT取り組みの事例として、美芳会で取り入れているMicrosoft365のTeamsの利用例について書ていきます。
昨年２０２３年にテレワーク推進セミナーでお話した内容を中心にNoteにまとめました。

美芳会のOffice365の利用図

よくよく公開している内容ですが、美芳会ではTeamsを中心に仕組みを構成しております。老人ホーム・介護施設なのでひとりに１台パソコンがある環境ではないので、部署アドレスのライセンスと個人アドレスのライセンスとを混在していますが、どこでも必要なポータルにアクセスできる環境を整えています。

主な使用例

使用パターン①　webアンケートからデータ化＋通知

【Forms】＋【Excel】＋【PowerAutomate】＋【Teams】の利用ケースです
※最近になって【List】からフォームを作成できるようになったので、そちらに移行中です

メリットとしては、webフォームのため、紙が残らないことやスマホやタブレットでQRコード読み込みでどこでも回答ができることです。
使用可能な範囲が広く、検温や日報など日々の入力をはじめとし、会議や研修報告、満足度調査など多数の質問項目に対応でき、アドレスを変えることなく経年で利用しやすいため活躍度が高い仕組みといえます

使用パターン②　動画のアーカイブ化・プレイリスト化

【Stream】＋【SharePoint】＋【Teams】の利用ケースです
※【List（SharePoint）】はプレイリストとして利用しています。

使用可能なケースとしては、マニュアルや研修動画を作成してプレイリストにまとめて、案内しています。必要に応じてパターン①のFormsをつかって、視聴報告に案内したり、Teamsで広報するなど工夫をしております。
動画はPowerPointから音入りの動画の作成やCapCut等の動画編集アプリを利用して職員が苦戦しながら作成しています。

使用パターン③　Teams会議とOneNoteの議事録とアーカイブス化

【OneNote】＋【SharePoint】＋【Teams】の利用ケースです

使用可能なケースとしては、マニュアルや研修の資料や会議次第・議事録の利用をおこなっております。一部の部署では、日々の申し送りをOneNoteで実施しています。

申し送りは以前は紙のノートで誰かが見ているとほかの人が見れないといったようなことがありましたが、デジタルノートだと複数のデバイスから同時に見ることができるので、視聴待ちの課題が解消されました

具体的な効果

具体的な効果と職員からの感想です。法人職員の平均年齢は４２歳と決して若い団体とは言えませんが、職員同士が助け合って教えあうことで理解を深めています。