「部門按分」を活用しよう！～費用負担部門を簡単・正確に把握

マネーフォワード クラウド経費、マネーフォワード クラウド債務支払でカスタマーサポートを担当している中山です。

私たちのサービスを好きになっていただけるよう、便利機能や運用方法などをご紹介していきます！

今回は、クラウド経費の「部門按分」についてご紹介します！

複数の部門が関わる経費、どのように経費明細の登録をされていますか？

接待交際費や会議費など、複数の部門が関わることがある経費を、どのように登録されていますか。

領収書を見ながら、関係する各部門の負担比率で金額を手計算し、部門ごとに複数回登録するのは、正直手間ですよね…。

さらに、計算に使用した比率を記録に残しておくため、各部門ごとにその比率や関連する明細をどこかに記しておかなければならない場合もあるかと思います。

クラウド経費には、明細登録時に比率を入力するだけで部門ごとに負担する金額を自動で計算し、経費明細を分割して登録できる「部門按分」という機能があります。

「部門按分」を使用すれば、1回の経費明細登録で完結できますし、比率の入力だけで金額の自動計算ができるので、計算ミスが起こりません。

そのため、部門ごとの金額のチェックを省くこともできるかと思います。

また、使用した比率や、按分した経費明細の明細番号は自動的に「メモ」欄に反映されます。

別途比率を手入力する必要もないですし、反映されたメモは訂正ができない仕組みなので、内部統制上も安心です。

「部門按分」の必要性って？

クラウド経費に「部門按分」機能がある理由については、下記2つの理由が挙げられます。

1.予実管理を正確に行うため
2.クラウド会計に部門ごとに仕訳情報を連携するため

1つ目の理由は、「部門按分」をすることで、部門ごとの使用経費の実績を、正確に把握するためです。

正しい経費の実績は、予算作成時などにご活用いただけるかと思います。

そのため、経費を正しく「部門按分」をする必要があります。

※予算作成時には、こちらの記事で紹介している「分析機能」もご活用ください。

2つ目の理由は、クラウド会計への仕訳連携を使用している場合に、クラウド経費から連携された仕訳の修正を省くためです。

クラウド経費上で経費明細を「部門按分」して登録していると、金額を部門ごとに按分した状態で、クラウド会計へ連携することができます

そのため、仕訳情報連携後、クラウド会計側で、部門の按分のための新たな仕訳の計上など、訂正の必要がなくなります。

※連携のタイミングは設定ごとに異なります。（使い方ガイド「会計連動」）

「部門按分」の方法

1. 経費明細登録時に、「部門按分」という青い文字をクリックします。
2. 入力欄が表示されたら、按分する部門を選択し、比率を合計で「1」になるように入力します。
3.「作成する」をクリックします。

経費明細の「メモ等」には、【関連明細番号（按分した明細番号）】・【関連明細番号との合計金額】・【部門按分比率】が表示されます。

この「メモ等」に反映された内容は手入力による訂正ができません。

複数ある明細登録方法のうち、【領収書から登録】【連携サービスから登録】【日当】【走行距離から登録】において、「部門按分」が可能です。

コーポレートカードから取得した経費明細でも可能ですので、社内の日用品など、部門を超えて使用をするものをコーポレートカードで購入したときなど、簡単に「部門按分」ができます。

詳しくはこちらもご覧ください。

まとめ

複数部門が関わる経費を、金額を手計算して、部門ごとに登録するのはとてもお手間ですが、正確な予実管理のためにも、按分が必要ですよね。

クラウド経費の「部門按分」なら、比率の入力のみで簡単に部門ごとの按分ができますし、按分比率など関連する情報は経費明細ごとにメモが残ります。

複数部門が関わる経費が発生した際は、ぜひご活用ください！

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今後ともマネーフォワード クラウドをよろしくお願いいたします。

次回もお楽しみに！