たった4つのステップで簡単に”伝わる”文章が書ける。社会人のためのステップライティング術

文章を書かなければいけない場面は、仕事の中で突然訪れます。広報や人事担当ではなくても、社会人であれば意外と書く機会があるのではないでしょうか。

たとえば、
・突然ブログを書く任務が回ってきたとき
・自己紹介文の掲載を求められたとき
・お客様へ出す書類を作ることになったとき
など、ケースは色々。

そしてこの"書く"という作業は、苦手意識を持っている方が結構多いように感じます。

真っ白のWordを立ち上げて、「うーん・・・」と悩むこと数分。何から書けばいいのかわからず、右上の×をポチッと押して、wordは終了～。

とりあえず、本来業務に戻ってみる。でも、頭のなかには「書かなきゃ...」がおもーくのしかかったまま。。

こんな経験はありませんか？

書くって、意外と難しいんです。他人が書いた文章を読んでいると、自分もこのくらいスラスラ書けそうな気がします。
でも、実際に真っ白のWordを開くと、、

「書けない、、」という壁にぶち当たります。

今日は、そんな時にどうしたら良いのかを考えていきます。

書き始められないたった1つの理由

多くの人が書き始められない理由って、何だと思いますか？

文章が下手だからとか、思い浮かばないからとか、そういう小手先の理由ではないんです。理由はもっと深いところにあるので、少し本質に立ち返って考える必要があります。

書き始められない理由は、書く目的が整理されていないからです。

例えば、あなたが会社の総務部に所属していたとします。そこに、いきなり人事の担当者がきて、「人事ブログに総務部の紹介を書いてよ！」と頼まれたとします。

このときに確認すべきは"人事部は、誰に何を伝えたくて、総務部の自分に記事作成を依頼したのか"です。

そこが明確でないと"書いて"だけでは、あまりに抽象的すぎて、何を書いたら良いのか分かりません。この状態では1文字も書けないので、まずはそもそもの目的を確認します。

ここで、"人事部は半年後に始まる新卒採用に備えて、各部署が何をやっているのか分かりやすく求職者に伝えたい"という目的があったとします。

そうすると、"総務部の紹介を通じて、求職者に会社に興味を持ってもらうこと"が、あなたが記事を書く目的になります。

ちょっとだけ、想像力のエッセンスを

では、どのような事実を伝えればこの目的が叶うのでしょうか？

ここでは、少しだけ想像力を働かせる必要があります。ご自身の書いた記事に興味を持ってもらうためには、求職者が関心を持つことを書く必要が有ります。

例えば、
・どんな人達が働いているのか
・どんな仕事内容なのか
・仕事のやりがい
・仕事はハードなのか

想像してみると、就職先を検討するにあたって、これらは気になります。

つまり、この4つは内容にしても良いと判断ができます。

この段階になれば、真っ白なWordに文字を打てます！箇条書きでこの4つを書き込んじゃいましょう。

これがポイントです。

いきなり文章を書こうとしなくて良いので、目的を整理したら、内容を簡単に考えてまずは文字にします。

可視化することで、自分の頭が整理できるので、このあとの工程がスムーズになります。しかも、Wordに文字が入ったことで、少し気が楽になります笑

いよいよ作文段階に

そして次のステップです。一旦、箇条書きしたところの内容を入れて、簡単な文章にしてみます。

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どんな人達が働いているのか：総務部には、３人の社員がいます。メンバーは全員女性で、年齢は20代後半から30代前半です。

どんな仕事内容なのか：仕事は多岐にわたりますが、主に会社の備品の管理や調達です。

仕事のやりがい：調達コストを削減できたときにやりがいを感じます。

仕事はハードなのか：だいたい定時に帰っているので、みんなプライベートも充実しています！
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もう少し肉付けは必要ですが、これはこれで、有りとも言えます。

もっと良い文章にしたい場合は、さらに深掘りしてみる

もし余裕があればもう一段階深堀してみてください。

どのように深堀するのかというと、4つの内容の中で、魅力的に伝えられそうな部分にフォーカスしてみるのです。

例えば、定時に帰るためにみんな工夫しているという事実があるとします。そこにフォーカスして書いてみるとこんな感じで書けます。

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総務部には、３人の社員がいます。メンバーは全員女性で、年齢は20代後半から30代前半です。仕事は多岐にわたりますが、主に会社の備品の管理や調達です。調達コストを削減できたときにやりがいを感じます。

私たちがこだわっているのは時間管理です。総務部は他部署からの依頼が多いので、能動的に時間を管理していかないと残業が続いてしまいます。実際、１年前はみんな毎日20時くらいまで会社にいました。

しかし、3人とも趣味があり、プライベートの時間をしっかり確保したいという希望があったので、「攻めの総務」という方法を考えました。他部署からの依頼を待つのではなく、依頼が発生する前にこちらから対応していく体制を作ったのです。

攻めの総務を取り入れてから、ほぼ毎日定時に帰っており、仕事もプライベートもますます充実している実感があります！
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こんな風に伝えられます。

内容を絞って、そこにエピソードを追加することで、訴求力が強くなり、より目的に近い文章になりました。

いきなり、この文章を書くのは難しいけれど、順を追っていけばわりとスムーズに書けるはずです。

私はこれをステップライティングと名付けています。

もし、文章を書かなければいけない場面で、筆がすすまない！とお困りの場合は、このステップライティングをお試しください。

ステップ1　目的を整理する
ステップ2　想像力を使って、内容になりうることを箇条書きする　
ステップ3　箇条書きに沿って文章を足してみる
ステップ4　内容の中でフォーカスできそうなところにフォーカスして、エピソードを交えながら書いてみる

ステップ3がなくて、4にいける場合はもちろんそれでオッケーです。また、ステップ3で終わってもかまいません。

大事なのは、白紙のWordを目の前にして時間だけが過ぎていくという事が無くなることです。

白紙のWordにさよならできると、文章への苦手意識がだんだん解消されていきますよ。