ルーティンワークの全容とその割り振り、そして各業務の注意点
こんにちは。物量が多すぎて、事務所のデスクが気が付いたらなくなっており、実質事務所出禁になっておりました。ガイコツです。
最近ようやく商品の整理も終わり、デスクが復活しました。
本日は私のお仕事の全容についてお話していこうと思います。
近況としては、先月月商700万円を達成しまして年内月商800万円、そして来年は年商1億超えという目標に向かって頑張っているところです。
勉強会等でよく聞かれるのが、
｢その規模の売上だとどうやって業務を回しているの？｣
｢どの部分を外注してどの部分を自分でやってるの？｣
｢一日のタイムスケジュールってどんな感じ？｣
というお話です。
今現在、まだそこまで規模が大きくない方や副業で取り組まれている方などは確かにこの規模の事業を回していくって想像が難しいですよね。
ということで、今後皆さんが事業をスケールさせていくにあたって、そのイメージができるようになれば、との思いで本日記事を書くこととしました。
本日の記事を読んでもらえば、
・仕事を他人に振るべき部分と自分でやった方がいい部分
・ヤフショや楽天などモールに進んだ際に発生する業務
・各業務に割くべき所要時間
などがイメージできるかなと思います。
一応私の前提状況などを説明しますと、
・自宅と事務所は別
・固定で来てくれる従業員2名
・その他各外注さんもいる
・売上の約半分は自社発送
といった感じです。
ということで、今の私の物販事業で発生する業務をピックアップし、それぞれの業務を
① 自分、従業員、外注さん、誰が行っているのか
② その業務に発生する時間
③ その業務で工夫などしているポイント
などをひたすら書き殴っていきたいと思います。
【梱包発送系】
① 日々の梱包発送
平日月〜金で毎日行っています。
担当は従業員2名。
梱包発送と一口に言っても、色々やることがあるわけですが。
・売上管理シートへの記入
・伝票作成・シール出し
・集荷依頼
・梱包
・発送
などなど。
基本的には梱包、発送以外の部分を従業員A、梱包発送を従業員Bにやって貰っています。
月曜日やヤフショ楽天のキャンペーン翌日など発送数が多い日は従業員Aにも梱包を手伝ってもらう形です。
日々の自社発送の件数は約200-300件、多い時は600-700件ほどありますが、今や私は完全にここをノータッチでも動かせるようになりました。
だいたい一日300件とかなら3-4時間で終わる感じです。
② 就労支援施設さんへの依頼
また別途、複雑な梱包を要する商材は予め京都市内の就労支援施設に依頼して梱包業務を行ってもらっています。
｢複雑な梱包｣というのは、例えば大量に袋に詰められた商品の中から｢10個｣だけ選び取って個別に包装してもらうものであったり。
厚みを抑えるために商品を分解したりしてOPPに詰め替えてもらうものであったり。
時間のかかるもの全てですね。
要はそのような商品の梱包を下準備として済ませてもらうことで、全ての商品を｢後はラベルを貼って封筒/袋に入れるだけ｣という状況を作っておくわけですね。
こちらについては、集荷に来ていただけるのでこちらはお渡しする商材と、商材毎の指示書をまとめた用紙をお渡しするだけです。
就労支援施設さんとのやり取りも従業員にお任せしています。
注意点としては、だいたい商品をお渡ししてから2週間で納品してくださるので、当然該当商品は在庫を2週間分多めに確保しておく必要があります。
ここまで私の稼働時間はゼロです。笑
③ 梱包資材の発注
地味に面倒なのが、封筒や袋、ラベルシール、別納切手、ミニレターなど梱包に必要となる資材の発注関係です。
こちらは日々梱包してくれている従業員Bに一任しています。
各資材、｢在庫が〇袋を切ったら再発注する｣という再発注ラインと、1回の発注で頼むロットの指定、あとは各発注元のサイトをスプレッドシートにまとめて共有しています。
