部門・役職の変更を反映しよう！～組織変更 応援編

マネーフォワード クラウド経費、マネーフォワード クラウド債務支払でカスタマーサポートを担当している中山です。

私たちのサービスを好きになっていただけるよう、便利機能や運用方法などをご紹介していきます！

組織変更が発生する時期ですね…

年度末といえば、部門名や役職名、従業員の所属部門など、組織変更に対応しなければいけない時期ですよね。

組織変更に伴って設定変更も必要になりますが、影響範囲がわからないと怖いですし、忙しい時期に備え、事前準備を行いたいという思いもあるかと思います。

今回は「部門」や「役職」の設定変更における影響や、事前準備についてご紹介します。

部門名・役職名の変更がある場合

以下の2つの方法があり、それぞれの対応の影響についてご紹介します。

1. 新たな部門名・役職名を追加し、既存の設定を利用不可にする方法
2. 既存の部門名・役職名を変更する方法

※「部門」設定ガイド
※「役職」設定ガイド

1. 新たな部門名・役職名を追加し、既存の設定を利用不可にする方法

「部門」「役職」の新規追加は、「部門」もしくは「役職」の画面から行います。

設定を「削除」することによる影響は以下のとおりです。

過去の申請や明細データ内の部門名・役職名が空欄となる
申請一覧などの「検索条件」のプルダウンからも削除される

「部門」については、「表示フラグ」のチェックを外して非表示にする方法もあります。

チェックを外した「部門」は検索条件のプルダウンには表示されなくなります。

「役職」については「表示優先順」を下げることでプルダウン選択時に下に表示し、選択しづらくすることができます。

2. 既存の部門名・役職名を変更する場合

既存の部門名・役職名を編集すると、過去の申請・明細のデータも変更後の名称に書き換えられます。

そのため、過去のデータを変更したくない場合は注意が必要です。

また、「検索条件」の「部門」と「役職」のプルダウン内も変更後の名称に書き換えられ、変更前の名称では検索できなくなります。

従業員の所属部門・役職を変更する場合

従業員の所属部門・役職は、「管理設定」＞「従業員」＞「従業員一覧」の画面にて、従業員の「編集」から変更することができます。

※「従業員一覧」設定ガイド

所属部門を変更しても、過去の申請や明細のデータが書き換わることはありません。

ただし、承認ルートの設定にて「承認者の指定」を「部門・役職」で設定している場合は、注意が必要です。

従業員の所属部門や役職の変更により、申請時に承認者を指定できないなどのエラーが発生する場合があります。

所属部門や役職の変更がある場合は、合わせて承認ルートの設定もご確認ください。

※承認ルートの設定ガイド

設定変更前にできる事前準備

「部門」「役職」「従業員一覧」の設定は、CSVインポートによる一括更新が可能です。

事前に変更用のCSVを準備しておけば、インポートだけで設定変更が完了します。

各設定画面でCSVダウンロードを行い、変更箇所を書き換えてインポート用のCSVを作成します。

CSVインポートについては、こちらもご参照ください。（マスタ情報CSVインポートガイド）

メンテナンスモードについて

クラウド経費・クラウド債務支払には「メンテナンスモード」という、申請や申請の編集・削除を制御する機能があります。

設定変更中に、従業員に申請を行ってほしくないときにご活用ください。

詳細はこちらをご参照ください。（メンテナンスモード機能をリリースしました ）

※「メンテナンスモード」はクラウド経費・クラウド債務支払で連動します。

まとめ

変更がどこに影響するかをご確認のうえ、クラウド経費・クラウド債務支払の細やかな機能をご活用ください！

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今後ともマネーフォワード クラウドをよろしくお願いいたします。

次回もお楽しみに！