【イベント運営の経験談】300人規模くらいのイベント運営に必要なこと
某大学の学生団体さんと連携し、アイデアコンテストのイベント運営を担当したときのことです。イベント運営をやったことなどなく、色々な人の力を借りて何とか無事成功に終わりました。
マジでイベント運営は泥臭い。でもやりがいはすごくあります。
「イベント企画とはこういうものなのか」と学びになる機会だったので重要だと感じたポイントを残しておきたいと思います。
イベント概要
・規模は300人程度
・場所は都内
・学生さんが企業を巻き込んで行うアイデアコンペ的なイベント
・自分は運営企業として学生と企業側の橋渡しポジション的な役割
でした。
ちなみにこれまで筆者はライブのスタッフとかでオタクを受け止めるとかしかやったことなかったです。イベント運営はズブの素人でした！
今回は初めて運営を担当したのですが、本当に物事を知らなすぎて、勉強にしかなりませんでした。ということで僕のような被害者を1人でも減らすために、「イベント運営になったらどんなポイントに気をつけて進行しなければいけないのか！？」についてまとめてみました。
①事前準備：イベント運営マニュアルの作成
会場がひとまず決まり、さてそろそろ実施に向けて準備していこうと思った矢先、まず苦労したのがこれです。
運営マニュアルは当日関わるスタッフにとってのバイブルであり、
運営監督者がたとえ当日死んだとしてもイベントが回る事を目的に作成するものです。
つまり、当日初めましてで入ったスタッフでも5W1Hが把握できるように分かりやすく、いつ、どこで、何をすれば良いのか？を書いておかなければなりません。
マニュアルの作成をするためには、あらゆる細かい情報を作成者が把握する必要があるため、項目を一個一個確認して行かなければなりません。
今回の場合、学生イベントのため運営マニュアルは学生さんがおおよそ作ってくれていました。正直自分も作ったことが無いのでこんなもんかと思い、正解がさっぱり分からず・・・。
ところが会社のイベント慣れしてる先輩に「全くなっていない！」と怒られ、作り直して自分が学生だったとしても何とか実施できる最低レベルまで引き上げなければなりませんでした。他人に無責任に任せきりにしてしまうとこういうことになるのですね。
運営マニュアルの手本をもらって参考に作ってみたのですが、マストで入れるべき情報がそもそも多く、必要な情報を取り揃えるだけでかなり時間がかかってしまいました。朝方4時まで徹夜した…笑
内容は以下の通りです。
・イベント概要（日時、場所、担当、集客人数、実施内容など）
・全体のプログラム
・タイムテーブル（スタッフ毎の各時間帯の動き方を記載）
・審査員ゲストの対応について
・プレス（報道関係者）対応について
・会場の平面図(楽屋、喫煙所、写真スポットなど明記)
・緊急時の対応(もし震度6弱の地震が起きた際の対処等)
などがありました。
打ち合わせでフルボッコの巻
何とか運営マニュアル骨子を作成しいざクライアント・代理店との打ち合わせに臨んだところ、「あれが足りない」「これが足りない」が続出しました。
この時は流石に冷や汗をいっぱいかきました（笑）
なんとか打ち合わせをに乗り切ったのですが 、結果としてマニュアルの修正や追加しなければならないタスクが山程出てきました。
それほどまでに事前準備がいかに重要だということが思い知らされました。
続きは、ブログのほうにも書いておりますのでよろしければご覧ください。
みやこしブログ｜【イベント運営】学生団体アイデアコンテストイベント（300人規模）の運営に必要なこと