フリーランスな私の請求書のつくりかた
こまみです。
過去、おそらく100回ちかく請求書をご提出してきた私ですが、
この前、「こまみの請求書はわかりやすい！」と褒められて、調子に乗ったので書いてみることにしました。
意外と請求書のつくり方に戸惑うフリーランスの人って多いんだな、と思っていて、ちょっとでも参考になればと思った次第です！
目次
1. 気をつけていること
2. 使うツール
3. 経費処理の仕方
4. 内訳の書き方
5. 困った時の話
1. 気をつけていること
●提出する日
そもそも請求書はお給料を振り込んでいただくための書類なので、納期だけは絶対に守ります。自分のための書類すら納期を守れない人に仕事は任せられん。って思いません？自分が発注側だったら。
基本的には月末に締めてから3営業日中(土日は営業日にカウントしない)にお送りしています。
たまに「締め日から2営業日以内」とか「●日までにくださいね！」とか会社や契約によって変わるので契約書では注意して確認します。特に記載がないときはマイルールの3営業日以内。
よっぽどの提出できない理由があるとき(提出金額がFixしていない)は「遅れます！」と伝えて遅くても5営業日以内にFixさせてもらってお送りします。
●「これ何？」と言われないように徹底する
不明瞭な請求書って差し戻されるんですよね。「これって何のお金ですか？」みたいな。
お世話になっている、経理周りもできちゃう事務フリーランスの川口さんに聞いてみたら、以下のようなときは差戻しをするそうです。(バックオフィス関連お困りの方はぜひご相談を！)
①源泉徴収の抜けや金額ズレ
②振込先口座のヌケや確認(普通・当座や口座名の読み方)
私の場合は
①1つの会社にお支払いいただく金額が複数プロジェクト分混ざる
②事業推進に必要な経費を立て替えることが多い
③福利厚生など立替経費以外でバックしていただけるものが発生する
という事情もあり、それぞれ何のお金なのかを請求書に明記します。①〜③を合算して「いくらです！」とご提示することはないです。
またもうちょっと細かい書き方があるんですが、それは後ほど。
●領収書をまとめておく
フリーランスならみんな領収書をためていると思うのですが、個人の領収書と立替経費の領収書を分けて封筒に入れています。
また、複数社立替がある場合はクリップで同じ封筒内で仕分けします。
領収書の発行されていない立替とか、請求書に含まないと！というお金があればその封筒に直接or付箋に書き込んで貼っておきます。
いつ何を購入した領収書なのか。忘れそうなときは裏面にメモしておきます。
2. 使うツール
●請求書の発行
全フリーランスにオススメします。freeeです。
個人事業主向けの月980円のプランを契約してます。
1000円でこれはコスパ良すぎです。会計ツールだけは絶対に導入したほうがいい！よほどエクセルで最強に管理できているなら別だけど。。
ちょっと逸れますが、freeeは請求書だけではなくて確定申告の時に本当に頭が下がるんですよ！！！！もう絶対やったほうがいい！！freee使ってるけど確定申告うまくできない、、っていう人は私に相談してください！年収バレてもよければw、(美味しいランチ誘ってくれたら)全部サポートします！
去年の確定申告、一発OKだったから自信ある！！！
freeeを使えば、請求書に記載しなければいけない基本情報は全て網羅できます。頭を使わなくていい。あと計算しなくていい。
▼freeeツール内に表示されるサンプルの請求書
記載できること
・発行日・取引先名(わかる場合は住所も)
・自分の名前(と屋号)
・住所
・電話番号
・合計金額(小計+消費税も)
・金額の内訳
・振込期日(取引先に依存。基本締日の翌月末)
・備考
これを入力する項目がテンプレートで出てくる+ある程度自動で入力してくれます。
他に多分マネーフォワードさんとかMisocaさんとかあるんですけど、ずっとfreeeしか使ってないのでわかりません。笑 デザインが好き。使いやすい。
おそらくどれもできることは同じなので、自分が快適なデザイン・UXのものをお探しください！
●エクセル
経費の内訳や交通費を記載するときはエクセルで書面を作ります。
(詳細は後ほど)
PDFにして送付します。
●パワーポイント
立替経費の領収書など支払っていただくに値するものの証拠を共有します。
手順
①領収書に必要事項(宛名・但し書き・日付)を抜けてたら書き込んで、スマホでパシャっと写真を撮る
②PCにAirdropかLINEで写真を送る
③パワポに写真を貼り付ける
(ほぼ日付順。領収書のサイズによって少しずれる)
※すごく量が多いときは領収書の近くにテキストで番号を書き込む
④PDF化する(ファイル名は「yymmdd_●●領収書」)
多分量が少なければ画像にしてまとめてzipとかでもいいと思います。
以上、最大3ツールを使って、提出用の資料をつくります。
3. 経費処理の仕方
立替経費が発生する場合って少なくない気がします。
私は毎月平均領収書10枚くらいは立て替えるので明細をつくります。
領収書2~3枚くらいまでなら「立替経費 ¥2,000」とかでもいいと思うんですが、なにせクライアントが会社さんだと決算というものがありますからね。長いおつきあいのためにグレーなことは減らしましょう。
あと、私は1人だけど、取りまとめてくれる経理担当の人は1人だから、、！って思ってます。
●経費精算書(明細)
下記の写真のような書面に、経費の項目を書き出します。
