タスク管理を行う上で確実に決めておきたい3つのルール
はじめに
こんにちは！マンハッタンコードのみちこです。
チームでお仕事をしていく上で発生するタスクを様々なツールを使って管理されている方は多いかと思います。
ツールを使ってタスクを管理すると情報が見える化され、誰がいつまでにどこまでやるのか？など情報のキャッチアップもしやすくなると思います。
ですが一方でツールを導入したが、うまく管理できず情報にまとまりがない状態になってしまったなどというパターンもあるかと思います。
今回は、「タスク管理がうまくいかない方」「タスク管理をこれから始める方」に向けて、コツをご紹介します。
タスク管理のルールを設定する
チームでタスクの管理をしていくと、「誰がタスクを登録するのか？」「どのような状態になったらタスクの状態を移動するのか？」「完了の基準は？」など人によって解釈や基準がばらつくものなので、ルールを設定する必要があります。
決めておく必要がある項目
・誰がタスクを登録するか？
・タスクにはどのような情報を書いておくか？
・どうなったらタスクの状態は移動するか？
誰がタスクを登録するか？
やり方としては誰でもタスクを登録できる方法と特定の人だけがタスク登録できる方法の2つがあるかと思います。
おすすめのやり方としては原則は特定の人だけがタスク登録できる方法です。
理由はシンプルで進行状況を管理しやすくなるという点です。
誰でもタスクを登録できるようになってしまうと作業の優先順位にかかわらず複数のタスクが大量に生み出されることになってしまいます。
そうなると誰が何をやっていて、いつまでに完了にしないといけないのか細かく確認する手間が増えてしまうので管理コストが高くなってしまいます。
ですが一方で作業者がタスクを登録しないので、タスク管理や生成に対して受け身になりやすくなるというデメリットがあります。
ですが必要なタスクが発生した場合はディレクターに連絡してからチケットを作成するであったり、毎週もしくは毎日タスクの棚卸しを行い、進行状態と漏れがないかチェックするなどルールを細かく設定し導入すれば問題ありません。
タスクにはどのような情報を書いておくか？
タスクを見るだけで何をどのようにいつまでにやるのかがわかるように情報を残すようにしましょう。
よくあるパターンとしてこのタスクはOOさんに聞かないとわからないなど属人化してしまい作業が止まってしまうことです。
このような状態を回避するために弊社では必ず作業見積を行い期日を入れ、作業フローを追加し、誰がみても作業に入れるようにしています。
汎用的なタスクのテンプレート
## 概要（作業フロー）
(このタスクの概要や作業フローを記載する）
## 目的
(このタスクの目的やゴールを記載する)
## 完了条件
(このタスクの完了条件を記載する)
## 見積もり
(見積もりの数値を記載する)
## 期日
(いつまでに完了するのか記載する)
どうなったらタスクの状態は移動するか？
様々なツールで名称は変わりますが、「未着手→作業中→作業済み→完了」の4つに状態は分かれると思います。
未着手と作業中の状態はわかりやすいのですが、作業済み・完了の条件ははっきりとさせていないと人によってばらつきが出てしまい管理ができなくなってしまいます。
私が過去参加した案件では必ず成果物を誰かにレビューしマージされたらタスクの状態を完了に移動できるというルールがありました。
またその際に「完了理由」や「完了に至った経緯」を記録を登録していました。作業者間では完了の理由は理解できているので省略されてしまいがちですが、他の人が後でタスクを確認した際に「なぜこれは完了になったのか？」「それとも整理をするためにクローズにしたのか？」など理由がわかりにくい状態になってしまいます。
必ずログを残すことを意識し、後から見てもこのような理由を持って完了になったことがわかるように管理を行いましょう。
まとめ
プロジェクトの性質や参加されている人によって設定されるルールは様々ですが「誰が見てもわかりやすい状態になっている」が達成されているようにタスク管理を行なっていきましょう。
また選定されるツールについてもできるだけ作業者の負担にならないものを選定するがおすすめです。
例えばスケジュール管理はexcelでやっていて、タスク管理はTrello、コード管理はGithubを使っているなど複数のツールをまたぐことになると管理が大変になるので、プロジェクトの性質にあったものを選び、できるだけ1つのツールで管理できるように選定を行いましょう。
細かいルールに設定や仕組みについては以下の記事で紹介してますので、気になった方はこちらも閲覧ください。
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