会議で過去のことばかりを話してませんか　報告・共有会議は非同期で

要約
・会議で過去の報告にばかり時間を費やすのはもったいない
・たまには遠い未来のビジョンを共有する会議も必要
・会議の時間の使い方を変えることで、対話と人の頭の使い方を変える

内容
こんにちは。会議効率化ツール「minmeeting」を開発している伊勢川です。今回のテーマは会議の時間の使い方についてです。

ここ1ヶ月で実施された会議のうち、未来のことについて話をする時間がどれほどありましたか？今週の売上・進捗・活動内容など、多くの時間が過去の報告事項に費やされているのではないでしょうか。

過去の報告事項は、わざわざ会議室に集まらなくても、すきま時間で資料や動画を見れば十分です。また、過去の報告事項から活発な対話が行われるのは稀で、たいてい一方通行の話になるか、ときにネガティブなツッコミなどを受けて炎上してしまいます。

わざわざ人を集めて会議をするのであれば、もっと有意義な会にしたいと思うのが人の常でしょう。

会の空気を変えるために役立つのが、「時間軸を動かす」ことです。

過去の話をすれば事実の話題になりやすく、未来の話をすれば意志や考え方の話題になりやすい傾向にあります。そして、少し未来の話をすれば具体的な話になり、遠い未来の話をすれば現実に囚われない大きく抽象的な話になりやすいです。

過去の報告事項はなるべくテキストや動画など非同期で共有して、日常の定例会議の時間の使い方を変えてみてはどうでしょうか。少し未来の話を取り入れて、人々の意志が共有できる機会を作ってみるのもよいでしょう。

また、期の節目など重要なタイミングでは、大きく時間軸を動かして、5年後・10年後のビジョンを話し合うことで、普段とは思考を変えて戦略をアップデートする機会を作るのもよいでしょう。

会議の時間の使い方を変えることで、対話の内容と人の頭の使い方を変えてみるとどうでしょうか。