アナログ派に推したいタスク管理ツール「Trello（トレロ）」

タスク管理にチャットツール、ライフハックの大航海時代。今でこそスマホやPCでタスク管理を導入しているけれど、新卒時代は全タスクをノートに書いて、メールまで印刷していました。紙とペン、アナログは無駄！とは思いませんし、むしろ蓄積していく感覚が好きでした。

そんなアナログ派でも1年半使い続けているのが「Trello（トレロ）」というタスク管理ツール。

このnoteでは"展示"をゴールに、東京・兵庫に住むふたりが「Trello（トレロ）」を導入した話をゆるうく、書きたいと思います。題してやわらかライフハック。

参考：11/10-11に開催した展示「HOTEL moshica」にむけてのタスク管理です。※スキップしても問題なく読める内容です

Trelloのこと

Trelloの特徴はタスク単位で「カード」をつくって、貼って、移動する感覚でつかえるところ。ポストイット好きにはたまらない、アナログ管理派にも受け入れやすいツールです。まさにこのいらすとをアプリにしたのがTrello。

「カード」にはメモ書きや添付ファイル、ラベル、期限設定、チェックリストなどをカスタマイズして、ほぼ無限に情報をぶらさげることが可能です。もちろん上下左右に移動できます。優先度高いものを上へ、終わったタスクをはじっこへ、とか。つまり、粘着力のかわらないただひとつのポストイット！！！

さっそく使い方や導入のハウツーをご紹介したいのですが、こちらの記事が参考になるので、潔く記事リンクを飛ばします。↓

無料＆日本語化！「Trello」でタスク管理がラクになる！使い方・始め方を解説します

無料なのに使いやすい！劇的にタスク管理を楽にしてくれる「Trello」の使い方を解説

タスク管理ツール「Trello」を仕事で使いこなすためのアイデア集

展示準備での運用

▼Trelloのボードのなかはこんな感じ。

一番左側には「HOTELmoshica基本資料」のリストがあります。展示のコンセプトやムードボードなど普遍的な内容や、頻繁に確認するものは左側のリストに置いておきます。

▼カードをタップするとこんな感じ。

「詳細説明」はTwitterでいうところの上部固定です。コメントや添付ファイルを追加しても必ず一番上に固定されるので、頻繁に確認することや、重要度の高いことを書いておくと迷子になりません。

ちなみに、ムードボードはPinterestに、長文テキストはEvernoteにまとめています。

▼カードの中にはラベル／期限／チェックリストなどタスク管理機能がいろいろ

便利だったのは「ラベル機能」です。誰がやる・買う・つくるのか、どのスペースに設置するアイテムなのかを整理していました。ラベルに進捗を設定するのもいいと思います。検討中／製作着手／購入手配済み／完了など...

展示ための雑貨や布など、誰の担当かが曖昧になりやすいアイテムを管理するために使いました。

使いながらふたりのルールを決めよう

何より展示準備だってたのしみたい！ので、あまりガチガチなルールを作りませんでした。使って楽しいからこそ、実際に最後まで活躍してくれたのだと思います。何より、最初のルールを決めずとも、運用しながらふたりの中で使い方が揃ってくるのが面白かったです。

１）更新に時間をかけない：なるべく箇条書きで

２）実際に展示会場で使うものは写真を共有：空間展示だったので意識して大きさ・色・フォルムがわかる写真を添付する

３）MTGでの決定事項・検討中・保留にしたことなど、項目と進捗を残す：「誰が」手配するのかを明確にしました。

期限の管理は？

いつまでに「期限」設定の機能があります。今回は使っていませんが、お互いキッチリやる性格だしなぁ、と状況を察し合えていたんですよね。エライ！

とはいえ、個人の仕事で使うときは「期限」を設定して使っています。

展示主催の2人について

仕事しながらでも展示はできるよ！と伝えたい。ご参考までに、ふたりの拠点や仕事状況を書いておきます。

・拠点：東京・兵庫の遠距離なふたりで展示を準備。会場は東京。

・MTG：電話会議が3回、対面の打ち合わせは移動時間に1H✕3回。（月に1回程度わたしが兵庫のお店を手伝ったとき。カフェでのお仕事がメインなので移動時間が対面のMTG）

・勤務時間：わたしの業務時間は月平均20H〜30Hほど残業する程度、平日のみ勤務です。

・有給は1日、フレックス制度をつかって15時半に早退✕3回を取得しました。

・相方は平日2日休み、金〜日が忙しく、お店では頻繁にスマホやPCを見れる環境ではありません。

・連絡手段：基本はLINEでやりとり。お互い休みが違うため即レスがこないことを前提に端的に連絡する。（と、言いつつワイワイ楽しむ。）

こばなし

こういうツールはスタートアップやWeb・IT業界の人だけと思われがちですが、少ない時間でも見やすく使いやすいものなら共同運用できるのかな、と思いました。

働きながら2日間の展示をするとなると、睡眠時間を削ったり、仕事がおろそかになったり、有給を大量消費するんじゃないか...などなど色んなひとに「大変だよね」と心配されました。

けれど、展示を決めてから当日をむかえるまでの半年間、徹夜は一度もしていませんし、仕事終わりに対面MTGで深夜まで話し合う、なんてこともありませんでした。（遠いしできない！笑）

Trelloについては一部の機能しか使っていませんし、もっと細かく綺麗にタスク管理できるでしょ！という声が飛んできそうですが......。笑

一番大切なことはタスク管理をやることではなく、製作時間やアイデア出しなど創造的な時間を捻出すること。これを叶えるためのタスク管理だなぁと実感しました。

展示をやっていて、「わたしも展示やってみたい」もっと具体的に「誰かと写真展やりたい」といった声をちらほら耳にしました。すごく嬉しかったです。わたしたちの作品の裏側を発信することで、少しでも誰かの素敵な作品が、現実世界の光のもとに生まれてくれるといいなぁと願います。