日々梱包業務をしてくれる人に一任した方が明らかに効率がいいですからね。
気をつけるところとしては、梱包資材は今後もずっとリピートし続ける商材ですから、1円でも安く仕入れられるよう、ちょくちょくAmazonやYahoo、楽天、1688、など様々なサイトをチェックしています。
これは私の仕事です。
ちなみにヤフーショッピングは案外安くて、キャンペーンの日のポイント還元なども含めるとかなりお得なのでヤフショで購入することが多いです。
梱包発送系のタスクはこんな感じです。
私の稼働時間はほぼ0と考えてください。
【顧客対応系】
続いて、注文件数が多くなってくるとバカにならないのが、顧客対応です。
特にメルカリ、ラクマなどのフリマはお客さんとのやり取りが多いので大変ですよね。
① 各プラットフォームの顧客対応
メルカリ、ラクマ、ヤフショ、楽天。
各プラットフォームの顧客対応を従業員Aが一手に担ってくれています。
が、ストレスの溜まる業務なので、従業員Bにもこれから少しづつ覚えてもらって負担を分散させたいところです。
月曜日など発送が忙しい日は私が対応します。
ここで気をつけているポイントとしては、
・メルカリ、ラクマは件数が多いので、1日1回しか返事しない。発送通知のタイミングまで何も送らない。とにかく極力無駄なメッセージを送らない
・ヤフショ、楽天は返答の早さとストア評価が直結するので、一日2-3回はできればチェックしてこまめに返信する
・複数回同じ質問が来た場合は必ず商品ページなどでしつこく説明して、予め質問やクレームを潰しておく
といったところです。
そうは言ってもメルカリ、ラクマ、ヤフオクだけで取引件数がおよそ一日100件、ヤフショ、楽天も一日5-10件ほど問い合わせがくるので結構時間がかかります。
だいたい所要時間としては従業員Aの1人の対応で一日1時間、多い時で1時間半ほどかかるかなという感じです。
低単価でやってく上ではここがネックですね。商品の単価とお客さんの民度は比例しますからね(偏見)
ヤフショとか楽天に出店すると電話番号を掲載しますし、しっかりうちは事務所の固定電話の番号にしているので、電話もちょくちょくかかってきます。
そこも含めるともう少し時間はかかってますね。
② 代行会社の対応
次に代行会社さんとのやり取りも地味に大変です。
・在庫ないらしいんだけど
・不良品あったんだけど
と代行さんから連絡が来ることもあれば
・全然違う商品来たんだけど
などこちらから連絡しないといけないこともありますよね。
こちらも従業員Aがやってくれて、対応できない案件のみ私が対応しております。
こちらはそこまで時間のかかるものではないですね。
毎日10-15分程度でしょうか。
③ レビュー、クーポン配布など
こちらはヤフショや楽天などでレビューを集めたり、レビューを書いてくれたお客さんへのクーポンの配布などの業務です。
注文のお礼と｢レビュー書いてくれ〜｣というお願いのテンプレメールを1週間分まとめて全顧客に送信しています。
また、レビューを記載してくれたお客さんに｢サンキュークーポン｣を配布しています。
こちらも従業員Aが担当してくれています。
これらの業務は完全にマニュアル化して機械的に行うだけなので簡単ですし時間もかかりません。
あと重要なのが｢低評価のレビューを付けたお客さんへの対応｣です。
こちらは私が行っています。
ここに来てようやく私が働きます。笑
ヤフショにせよ、楽天にせよレビューは売上に直結する部分ですし、特にヤフショはストアレビューの点数によっては優良ストアを剥奪されるリスクもあります。
そうなると売上はガタ落ちになりますから、超重要なわけですね。
なので、
・不当、理不尽なレビューの場合はプラットフォームへの通報と削除依頼
・真っ当な低評価レビューの場合は、謝罪と返金の提案
・適宜仕入れ工場の見直しや商品ページの修正
などの業務を行います。
