データのお祭り「updataNOW 20」の裏側―わたしたちのイベントを支えるイベントテック編

こんにちは。インナーブランディング担当のミヤモリです。今回はupdataNOW 20の成功を支えてくれた様々なイベントテックについてお届けします。

今年はオンラインイベントに関連するテクノロジーやサービスが大きく前進した年になりました。もちろん、オフライン/オンライン関係なく、イベントの成功にはテクノロジーの力は欠かせないものです。今回は集客からアーカイブ配信までの中で、updataNOWを影で支えてくれたテクノロジーの数々をまとめてみました。

集客進捗・リード管理ダッシュボード「MotionBoard」

もう3年程前になりますが、ウイングアーク１ｓｔに入社して一番驚いたのが、年間400を超えるイベントの多さとその集客リード管理の仕組みでした。マーケティング施策のほとんどは自社製品である「MotionBoard」を使ってグラフィカルに可視化されているので、各キャンペーンの状況が一目でわかることが当たり前の状態で、その便利さにいつも助けられています。例えば、昨対比で集客が伸びていない場合、施策の変更や予算のシフトなど、タイムリーに手を打つ必要がありますよね。MotionBoardだとその瞬間の状況を、瞬時に把握できるので、次のアクションの意思決定までがとにかく速いです。

▲イベントリード管理のMotionBoardの画面イメージ

「Slack」との連携でモチベーションアップ

また、集客目標値が大きければ大きいほど、集客に関わる人数も多くなります。updataNOW では、MotionBoardとビジネスチャットツール「Slack」を連携して、毎朝Slackに集客目標の進捗グラフが自動で届く設定をしていました。これならMotionBoardをわざわざ見に行かなくても、目標値に対しての進捗状況と、昨年と比較してどういう状況にあるのかが一目でわかります。もちろん数だけではなく、誰が登録しているかがわかるので、営業やマーケティングなどそれぞれの立場でデータを見て、次のアクションへ自走できる仕組みを実現しています。

▲毎朝Slackに自動で届く進捗状況（左）。大きなゴールを超えると「ありがとう」がマーケティング本部の担当役員である久我さんから投稿されるのですが、こちらも欠かせない大事なアクション！（右・こちらは久我の手動配信 笑）

配信プラットフォームには「EventHub」

次はオンラインイベントの「会場」となる配信プラットフォーム。オンラインに場所を移したupdataNOW20では、セッション配信や展示はもちろんのこと、オンラインでも来場者とインタラクティブなコミュニケーションができる機能を求めて「EventHub」を採用しました。EventHubを動画配信のプラットフォーム「Vimeo」と連携させ、セッション動画の配信を行いました。

オンライン配信にはバックアップ体制の準備も大事

事前に色々な想定はしているものの、それでもイベント中にトラブルはつきものです。リアルイベントであれば、直接お客様に呼びかけることもできますが、オンライン配信だと、問題が起きても、主催者側の問題なのか、参加者側の問題なのかがわからなかったり、連絡をしても伝わっているのかどうかがわからなかったり…ですが、問題発生時の対応はお客様の満足度に直結するものなので、私たちもかなり慎重に準備を行いました。

＜準備していたバックアップ体制＞
●スタジオのネットワークトラブル対応として：モバイル回線を追加
●動画配信「Vimeo」環境のトラブル対応として：「YouTube」でも配信できるよう準備
●トラブル切り分けの監視体制：各所（スタジオ、オペ卓、配信卓、ネットワーク回線、Vimeo、EventHub）で専任スタッフが監視
●参加者のみなさんとのコミュニケーション担当であるスタッフも常時待機
など

▲配信やネットワークの確認エリア（左）はスタジオとオペ卓（右）のすぐそばに配置

個人的には、オンライン配信プラットフォームがこの一年で最も進化したイベントテックだと思っています。updataNOWに限らずですが、「ご参加いただくからには最高のイベント体験を！」という想いでイベントをつくっている私たちにとっては欠かせない存在で、引き続きテクノロジーのアップデートに期待を寄せています！

2021年2月末まで無料公開中！

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