整業務効率化のために見直したい「フォルダ管理」と「フォルダ整理」

こんにちは、ミントゴレです。
毎日業務を行うにあたって、色々なプロジェクトのファイルがディスクトップ画面いっぱいにあり、探すのが大変なんてことはありませんか。
業務を効率的に進めるにあたりフォルダの整理が重要なポイントになります。
今回は、業務効率化のために見直したい「フォルダ管理」と「フォルダ整理」についてご紹介します。

1, 不必要なファイルの削除

どこかに業務ファイルを保存しておいたのに、ファイルで沢山になったデスクトップ画面から探す事は困難です。
不要なファイルや重要性が高くないファイルからじっくり整理する事が大切です。
クリーンアップは、重要でないファイルやプログラムを削除することから始まります。

2, ブラウザのクッキーを削除

クッキーは、Webサイトを閲覧したときに、訪問者が訪れたサイトや入力したデータ、利用環境などの情報が記録されたファイルの事を指します。
Webブラウザがサーバーと通信する時、このクッキーを持続的に保存するのですが、クッキーが溜まっていくことでブラウザを利用する時に負担を与え続けていることになります。
作業者の命令を処理するごとに時間がかかり短所になる為、クッキーは定期的に削除する事が良いでしょう。

3, フォルダの整理

不要なフォルダを削除したら、作業しているフォルダもナンバリングなどをして整理しましょう。
フォルダを業務別に分類することで、必要な資料も素早く見つけることができ、仕事の効率が上昇します。
ファイル名は、日付・業務名などの順で作成することで簡単に見つけることができます。
例えば、8月8日に更新したファイルであれば、「0808_株式会社〇〇様会議議事録」となります。

4, よく使用するファイルはショートカットキーに登録する

業務の中で繰り返し使用するファイルはショートカットキーに登録しておきましょう。
ショートカットを作成する時、作成したいフォルダにカーソルを合わせ右クリックするとメニューが表示されます。
メニューから、「ショートカットの作成」をクリック作成します。
作成されると同一フォルダ内にショートカットが作成されるので、1つをディスクトップに移動させましょう。
ディスクトップに移動させたショートカットアイコンの上で、右クリックをするとプロパティの設定を行う事ができます。
プロパティ内のショートカットタブを開き、ショートカットキーを作成する事ができます。

まとめ：

終了したプロジェクトのファイル、重複ファイル、不要なファイルは定期的に削除する事が大切です。
すぐに整理することが難しい場合は、自分だけのファイル整理の日を決めて整理してみましょう。
定期的なファイル整理は、ファイルを見つける時間を短縮し、作業効率を向上させてくれます。