だいたいヤフショ、楽天それぞれのレビューを1週間分まとめて見返して、対応が必要なものな個別に上記三つの対応から適切な対応を選んでやっていくという感じです。
といっても最近はお陰様で低評価レビューもほとんど付かなくなってきたので、週1回15-20分程度の稼働で事足りてます。
【箱開け・在庫管理系】
① 箱開け、在庫記入、収納
だいたい私の物量ですと毎週発注してますので、毎週10箱ほど中国からの荷物が届きます。
比較的小さいものが多いので、箱数としては大したことないんですが、商品数とかを考えると結構大変な作業です。
事務所のスペースの問題や資金的な面も考慮して、なるべく少量をこまめに発注するようにしてますので、箱開けにかかる時間は通常の方よりも多いと思われます。
その箱開けと収納、そして｢在庫管理シート｣への数値の記入を従業員Bを中心に状況によっては従業員Aにも手伝ってもらって行います。
｢どうしても金曜日までに全て開けて在庫追加してしまいたい｣という場合はたまに私も手伝います。
基本的に10箱開けるのに2時間程度はかかります。
② 在庫追加
ここは私の出番です。
先程の工程で｢在庫管理シートに数値を記入する｣という作業を従業員にやってもらうとお話しました。
あとは実際にその入荷した在庫を各プラットフォームに振り分けて追加するという作業が必要になります。
ここはかなり説明するのが難しいので、ざっくり説明しますと、
① 各プラットフォームの現在の在庫数をCSVで吐き出して、全ての合計値を各商品スプレッドシートに出す
② そこに新規で入荷した入荷数を足して｢トータル在庫数｣を出す(入荷のない商品は変動なし)
③ 予め各商品設定した分配比率に基づいて｢トータル在庫数｣をプラットフォームごとに分配する
④ ③の工程で出た新しい在庫数の数値をCSVの在庫数のところに置き換えて、アップロードする
という感じです。
簡単に言えば、一旦商品毎に全部の在庫数の合計を出して、そこに新規入荷数も足して、もう1回プラットフォームごとに数を割り振りし直すという感じです。
簡単に言えばそうなんですが、この仕組みを完成するのにすごい時間がかかりました。。
多販路展開していきたい方はこの仕組みを作るのはマストです。
これがないとちまちま各商品、各販路に在庫を手作業で足していかないといけぬなりますからね。
時間がかかるなんてもんじゃないです。
この一連の作業は、一応マニュアル化しているのですが、ミスするとほんと大変な事態になりますし、それなりに複雑な工程なので、今は私が行っています。
だいたい作業時間は1回の在庫追加で、1時間弱程度です。
【発注関係】
① 発注
自社、RSL(楽天倉庫)、YFFそれぞれ発注する数をスプレッドシートに記入しているわけですが、こちらは売上に直結する部分なので、私が行っています。
まぁ仕組み化できてるので、任せてもいいと言えばいいんですが。
自社は週に一回、YFF,RSLは隔週交互に発注する感じです。
｢発注数を決める｣とは言っても以前のnoteの記事にも書きましたが、｢発注数を自動で算出するシート｣を作っているので、半自動です。
ほとんど頭は使いません。
簡単に仕組みを説明しますと、
① まず各商品現在の在庫を出す
② 発注後未入荷の数も合わせて｢現在庫｣を出す
③ 各商品、最低限確保しておくべき｢基準在庫｣を設定しておく
④ ｢現在庫｣と｢基準在庫｣を引き算し、マイナスになるものは不足しているということなので発注をかける
という流れです。
例えば現在庫が50で、基準在庫が60ならマイナス10です。
なので｢発注すべし｣ということですね。
とはいえマイナス10だからといって10個しか発注しないとさすがに店舗送料なども踏まえるともったいないので、1回の発注で2週間分だったりものによっては1ヶ月分だったり頼みます。各商品、こちらでロットを設定しているということです。
