チームに貢献したいから、議事録を極めようと思う

大学の講義のグループディスカッション、
インターン生としての社内定例ミーティング、アシスタントやフリーランスとしての様々なプロジェクトなど、色々なミーティングに参加してきました。

ミーティングに参加している時に、その内容をしっかり把握しようとするなら「議事録」を書き留めることが一番早いと思います。

案外メモせずに聞いているだけだと聞き流してしまうことも多いですし、
人間の記憶力に期待してはいけません。寝たら忘れます。三歩歩いたら飛びます。

私は性格的にも仕事としても、広く浅く満遍なく物事を把握しておきたいので、会議中は必ずメモをとり、会議の参加者の中での立ち位置を考えた時に議事録をとる必要性がある時は書き留めた上で、必ずまとめ直して共有します。

自分のために取っているだけではそれはメモでしかなく、
誰かが読むこと、かつそれを見て「動く」ことを意識して共有するのが議事録だと思っています。

というわけで、
今よりもっといい議事録をかけるくらい物事を俯瞰して見れるようになりたいので

議事録を共有する時に意識している4点をまとめてみました。

①会議前の環境づくり
②会議中のメモの取り方
③メモのまとめ直し方
④議事録を「共有する」時に気をつけていること

前提として、基本的に私が議事録をまとめる時に残すことは

・関係者全員が把握しておかなくてはいけない情報
・メンバーのタスク
・会議の経過と会議内での着地点

です。
会議の日にちは議事録データのタイトルに入れます。
参加者は残しませんが、誰がこの会議での情報を「認識していない可能性があるか」は記憶しています。
この記憶はだいたい1~2ヶ月しか使いませんし、本人に聞けば済む話なので、情報から除きます。

極力必要な情報だけに絞り、「テキストのほぼ全てに目を通してもらいたい」からです。

①会議前の環境づくり

まず最初に、会議に参加する前に必ず以下の準備をします。
タイピングしながらでも、会議そのもののスピードについていけるようにしておくためです。

・アジェンダを確認する
・会議中に見るであろう資料やサイトページを全て開いて目を通しておく(内容は理解していなくてもOK)(開いたまま、確認しやすい場所に移動させておく)
・座席を確保する

アジェンダの確認は当たり前ですが、
事前に共有されている資料やURLを指示があった時にすぐに開けるようにしておきます。
資料を確認している時も会議は進んでいるので、資料をみつつメモを取れるように、おおよそどこに何が書いてあるかは会議前に把握しておきます。

座席も私は重視していて、基本的には
会議をする際に中心になって話す人がいる場合はその目の前もしくは隣に、
自分が進行しながらメモをとる場合は端(参加人数が6人を超える場合は真ん中)に座ります。

自分以外に会議を進める方がいる場合は、進行を調整できたり、「結論どうするか」をまとめた時を聞き逃さないようにするためです。
自分のメモを見せたり、進行者が開いている資料を横目でちらっとみれる(覗き見w)と置いていかれずについていけます。
(というよりは会議慣れしている進行者の方が議事録のスピードをみてくれるので合わせてくれます。多分。)

自分が会議を進める場合は、逆に自分の開いている資料を開いて見せたり、自分の言葉を拾っていただいたり、ほぼ全ての人に声をかける必要がある(はず)なので声をかけやすい位置に座るわけです。

