タスク管理を極める！
*このnoteは、編集後記のみ有料セクションにしております🙏
皆さま、こんにちは🙌🏻
みーです。
今日は、“極めるシリーズ”と題して、
「人生・仕事をより良く進めるためのスキル」を磨くきっかけが提供できればと思います✨
現時点の私のタスク管理方法については、次のnoteで書きます！
（書き終わったら、リンクを貼ります～）
*注
主に、仕事に関する「タスク管理」をお話しますが、考え方・やり方は、プライベートにも参考になる箇所がありそうです。
また、個人の「タスク管理」が軸になっていますが、こちらも同様に、チームやプロジェクトにもつながるヒントがあれば嬉しいです。
約5,000文字。全部読むのは12分ほどです。
（編集後記手前まで）
少し長めなので、目次や検索機能を組み合わせて、気になるところから読むのもおすすめです🙌🏻
😀自己紹介
マーケター/企画職として、働いています。
新卒で入社した前職で、入社後約2か月で職種(ポジション)変更があり、
そこからずっと企画畑🥕です。
どうやら、瞬発的に考えたり、話したりするよりも、
じっくり考えたり、仕組みをつくったりするところに適性があるようです。
-他の人ができていることができない…
-現状把握ができていないので、ヘルプも出せない…
という、タスク管理パニック期を経験し、
「どうしたら、もっと心地よく仕事ができるか」
「もっと自分も周りも安心して仕事ができるようになりたい」
と、じっくり考えてきました。
本を読んだり、色々な人や考え方に出会ったり、徐々にタスク管理ができるように。
以前は、様々な仕事がパラレルで動くことに、焦りと混乱しかありませんでしたが、
複数のことをパラレルでできるようになり、頼られるようになってきました。
まだまだこれからも進化を続けていく所存ですが、
(現時点で)私がどう考えているか、意識していることは何か、などをご紹介します。
🌱はじめに
・どんな特性を持っているか
・どんなお仕事か
・どんなツールを使っているか
などなど、人によってまちまちです。
「これはできそうだな」
「これ、やってみたい」
何か、心に響くものがあれば、ぜひ少しずつトライしてみてください！
✨タスク管理力UPで手に入るお得
私が尊敬するビジネスパーソンの一人が“お得”という言葉をよく使っています。
「知らなくても何とかなるけど、知っていると少しいいことがある。」
そんなニュアンスです。
タスク管理力がUPすると、こんなお得がありそうです！
🎫タスク管理の目的
"タスク管理"を調べてみる
"タスク"と"ジョブ"
タスクの目的
理想の状態
📝覚えておきたいこと
マルチタスクとシングルタスク
「あの人はマルチタスクできてすごいな～」
そんな人も、"今"に集中しているという点では、シングルタスクなのかもしれません。
スイッチング工数と思い出し工数
「この依頼は、誰からのどんな内容だったかな？」
「目的なんだったかな？」
「こんなことを対応しないといけないかも」
タスクをこなしていく前に、こういったことを考えますよね。
時間が経つと、誰しも忘れることがあるもの。
・ボールを受け取ったら、目的・期日・対応内容を書いておく
・「あとはやるだけ」の状態まで、少し進める
などなど、なるべく工数がかからないような工夫をすると、気持ちも落ち着きますし、すぐに次のタスクにとりかかれます。
私は、ふわっとしたボールが手元にたくさん転がっている状態がストレスでした…
タスクには、（転がらないように）順番待ちの列に並んでいただくようにしています。
パーキンソンの法則
適切に時間を区切ると、
「次のミーティングを30分で終えるにはどうしたらよい？」
・議事録を先に共有しておこう！
・最初の10分で発散フェーズを設けて、10分で収束フェーズ、最後の10分でNextActionをまとめようかな！
と、今までにない工夫ができそうです。
同じように、自分でこなしていく仕事も、漫然と
「今まで2時間かかってたから、2時間押さえようか」
とするよりも、スピード・質を変えるようなきっかけを自分で作っていくと、少しずつ生産性が上がっていきます。
目先だけの効率化になっていませんか…？
「生産性UPだ～！」
と何もかも効率化・捨ててしまっては、本来の目的が果たせません。
短期的・中長期的の考えを持って、
・時間を使うところ
・なるべく削減するところ
を決めましょう。
💎タスク管理で参考にしたい考え方
ここからは、
タスク管理で参考にしたい考え方
をスライドメインでサクサクご紹介していきます～🏃♀️
タスクをやる前に
MustとWantは、
効率化のために、「Must」だけをやりましょう。
という話ではありません。
大事なのは、MustとWantを認識すること
Mustを認識することで、そのタスクの目的がよりクリアになるかもしれません。
Wantを認識することで、その仕事の完成度を上げるために必要なことがわかります。
ユーザーや顧客が求めているものは、Wantの部分にあるかもしれない。
期待値を適度に越えなければ、"感動"は生まれません。
また、自分が心の底から「やりたい！(I want to～)」と思っていることを抑え込むのは、中長期的に考えたら、心をすり減らす選択になってしまうかもしれません。
そんなことを頭の中においておきたいです。
強つよエンジニアの方の言葉を思い起こします。
優先課題が明確になっていて、溢れていなければ、”優先順位"の概念はいらないのかもしれません。
私は、
・ユーザー・顧客がかかわるもの
・人との約束
・後工程があるもの
