アウトプットはシンプルが命

■アウトプットはシンプルであることが大切
　仕事におけるアウトプットというのは、報告資料、プレゼン資料、議事録が含まれます。アウトプットは、何かを伝えるために副次的に作られるものです。つまり、目的ではなく、あくまでも手段だということです。そのため、アウトプットを作成するときには、シンプルに徹して、生産性を高めることが求めれます。また、シンプルなアウトプットというのは、伝えたいことが凝縮されているので、相手に伝わりやすくなります。今回は、アウトプットをシンプルに作成するためのポイントについてご説明します。
 
■シンプルに作るための5つのポイント
①目的を強く意識する
　アウトプットをシンプルに作成するためには、目的を強く意識することが重要です。仕事でアウトプットを作成するときには目的にとって必要なモノだけを作成するという姿勢が大切です。目的に沿わない、アウトプットを作成すると、無意味な情報を相手に伝えてしまうことになりますし、作成にかかる時間も余計に費やししてしまうことになるからです。ですから、資料を作成するときには、目的を強く意識して、目的にそったアウトプットだけを作成することを意識するようにしましょう。
 
②1枚にまとめる力
　シンプルなアウトプットを作成するために重要なポイントとして、1枚にまとめる力があげられます。人間は1枚にまとまっていることで、全体感を把握することができます。また、1枚にまとめることで、伝えたいことに絞り込むことが出来るので、たくさん資料を作るよりも相手に伝わりやすくもなります。また、エグゼクティブサマリのように、伝えたい情報を1枚にまとめることで、矛盾が無く、ロジックが通った資料にしやすいです。
 
③マジックナンバー
　人間が一度に理解できる数には限りがあると言われています。そして、人間が一度に理解できる上限の数は７だと言われており、7はマジックナンバーだともいわれいます。箇条書き等で、情報を列挙するときには、7以上に多くしないようにすることがシンプルに相手に伝えるためにも大切です。更に、偶数よりも、３、５、７のような奇数の方が、おさまりが良く、理解がしやすいとされているので、箇条書きなどは、３、５、７でまとめるようにすると良いでしょう。
 
④アウトプットもメタボ厳禁
　メタボリックシンドロームは、飲みすぎたり、食べすぎたりすることで引き起こされる生活習慣病です。仕事におけるアウトプットもメタボになってしまうことがあります。メタボ資料とは、資料にあれやこれやと盛り込んでしまい、膨大なボリュームになってしまうことです。メタボなアウトプットというのは、大抵論点がブレており、目的を達成できずに終わってしまいます。アウトプットをメタボにしないためには、目的が何を徹底的に考えて、必要な情報だけに絞り込むという姿勢が求められます。
 
⑤アウトプットはワンパターンで良い
　アウトプットを作成するときには、フォーマットや型にはめて作っていくことがお勧めです。このように書くとワンパターンじゃないかと思われるかもしれません。しかし、ワンパターンで良いのです。シンプルに目的を達成するアウトプットを作成していけば、当然パターン化されいくものです。シンプルに、効率的にアウトプットを作成するために、どんどん、あなたのパターンを作っていきましょう。
 
　以上のように、アウトプットを効率的に作成するためには、シンプルに徹することが重要です。シンプルにアウトプットを作成するためには、「①目的を強く意識する」、「②1枚にまとめる力」、「③マジックナンバー」、「④メタボ排除」、「⑤ワンパターンで作る」の5つのポイントを押さえるようにしましょう。
 
（第91回 2023/1/17）