やるべきことを頭で覚えておかない。

私たちは生きている中で、いろんなタスクに追われて生きています。
日々の仕事のことであったり、家庭のことであったり、趣味のことであったり。

仕事で言えば、
「この仕事はこういう順序で、いつまでにやらないといけない」
「報告しないといけない案件があるけど、ちょっと自分が悪いのであまり報告しにくいから、今すぐはできればやりたくない」
「いまメールを確認したものを、時間があるときにやらないといけない」
「電話対応したら、忘れてしまった」
「上司が新しくて優先度の高い仕事の指示をしてきた」
なんてことがよくあります。

また、私生活の部分でも、
「いつまでに水道代や電気代を払わなければいけない」
「飲み物がなくなってきたから買わないといけない」
「今度、イベントがあるから、準備しないといけない」
「旅行に行くから、予約や計画を立てないといけない」
「あ、このイベントおもしろそうじゃん、あとで調べてみよう」
「LINEで帰りにこれ買ってきてと言われた」
とかいろいろ考えたり、覚えたりしながら生きています。

こういうことが頭の中にだけあると、
「そのタスクをやることを覚えていないといけない」
という記憶が必要になってしまいます。
またこの、「タスクを覚えておかないといけない」ということは、
「忘れてはいけない」という強迫観念にもつながります。

私はこれを、頭のメモリと呼んでいます。
メモリはパソコンでいわゆる「一時的に覚えておける容量」のことです。

メモリがタスクで埋まってしまっていると、実際に使える分が少なくなってしまいます。
そうすると、今やっている仕事の効率が下がってしまいます。
また、忘れるリスクも発生してしまいます。

それを防ぐためには、どうしたらいいでしょうか？

私が気を付けていることは、次のたった２つのことです。

すぐ終わるタスクは、すぐに終わらせる

まず、これが基本です。
仕事だとこれが多いですね。

メールや電話とかで発生したタスクであったり、
上司がいきなり指示を出してきたりしたときに、
後でやろうと思ってしまって、それを忘れていて、
あとで怒られてしまう人は多いんじゃないでしょうか。

自分が主体的にかかわっているものであれば、いろんな機会で思い出すチャンスはあると思いますが、
たとえば電話みたいな「もの」として残らないメディアで、自分の部分でないタスクとかだと、
振り返るチャンスもないので、そのまま忘れてしまうこともあります。

なので、すぐやるようにしましょう。
「やるべきことは手短に」「やってしまったら、忘れてしまっても大丈夫」
という意識で臨みましょう。

必ず見ることができる場所にタスク管理をする

その次に優先度が高いタスク、あるいは対応する時期が限られているタスクがあります。
「上司が帰ってきたら、報告しないといけない」
「帰りにスーパーで〇〇を買って帰らないといけない」
みたいなものですね。

そういう仕事は、普段のツールの中で必ず見る部分にタスクを管理しましょう。
仕事中だと、普段使っているタスクスケジューラーが一番いいと思いますが、
そこまで使うものでないなら、デスクトップに付箋を張り付けて、目につく場所に管理をします。

また、仕事終わりなどにやらなきゃいけないことについては、
同じようにスマホのスケジューラーで管理するとかで管理するか、
普段よく使うメディアで管理しましょう。
LINEだと自分一人のグループを作って、そこにやることを書いて、終わったら消す、
みたいなものでも大丈夫です。

「頭で覚えておく」のではなく「頭で忘れても、必ず見ることのできる場所に書いておく」
ということを意識しましょう。

最後に、自分の主体的な仕事をするもの、
また、日や週ほどではないけれども、やらなければいけないもの、
みたいなものも存在します。

そういうものは、「毎月やること」や「毎年やること」みたいなスケジュール管理をします。
だいたいこの時期にこれをやる、みたいなことを決めて管理しておくと、
「あ、そろそろこの時期だから、これをやらないと」
という心構えや、事前の準備、効率のいい動き方ができます。

これも、スケジューラーで毎月毎年設定をしたり、エクセル等で管理をしています。
向き不向きや会社で使えるtodoリスト等の制限もあると思いますが、
一番よく使っているソフトや環境で確認できるものがベストです。

まとめ

以上です。
まとめると、
「できるだけ、やるべきことを頭で覚えておかないようにする」
そのために、
「やるべきことは手短に終わらせる」
「今すぐ終わらせられないものについては、忘れても思い出せるような環境を整える」
ということを意識しています。
そうすることで、「今やっている仕事に集中して考える」ことができます。

頭のメモリを最大限活用して、生きていきましょう。