月／日：領収書の発行日
対応商品：何のためのものなのか(撮影用備品 くらいの粒度)・勘定科目
金額：領収書額面の金額 小計・合計は関数で計算
ちゃんと日付順に並べるのが個人的なこだわり。(ぐっちさんに褒められた！)
量が多いときはナンバリングして、領収書との照合をしやすいようにします。
交通費の場合は、券売機でICカードの「履歴印刷」をして、領収書がわりに明細を残します。東京メトロの券売機は100件履歴を印刷してくれるから、よほど移動の多い人でなければ半月に1回で網羅できるかも。できれば毎週末とかに印字すると履歴が消えないと思います。
(券売機に行かなくても履歴を見れるサービス待ってます。)
で、同じようなシートに以下を記入します。
・月／日：移動した日
・交通手段：電車・タクシー・バス
・乗車駅(場所)〜降車駅(場所)
・交通費(ICカード額)
経費の内訳を請求書とは別紙で用意するってことですね。
これと、先ほど説明したパワポで作った領収書の画像アルバムを請求書と一緒に添付してお送りしています。
立替経費はここまでやればお互いにクリーンな状態で受け渡しできる。
お互いにクリアであることってフリーランスには大事だなと思ってます。
4. 内訳の書き方
明細資料つくったら、ついに請求書を発行します。
内訳以外の必要事項はfreeeさんが自動で入力してくれます。
問題は内訳。
私が詳細に記載する項目は基本以下の5つです。
・業務委託費
・立替経費(別紙参照)
・福利厚生
・源泉徴収税
・成果報酬
業務委託費
1つの会社さんで複数プロジェクト携わっている場合は、
業務委託費(プロジェクト名) ●万
と、何のプロジェクトにいくらいただいているのか明記してます。
たまに時給計算のお取引先もあるのですが、その場合は
個数=稼働時間数 単価=時給の金額 を入力しています。
立替経費(別紙参照)
経費精算書みてね、ってことを請求書内に書いてます。
明細書さえ作ってしまえば、金額の入力も一瞬。
税金加算の対象外にすることをお忘れなく！
福利厚生
立替経費以外に戻してもらえるお金があれば。
この内訳は備考に書きます。
ちなみに備考欄には
お礼・振込期日・振込手数料はご負担ください・その他備考(福利厚生の内訳とか、明細作るほどじゃないけど「なぜその金額なのか」伝えたい時に)
の4つを書いてます。
これも課税対象外にしてくださいね〜〜
源泉徴収税
freeeはポチッと押せば勝手に計算してくれるんですが、
最近数字が間違っていることに気づいたのでコレで2重計算してます。(加算される項目がズレるらしい。基本は売上に対して対象となるので、立替系の料金に対しても加算されてないか要確認です！)
税別の金額から源泉徴収税ははじきだしてます。
そもそも源泉徴収書くか書かないかは、会社や職種による、のかな。多分。
源泉徴収についてはお取引先と要確認です〜！
どちらにしろ払う税金だから、先に引いてもらえた方が私は嬉しいです。もしかしたら戻ってくるかもしれないという淡い期待を抱ける。笑
成果報酬
営業の仕事の時とか、たまーに月額契約の報酬に上乗せしていただけることがあるので、その時に記載。
時給の時と一緒で、
個数=成果報酬に関連する個数 単価=1つあたりの金額
を書いて、ひと目でわかるようにしています。
これで、ヌケモレがないかを確認したらPDFで発行！
「(株)●●御中_201810月ご請求書_名前(屋号)」
とファイル名をつけます。
これで発行はおしまい。
どうでしょう？めんどくさいですかね。
確かに時間はかかるけど、自分のお給料の話なので、慎重に丁寧にやります。まだ、たまに金額間違えてたりして指摘されますが。笑
指摘してくれる会社さんはとってもいい会社さんです。
ちなみにこれは私の場合なので、人によって内訳の項目は大きく変わると思います！指摘される場合も、内訳が細かければ「何が間違えているのか」一目瞭然なので、計算し直す、見直すという手間が減るので個人的にも楽です。
内訳を細かくする大きなメリットは「払わなくていい税金を減らす」ことと、「自分の価値が上がっているかわかる」という点でしょうか。
5. 困った時の話
請求書で困ることは少ないと思うんですが、
「払ってもらえない」「どこまで経費を申請すればいいのかわからない」
という話はあるあるというか、よく聞きます。
入金が遅れている場合は、
①会う機会が少ない方の場合はメッセージする
②よくお会いする方の場合は会うときに聞いてみる
という感じで対応します。
何日までにお支払いいただけますか？と聞いて、
その日を過ぎても入金がなければまた連絡する、を繰り返します。
踏み倒されたことは今のところ1回もないです！
経費申請範囲は、握りの話なので、
「これって経費申請できますか？」と聞いたり
「いくら以内で立替て購入するので請求書にのっけます」と伝えてお支払いいただける範囲をお互いに確認するしかないと思います。
ちなみに私はみずほ銀行に入金してもらっているのですが、
みずほ銀行はLINEで、残高確認と入出金明細が見れるので便利です。
月末にみずほ銀行のLINEにスタンプを送って、入出金明細と、増えた残高をみるのが密かな楽しみです。
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と、長くなりましたが
以上、私の請求書のつくりかたでした！
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