伝わりづらくても伝える工夫

近年はインターネットの普及により、オンラインでのコミュニケーションの機会が増えました。
LINEを始めとしたチャットツールや、zoomなどのビデオ通話ツールなど、これらのツールによってたとえ相手が実際にその場にいなくてもコミュニケーションをとることを可能になりました。
他にも、技術の進歩によって、スケジュール管理やタスクの共有までオンライン上で行うことができるようになりました。

こうしたツールが現れる以前にも、手紙や電話などを使えば遠く離れた場所にいる人同士で意思疎通をすることはできていました。
しかしインターネットを利用したこれらのツールは、手紙や電話よりも速く、しかも多くの情報量を運ぶことが可能です。

オンラインでのコミュニケーションツールは、場所や時間を選ばず、以前よりもよりリアルな人と人とのコミュニケーションを可能にしてくれます。

しかし、そうしたオンラインコミュニケーションツールも対面でのコミュニケーションには敵いません。

皆さんも誰かとzoomで話をした時に、
「相手は今どこを見て何を考えているんだろう」「変な間が生まれて落ち着かないな」「やっぱり対面の方が伝えやすいな」
と感じることがあったかと思います。
LINEで文章のやりとりをしていても、
「文章だと細かいニュアンスを伝えづらいな」「直接話をした方が早いのに」
と感じたことがある方もいるのではないでしょうか。

ショクバでも、スタッフ間でオンラインツールを使ってコミュニケーションを取っています。最近ではインターネット上でタスクを共有して管理できるサービスの利用も始めました。

しかし、スタッフ間でオンラインでのコミュニケーションを取る中で、私自身も、誤って伝わってしまったり、そもそも伝わっていなかったりすることが何度かありました。
例えば、伝達不足でお願いしていた部分ではないところを作業してもらっていたり、こちらがイメージしていたものとは違うような形になってしまったりしたことがあります。

こうしたミスを踏まえて、私は現在、オンラインでコミュニケーションをとる時に以下の３つのことに注意するようにしています。

１．相手が知っているとは思わずに、できる限り多くの情報を伝える
私はついつい「これは〇〇さんは知ってるだろうな」「この情報は伝えなくても大丈夫か」と考え、情報を省いてしまうことがあります。
しかし、この慢心はかえって相手に物事を伝えづらくしています。
人はそれぞれ生い立ちやこれまでの経験値が異なります。誰一人として同じ人はいないでしょう。なので当然、人によって知識の量も種類も異なってきます。
なので、「これくらいは知っているだろう」「これは分かっているだろう」と考え情報を取捨選択せず、できる限りの情報を伝えることがコミュニケーションが成功するポイントだと考えています。

２．シンプルにわかりやすく伝える
①とは一見正反対のことを書いていますが、シンプルに情報を伝えることも同じくらい大事だと考えています。
例えばLINEなどのチャットツールを用いてコミュニケーションを図る際、無造作につらつらと文章を書いていては伝わるものも伝わりませんよね。情報量が多くなればなるほど尚更伝わりづらくなるはずです。
せっかく情報を伝えても、相手に読み取ってもらい、それを理解してもらわないと意味がありません。
なので、ポイントを箇条書きで並べてみたり、余分な表現をなるべく少なくしてみたり、多くの情報をいかにシンプルにわかりやすく伝えられるかが肝心だと感じました。

３．自分が思うよりもオーバーに
これは少し①と内容が被ってしまうのですが、自分が「大丈夫じゃない？」「これくらいでいいでしょ」と思ったよりもオーバーに伝えることが大事だと考えます。
私は表情が豊かではないので特にそうなのですが、自分では笑っているつもりでも他の人から見ると笑っていないと思われていることがあります。画面越しだと特にそうで、zoomで会話していると自分の感情がなかなか伝わらない時があります。
感情だけでなく言葉や資料などといった情報の量を、自分が「このくらいなら大丈夫」と設定した基準よりも２割３割り増しで伝えることが、対面のコミュニケーションよりも伝わりづらいオンラインでのコミュニケーションではないでしょうか。

自分でもまだまだ練習中で上手くいかない場合もありますが、以上の三つのポイントを意識しながらスタッフ間でコミュニケーションを図り、より円滑な経営を目指していきます。

最後までお読みいただきありがとうございました。