書類のフォーマット問題

　会社の立ち上げ当時、色々な書類のフォーマット作成からスタートしました。そもそも、紙出力なのかPDFをメールで送信なのかとか、用紙サイズはどうしたらいいのかとか、そのあたりから始まりました。
業界全体なのか取引関連会社だけなのかはわかりませんが、驚いたことに受発注にまだFAXを使用しているということもあり、感覚を合わせる感じで、とりあえず紙出力の形に。8年目、いまだに紙出力しています。
　例えば納品書について、私は経費削減の観点からA5サイズを提案しましたが、社長曰く、『見えづらい』(相手が？自分が？)とのことで、A4サイズで作成することに決まりました。しかも横向きで。
サイズが大きいと明細の行数が少ししか取れず、品目が多いとその分用紙も2枚目3枚目とどんどん増えていきます。納品書一枚に対して受領書を発行している為、受領書も納品書と同じ分量の用紙を出力します。そして、ご返却頂いた保管する受領書で引き出しがいっぱいになってしまうのです。
　作成した納品書の控えは、まとめてPDF保管しているので問題ないですが、受領書の保管がそろそろ限界だなーと思い、社長に用紙サイズ変更の提案をし、A4用紙一枚で納品書・受領書を出力するフォーマットに変更できました。これで少し経費削減です。費用としては大したことはないですが、考え方が重要です。昨今の法改正で、受領書は印を頂いたものをPDF保管すれば紙は破棄できますし、もっと言えば、紙出力なしでタブレット端末で受領印を頂くぐらいスマートになって欲しいものです。