タスク整理

長房美里＠セミナーコンテンツ作りからスライド制作まで

先日、半月分のスケジュールを時間ごとに書き込める手帳リフィルを購入しました。

これまでのタスク管理のやり方と悩み

元々、私はTrelloと自分用の日報でタスクを管理していた。

ただ1on1・交流会とかの営業活動をやりつつ、納期を意識して制作を進める必要があるので、カレンダーも使いたい。

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でも、手帳に書き込んだ月次スケジュール・週次スケジュールは「交流会」や「1on1」「商談」などの予定だけなら良いけど、制作スケジュールやタスク管理まではできない。

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というか、タスクはどんどんズレるので紙だと都度書き直すのは無理！

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でも（２回目）、Googleドライブだと一覧性がない。諦めるしかないか…

すすむさんのリフィルを導入してみて

月次＋週次（時間メモリ）の機能が一緒になっているのが便利！

スライド制作やコラムの制作は2〜3週間かかることが多い。

なので、1週間だけだと全体を把握できなくて
週末に「来週の月曜にzoom3件あるのに、準備してなかった！」と気づいて慌てる…みたいなことも。。

全体とはいかないまでも、2週間をバッと俯瞰できるのはとても助かる。

紙＋デジタルツールとの同期

とはいえ、紙に書いたスケジュールと、日々のスケジュールはどんどんズレていく。

タスクの一覧をTrelloに書いたり、1日の終わりに日報に「明日のタスク」を書いたりするので、半月スケジュールだけ見て「これを見ればOK」という感じにはならない。

なので優先順位を決めている。

日報に書いたタスク＞Trello＞半月スケジュール

私が使っている日報のフォーマットは、以前お世話になっていたマーケター講座のサポートを受けていた時のものを簡素化したもの。

メールで書くのが面倒なので、Googleフォームに入力する方式にしている。
（講座に通っていたときはメールで送っていて、書かなくなること多かった）

「何も対策しないと、絶対やらなくなる」と分かっているので、Googleフォームのリンクをスマホのリマインダーに設定し、忘れるのを防いでいる。

保育園のお迎えの少し前にササっと書いて、その日の業務を終了させるのが理想なので、リマインダーも保育園お迎えの30分前設定。

※実際には「今日やり残したこと」という項目に書く内容を減らしたいので、ズルズル夜中まで作業して、次の日に日報を書くことが多い…

話が逸れたが、「前日のやり残しタスク」「週次目標を達成させるタスク」「期日が迫っているタスク」を日報の「明日のTo Do」欄に書くことが多いので、日報のタスクが最優先となる。

でも、日報って出したら満足しちゃって次の日のタスク見ないんだよね…

ということで、今は前日の日報に書いた「明日のTo Do」をTrelloにコピペしている。

ちなみに家で仕事しているので、「洗濯したい」「ご飯のスイッチ入れたい」「洗濯物取り込みたい」「作業しているところの横が汚いから片付けたい」という突発タスクも出てくる。

（朝とか夜とか、仕事時間じゃないときにやれば良いのは分かってる）

（でも急に「やりたい！」って思って、やりたくなっちゃう）

だから、Trelloに書くときは「（10）テレビの横の片付け」など、スキマ時間でできそうな家事も所要時間と一緒に書いている。

そうすると「座りっぱなしだし、ちょっと休憩がてら片付けよう」と動きやすいし、ちょっとした家事も片付くので「時間をうまく使えた」感で満たされる！！

結局どうやってるかというと

①日報をチェック
②日報の「明日のTo Do」に書いた優先タスクをTrelloにコピペ
③突発タスクもTrelloに入力（所要時間も！）
④半月スケジュールを書き直す

ちなみに「④半月スケジュールを書き直す」は、使ってみたら結構な頻度でタスクを書き直すことになると分かって（タスクがどんどん後ろ倒しになってるから…）、「〇〇様案件制作スケジュール」とだけざっくり書くようにしている。

毎月やってると

「この案件は全部で◯時間くらいかな」

「交流会の前日は、同じテーブルの人の1on1シート見ないといけない。全員知らない人だから40分くらい予習の時間とっておこう」

「壁打ち相談会の前の日は、相談したいことをまとめておきたいから、1時間準備の時間をとっておこう」

とわかる！

というか、所要時間を確保するために、半月のスケジュールを見つつ、時間メモリに書き込めるのが1番気に入ってるポイントかも。（このままじゃ作業時間が4時間足りない！とか、早めに気づける）

ちなみに今週は、新規案件の所要時間を見誤ったり、父母会のチラシ作りなどの自分でコントロールできない突発タスクが生じて睡眠時間を削っています…

日々の振り返りをおろそかにせず、作業時間をあらかじめ確保した上で1on1や交流会の予定を入れられるようにしていきたい！！！！！

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