業務改善案を3つ具現化するために
こんにちは。小売業で品質管理担当して４か月になります。デジタルを学び始めて約２か月になろうとしています。いままでのツールを学ぶことではなく、そろそろ業務を改善していくことに行動を変化させていきたい。
1.停電時に棚卸しをするアプリ
なぜ作ろうとしているのか
①上司との会話にて
震災でグループ内の会社応援を応援隊長として２回参加した話（東北3.11と熊本4.14）
普段経験できない非日常とその中での被災した人々の感謝の言葉や気遣いに感動した話を熱く語ってくれた。現場経験を基に上司は、店舗での安全管理への見直しを報告・指示。
現場に行かないとわからない・緊急時に必要なことについては、業務の中でないか模索。
②10日前にある店舗で停電が発生
早朝からの停電で約１２時間の電気ストップ、冷蔵・冷凍ケースはすべて機能不全で応援要請あり。管理温度を逸脱すると当然、品質劣化します。お客さまに安全安心を提供しなくてはいけません。したがって要冷蔵・冷凍品は、すべて廃棄処理をします。
この作業が非常に大変で、翌日営業するためには売場の商品を捨てて、新しい商品を入れます。捨てるんですが、保険金をもらうためには、根拠が必要です。
ノートに、必要事項（JANコード・品名・数量）を記載して段ボールにいれて廃棄商品を外に出します。
※電気は使用できないため、会社のモバイルは一切使用できない。
※電気コード断線が原因だったが業者曰く、この事例は数件発生している。
どういう内容にしたいのか
情報を携帯アプリで読み取り、全員の集計したデータを部門別にトータル金額を集計するアプリの作成
①必要な情報（JANコード・品名）を画像で読み取り・数量を入力（Forms）
②Googleスプレッドシートで集計
③JANコードを数字に変換する（ChatGPT・GAS）
④画像から品名を文字おこしする
⑤会社の売価管理からCVSでデータを抽出
⑥別シートでJANコードとCVSで、品名の確定・売価と数量で単品ごとの金額を集計。
⑦部門別の廃棄金額を集計し完了
何が改善されるのか（真っ暗の中、懐中電灯にて対応）
手作業による間違いを防止（暗闇での作業）
廃棄金額の集計時間が削減できる（後日、集計する2度手間）
携帯であれば、車で充電できる（電源の確保）
店舗に残された残処理のストレス解消（最後は店で事後処理）
2.作業手順をチェックするアプリ
なぜ作ろうとしているのか
①現在のポジションになり、品質管理事故をゼロにしたい
年間で事故が一番多いデリカ（惣菜）の対策をしたいと考えていました。デリカ教育担当スタッフの3名と話した時に、事故に対する思いは皆同じベクトルでした。特に、人に関すること・原材料に関すること・作業の手順に関することに意見が挙がりました。人に関する事は、リモート研修・原材料に関しては、類似する形状や商品名への画像等で注意喚起を考えて取り組みをしています。
②作業手順に関する問題について
多くの工程の中でどこのポイントが注意点なのかアバウトなことが多く、巡回時にはチェックするようにしていました。しかし、一人では情報が少なく傾向がつかみにくい。
前回のQiita記事になります。まだまだ修正点はあります。
どういう内容にしたいのか
①必要な情報（日付・店舗名・担当者）を入力
②必要な情報（値付け作業の工程ごとのチェック項目・画像・メモ）を入力
③GoogleFormsで実装に変更
④Googleスプレッドシートで集計
⑤全員で共有できるリストに転記
⑥週別のチェック進捗を管理できるファイルフォルダへ保管
何が改善されるのか
作業工程における指摘箇所が明確になる （ポイントで指導できる）
データの蓄積ができる（各担当からの報告で4名での巡回記録が保管）
課題データ作成の時間削減（会議で報告項目が増え、情報の共有がしやすくなる）
3.画像を集計しコメント作成アプリ
なぜ作ろうとしているのか
①私には今、部下がいません
スタッフの仲間はいますが、担当ごとに内容が違い各々スペシャルリストという位置づけで1名づつ配置されています。店舗配属から売場チーフ・副店長を経験しましたが、どこのポジションでも必ず指示できる部下がいました。
②担当店舗数は、来期から50店舗→60店舗に増加します
月間約20日間、働きます。巡回・月度会議・週間会議・心装ミーティング・改装応援・花見応援・監査不備巡回と品質管理だけしているワケではありません。
・月5回の会議・5回分の資料作成・心装・応援は、来月は4回
・監査不備巡回・巡回報告書は、巡回時マスト
洗いだすと、会議と資料作成で10日費やし、応援で4日なので実質5日だけの巡回になります。
③ChatGPTに相談しました
どういう内容にしたいのか
①巡回時、携帯で指摘箇所の画像を読み取り
②GoogleFormsで画像の落とし込み
③Googleスプレッドシートで集計
④PowerAutomateでつなげる
⑤ChatGPTを連動させて、何を指摘しているかコメントにする
何が改善されるのか
事務作業の削減（指摘画像とコメントの自動作成）
巡回頻度を向上させる（現場を見る機会が増える）
考える作業を増やすことができる（予防への対策）
まとめ
今回、3つの業務改善の計画を作成したが、優先順位としてはやはり店舗で起きている負の解消をしたい。緊急事態に使えるようなものを一つ作りたい。今後、起こるであろう停電に備えて事業部として保管しておかなければいけない備品。その一つとして使われるように制作していく。