は、なるべく優先して対応するようにしています。
人を介すと、その分だけ時間がかかります。
困っている人が入れば、すぐ解決はできなくても、何かしらアクションをとっておきたい。
ちなみに、オフィスで誰かに話しかけれたときには、
手を止めて、お話することにしています。
大事なコミュニケーションの時間です。
自分がそうされて嬉しかったのもありますし、仲間との絆を深めるのが、何よりも優先される。その先の仕事や成果につながると信じているからです。
効率UP
トマト型のキッチンタイマーを愛用していた方が発明されたテクニックです。
組み合わせ
タスク管理術
（整理好きな自分にあっていたのだと思います）
📚さらに極めるための本
ここからはさらに極めるためにおすすめの本をご紹介します。
もっと詳しく知りたい・深めたいと思ったテーマについて、本で読んでみると新しい発見があるかもしれません。
「タスク管理」を起点に、その周辺知識を広げてみるのも、あなたの人生に変化をもたらします。
では、いってみましょう！
*著者名は一部 敬称略しております。
仕事に向かう姿勢
・『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』中島聡(著)、文響社
ポイント
米マイクロソフトでプログラマーをされていた中島 聡さんの本
数々の優秀な人と一緒に働いた経験から磨かれた思考法・時間術が分かる
仕事だけではなく、人生に対する姿勢が変わる一冊
・『すべての仕事は１０分で終わる』森川 亮(著)、ＳＢクリエイティブ
ポイント
複数の会社を急成長させてきたCEO 森川 亮さんの本
大事なところを押さえれば、タイトルどおり「10分で終わる」のだと気づく
「10分」に分解したり、収める秘訣が分かります
・『世界一流エンジニアの思考法』牛尾 剛(著)、文藝春秋
ポイント
こちらも米マイクロソフトのソフトウェアエンジニア、牛尾 剛さんの本
「ムダを嫌う」「生産性大好き」のエンジニア思考を覗ける
アメリカと日本の考え方の違いにも触れられます
考え方
・『エッセンシャル思考』グレッグ・マキューン(著)、かんき出版
ポイント
数々の有名企業のアドバイザーを務めるグレッグ・マキューンさんの本
「99%の無駄を捨て1%に集中する」の帯コピー
「より少なく、しかしより良く」の考え方は、人生にも良い影響を与えそうです
・『エフォートレス思考』グレッグ・マキューン(著)、かんき出版
ポイント
『エッセンシャル思考』に続く第2弾
今度の帯コピーは、「無駄な努力を0%にして成果を100%にする方法！」
エフォートレス思考は「どのように」やるかを極める技術だそうです
・『イシューからはじめよ』安宅和人、英治出版
ポイント
慶應大学SFC教授でヤフーCSO、データサイエンティスト協会理事・スキル定義委員長
イシューは「今この局面でケリをつけるべき問題」
やるべきことを100分の1にするには？
タスク管理
・『図解 超タスク管理術』佐々木正悟(著)、あさ出版
ポイント
心理系ライターでもある佐々木 正悟さんの本
「タスク管理」で名前のあがるタスク管理術を網羅できる
自分にあったやり方を見つけるきっかけになる
・『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』デビッド・アレン(著)、二見書房
ポイント
GTDを生んだデビッド・アレンさんの本
最強の仕事術=GTDのバイブル
「水のような心（Mind Like Water）」になるために必要なことが分かる
・『仕事に追われない仕事術マニャーナの法則』マーク・フォースター(著)、ディスカヴァー・トゥエンティワン
ポイント
スペイン語で「明日」を意味する「マニャーナ」
「今日発生した仕事は、明日やる」でグッと集中できる
色んなテクニックが参考になる
頭スッキリ
・『ゼロ秒思考』赤羽 雄二 (著)、ダイヤモンド社
ポイント
マッキンゼーに在籍していた赤羽 雄二さんの本
頭の中を空っぽにするメモ書き方法
自分の中にあるものを出して整理することで思考のクオリティが上がる
・『書く瞑想』古川武士(著)、ダイヤモンド社
ポイント
習慣化のプロ古川 武士さんの本（laboやcampもされていますね！）
書き出すことで頭も心もスッキリ整理され、不安・ストレスがなくなる
感情にも目を向けるのがあたたかいなと感じます
時間術
・『時間術大全』ジェイク・ナップ(著)&ジョン・ゼラツキー(著)、ダイヤモンド社
ポイント
GoogleやYouTubeで働いていたお二人の本
人々を引き付けるようなサービスを開発したあとで気がついた時間を大切に使う方法
あなたのスマホ「気が散らないiPhone」になっていますか…？
・『限りある時間の使い方』オリバー・バークマン(著)、かんき出版
ポイント
気鋭のライター・ジャーナリストオリバー・バークマンさん
人生は「4,000週間」だそうです
「今」に向き合おうと思える本
🏃♀️さいごに
再掲となりますが、
読んでいただいて、しっくりきそうだなと思ったものは、ぜひ少しずつやってみていただけたらと思います🥰
ここから先は、有料セクションにいたします💁♀️
有料と言っても、編集後記のみを書いています。
もし、ここまでを読んでいただいて
「参考になった！」
「気づきがあった！」
「応援したい！」
「次のnoteも楽しみにしている！」
と少しでも思っていただいたら、ぜひ編集後記も読んでいただけたらと思います。
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