議事録をとりやすい環境を整えた上で、「メモ」に取り掛かります。

②会議中のメモの取り方

①結果と経過を区別する
②タスクに印をつけておく

重要なのはこの2つ。

会議中に話している「経過」をメモした上で最終的にFixしたこと、もしくは検討事項となったことにマークをつけます。

私の場合は、経過はつらつらと文章で書いたり箇条書きにした上で、
最終的な着地点となった場所に「->」や「*」のマークをつけます。

こうすることで、後で見返した時にメモをどこに着地させればいいのかがわかります。

それに伴って、必ず「○○さん、あれやっておいてください！」という風にタスクが発生した場合は別のマークをつけてメモします。

私の場合は「★タスク(○○さん)」と書いておきます。
単にメモの場合は自分のタスクだけメモしておけばいいですが、議事録は人のタスクも把握してまとめます。

そして会議の最後に「ヌケモレ」をチェックします。

「この議題、色々話したけど結局どこに着地したっけ？」
「このタスク誰がやるんだっけ？」
「この議題、着地したはいいけど次に何をすればいいんだっけ？」


これらを俯瞰して見れるのはメモを取っている私だけ。と思い込んで、この時点でマークのついていない部分がないか確認します。
会議が終わった後に気づく場合もあるので、その際は不足分を別で書き出しておいて、担当者に確認した上でメモが完成です◎

③メモのまとめ直し方

・関係者全員が把握しておかなくてはいけない情報
・メンバーのタスク
・会議の経過と会議内での着地点

上記3つの大項目にまとめます。

会議の詳細をまとめなおすときは、話の関連度や理解するべき順番に合わせて並び替る時もあります。

この時に
・会議中に付随して開かれたサイトや資料置き場のURL
・付随している過去の会話情報
なども付け加えています。

特にタスクの部分は、指示されている人がそのまま次のアクションにうつれるよう、タスクに関連するURLや担当者名、スケジュールデッドラインを記載します。

担当者やスケジュールが会議内では明確になっていないこともよくありますが、ここは議事録係の大仕事。

それ以外のスケジュールや、必要性を考えて
勝手にスケジュールを引いて勝手にデッドラインを引きます。また指示された方以外に関係のある方のお名前や、前後に発生しそうな隠れているタスクも明確にさせます。

④議事録を「共有する」時に気をつけていること

正直、自分以外の方がそれを見るか見ないかはその人の責任です。
が、見てもらう工夫はします。

・URLやテキストだけではなく「議事録です」と言葉を添える
・欠席者の方でタスクに名前が上がっている場合は個別に声をかける

会議に参加していない方に勝手にタスクが振られていて、
議事録を見ていないためにタスクを見落とした！ということがないように、対象の方に通知がいくように連絡します。

それでもやっぱり、見れないこともあると思うので、
基本的に会議ででたタスクは把握しておき、進捗を確認するところまで、議事録係の役目なのかな、と最近は思うようになりました。

----------------------------------------

えらそうにつらつらと書きましたが、
私もまだまだ完璧にはできていませんし、もっともっと改良の余地はあると思っています。

ただ議事録を書いているうちは、会議での発言・裁量権は少ないわけです。
議事録をまとめることは、新卒の役目で「雑用」と思われがちかもしれません。

でも、全体を俯瞰しながらまとめていると、
組織やプロジェクト全体の動きを把握できたり、
全体のスケジュールを把握できるので自分のやるべきことが見えたりするので訓練としてはもちろんですが、 #畳み人 としての守備力強化にもってこいなので、議事録は毎日毎回とっても無駄にはならないと思ってます。

今、誰がどんなタスクを持っていて動いているのか
今、自分は何をすべきなのか
今、プロジェクトはどういう状況なのか

プロジェクト全体を把握しながら個人の動きを意識してチーム内で動くために、私は議事録を1つのアウトプットだと考えています。

このnoteを書こうと思ったきっかけは、noteの神様 最所あさみ師匠が褒めてくださったからなので、やっぱりアシスタントは最高だよねという話を
 #アシスタントナイト で話そうと思っています。待ってます。

#アシスタントナイト「アシスタントの働き方」

(生配信の準備もしてるので、東京にいない方もぜひ)
(議事録力を養ったLIFULL HUBでやります)

ここから先、僭越ながら有料にしてみました。

有料部分は
実際に私がまとめて共有した議事録です。
2つのパターンのプロジェクトの議事録の枠組みとポイントを公開します。
(もちろん内容は何かわからないようにしてあります。)