プロジェクト進行3つの掟

当社フォーアイディールジャパンは社会課題の解決に向けたプロジェクトを運営するアクトタンクです。
メンバーは子育て中の女性が多く、家事育児をこなしつつ在宅を中心に働いています。
自ずと、高いクオリティを担保しつつスピード感を持って、効率的かつ効果的にプロジェクトを進めていくことが重要になってきます。

多くのプロジェクトを運営する中で、これだけは絶対身につけておくべき、と思う事をメンバーにシェアしました。
これら３つの掟は「できて当たり前！」と思う方も多いと思いますが、できていない組織もまだまだ多い。日本の多くの組織でこれができれば生産性も少しは上がるかもしれない、と思うのでご紹介します。

１．スケジュール・WBS管理を徹底せよ

大枠のスケジュールやWBSは必ず作成・確認し、それを皆の共通認識として行動します。
少数チームのプロジェクトではそこまで意識する事ありませんが、大型プロジェクトを運営する上では非常に重要。
また、WBSに記載がない細かなアクションも発生するのはよくあることですが、「誰がいつまでに何をやるのか？」5W1H的な事が分からないのにクライアントやメンバーに確認せずにやり過ごしている事はありませんか？
「誰がいつまでに何をやるのか？」これが明確に出来ないと→明確になっていないから自己都合で勝手に遅れても大丈夫、と思うメンバーが出てくる→結果、プロジェクトが大幅に遅れていく、と言う連鎖が起こります。遅れるプロジェクトには、もちろん回避できない突発的なアクシデントが起きた、と言う言い訳が存在しているのですが、個人的に多くの場合はこの手の甘さがあると感じています。大型プロジェクトはこれでは失敗します。そこをしっかり明確にするのがvalueだと自信を持って、周りに確認してください。

２．会議はゴールとアジェンダを設定せよ

アジェンダはあるだけで会議短縮になり、時間配分ができ、確認したかった事が漏れなく聞けるフレームです。
また、「今日のゴールは最低限〇〇を決定する事です。出来れば〇〇まで行きたいです」と提示する事も大事。
会議をスケジュールに登録する方は必ずこの2点を入れ、分からないなら担当の方に確認するのが良いと思います。
特に定例会議などは、固定アジェンダと流動アジェンダを儲け、各アジェンダの時間配分想定を記載しておくと良いと思います。

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＜プロから頂いた一言アドバイス＞
会議運営と同様に「ロジを揃える」こともお忘れなく。
会議はいつやるのか？定例にするのか？どこでやるのか？ファイルはどこに保管するのか？フォルダ作成ルールやファイル名称のつけ方、フォーマットは？といったルールを整理しておきましょう。
通常のコミュニケーションツールは何を使うか？グループメールを設定するのかSlackなのかTeamsなのか、といったことも決めておくとスムーズです。

３．最後に、決定事項メモはmtg終了後即出す

mtgの最後にラップアップとして、今日決まった事やこの後のアクション（誰が何をいつまでにすることになったのか？）を読み上げ、確認していれば、それをメモに落とすだけでOKです。
mtgが終わった瞬間にそのメモをslackやメールで投げておけば、それだけでありがたがられますが、その日の夜や翌日に送られても、議事録にしてはクオリティが低いなぁと思われるだけです。時間が空けば空くほど、期待値が上がり、クオリティが求められます。
個人的に、議事録はAIに代替される時代だと思っていますので、議事録スキルを上げるよりは、決定事項ややるべきこと（ToDo）のみをspeedyに出す方が価値があると思います。

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