M-HANDが大切にしてる、Web制作現場での業務改善「問題」と「気づき」の集約。
こんにちは、山手です。
唐突ですが、私が面接で「御社の強みは？」と聞かれたら、「毎月業務がブラッシュアップされ、会社が成長し続けていることです」とお答えします。
毎月多くの案件を走らせているWeb制作会社では、さまざまな問題が生じます。その問題を放置していれば、大きなトラブルや、生産性の低下につながっていきます。そのため弊社では、業務改善のためのブラッシュアップを重視しています。
今回は、Web制作会社における業務改善にフォーカス。業務改善の仕組みが、「品質向上」「生産性向上」「リスクヘッジ」につながる、というお話しをしたいと思います。
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1. 業務改善には「問題」と「気づき」を集約する仕組みが必要
Web制作会社では、「案件」と呼ばれる単位でホームページを制作しています。弊社がお引き受けしている案件でもっとも多いのは、「トップ+下層10ページ+CMS」くらいのボリュームのものです。これくらいのボリュームの案件を中心に、数百ページのボリュームの案件も含めて、常時約50～60案件の制作を進めています。
これらの案件には、約90名のスタッフが関わっています。案件により制作する目的やスピード感の違いはありますが、たくさんの人が関わる以上、やはり細々とした問題が起こります。この細々した問題が、ディレクター、デザイナー、エンジニアのパフォーマンスを下げ、ストレスの原因になることも多く、結果的に「品質の低下につながった」ということが制作の現場ではよく起きています。
また業務を進めるなかでは、「問題」にぶつかるだけでなく、「もっとこうしたらよくなる」といった、個人の「気づき」に出会うことも多くあります。弊社では、このような問題や気づきを拾い上げて、次の案件に活かしていくことが、Web制作会社としての成長につながると考えています。
「誰かが気づいたことを、誰かがなんとなく行っている」ではなく、「情報を集める → 議論して決める → 全社に落とし込む（全社に周知する）」という流れが、会社の仕組みとして機能している状態を作ることが必要だと思います。
2. エムハンドでは「ご意見番制度」で継続的に業務改善
エムハンドでは、業務改善を継続的に行うために、「ご意見番」というフォームを設けています。これは、業務のなかで起こった問題や気づきなどを共有するためのもので、毎月20件程の改善提案が集まります。それを各部署から集まった担当者で協議して、「ルール」「啓蒙」「注意」の3ジャンルに分類し、改善に取り組んでいます。
ルール：業務上ルール化が必要な問題。
啓蒙 ：スタッフへの継続的な啓蒙が必要な問題。
注意 ：関係者に注意する必要のある問題。
ジャンルごとに適切に改善したら、その情報は全社に公開します。そうすることで、スタッフに周知徹底できるからです。
それぞれの、業務改善のための一例を紹介します。
【ルール】
「ルール」に分類された問題のなかに、新しくケアしなければいけない課題があれば、チェックフローに新たなルールを追加します。
【啓蒙】
「啓蒙」では、ルール化されているものの、意識が希薄になってきている事項があれば、改めて認識してもらうために、全社に向けて啓蒙を行います。
【注意】
「注意」では、ほかの制作者に迷惑がかかるような不十分なアウトプット、雑な業務があることがわかれば、個人を注意します。
エムハンドでは、このような方法で継続的に業務改善を行っています。
3. 「ご意見番制度」は決して悪口を語るためのものではない
社内で「ご意見番制度」を浸透させる際、スタッフに勘違いされて、「悪口書くみたいでいやなんです」という意見をチラホラ耳にしました。そうではないんです。
あなたが感じた違和感は、次の案件でまた誰かが感じること。あくまでも業務改善のためなので、「心苦しい」と思う必要はありません。それが、巡り巡って会社の、そして個人の成長につながります。
スタッフには、「１つの案件で起こっているトラブルや不具合は、平行して進んでいる50案件でも起きてるよ」という意識を持ってもらい、会社にとっての「宝」ともいえる意見を集めることで、業務のブラッシュアップを続けています。
4. まとめ
マネージメント層の方には、この業務改善の取り組みは非常にお薦めです。
最近の市場で起こる変化は速いです。それに呼応するように、成長している企業であれば、社内で起こる変化のスピードがハンパなく早いと感じてるはずです。
弊社でも、たった半年前の問題や気づき、方向性を、改善しないといけないこともあります。半年前に作った評価基準がマッチしないこともしばしばあります。
そんな時代だからこそ、月単位での改善が会社の方向性を決めるうえで、非常に重要だと思います。
とうぜん、私も改善会議には毎月参加しています。現場で起こってることがよくわかります。
ちょっと耳の痛い話もありますが、毎月逃げずに参加しています(笑)
▼前回の記事はこちら
▼エムハンドを知る
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