勿論春節前など事前に在庫を積んでおくべき時期には｢基準在庫｣の数値そのものを増やして対応します。
こちらの仕組みを作れば毎回自社で200-300SKUほど、YFFやRSLで各100SKUほど発注しますが、各1時間もかからないくらいですね。
こちらも商品数を増やして、販路も増やして、となるとほんとに時間がかかりますのでこういう仕組みを作ることはマストになります。
② ラベル作成
地味に面倒なのが、YFFやRSLに商品を送る際の｢ラベル作成｣の業務です。
代行会社さんから倉庫に直送してもらう形をとってますので、毎回納品、配送ラベルを作成して代行さんに提出する必要があります。
こちらはマニュアル化、テンプレ化してしまえばお任せ出来る業務になりますので従業員Bにやってもらっています。
だいたい1回の発送につき、30分弱で終わるかなという感じです。
これが週に一回ある感じですね。
ここまでで、私の担当の業務は
・低評価レビューへの対応
・在庫追加
・発注数の記入
3つだけ。
この3つの業務の労働時間は週に3-4時間程度です。
私は本当に毎日何をやっているのでしょうか。
不安になってきました。笑
【販売管理】
さて、ここまで見ると私はほとんど働いていないろくでなしになってしまいまさが、ここからが本番です。笑
ちゃんと頑張ってます。
① フリマ売上チェック、価格調整
担当は従業員Aです。
やっぱり働いてへんやないかい。
こちらは最近任せるようになった業務です。
具体的には主にメルカリなんですが、｢商品別売上シート｣というものを作っておりまして。
メルカリのみでの商品毎の累計売上、販売個数、そして先月との比較をシートで一覧できるようにしています。
この表を見ながら、売上が落ちていると思われる商品に関して、実際に検索画面で検索して価格の調整などを行うという業務です。
だいたい月に2回ほど月の真ん中と下旬にやってもらっています。
300-400SKUありますので、結構大変な業務ではありますが、全ての商品を網羅的にチェックする訳では無いので、だいたい一通りの業務で2-3時間くらいかなと思います。
ただ、ここは結構任せるのが難しく、具体的に
・値崩れしていたらすぐに値段を下げるべきなのか
・粗利何パーセントまでの値下げを許容するのか
・最安値でなくても一定売れている場合は値下げすべきなのか
・商品を撤退させるべきタイミング
…
など明確なルールを決めていかないといけませんし、割と私も感覚的に業務を行っているので言語化するのが難しかったです。
なので、なるべく私もこまめにコミュニケーションをとりながら｢こういう場合はこうしよう｣と都度伝えるようにしています。
売上に直結する部分ではありますが、少しずつそういう業務を任せていかないといけませんからね。
② ヤフショ、楽天の売上チェック、広告調整
ここはさすがに私の業務です。
我々のメイン販路といえるヤフショ、楽天の売上に直結する部分ですから、とても重要な業務です。
具体的には
・各商品の販売個数、売上の記録(シートから転機)
・主力商品の検索順位、売れ筋順位などのチェック、記入
をまず行います。
そして、売上が思わしくないもの、検索順位の落ちている商品などの原因を分析しつつ、好調な商品に関しては値上げなどを検討します。
具体的なアクションとしては
・値下げor値上げ
・タイムセールの実施
・広告料率の変更
・差別化施策の検討
…
などですね。
これらの業務は週に一回、ヤフショ楽天それぞれ行っています。
｢週に一回って多くない？｣って思われるかもしれませんが、個人的にはこれでも少ないくらいだと思っています。
安定している商品に関しては毎週毎週価格を変えたりすることはないんですが、競合とバチバチやり合っている商品なんかはほんとにここをいかにこまめにチェックして調整するかで勝負が決まるというくらいに思っています。
どうしても副業などで時間が割けない方なんかは競合が値下げしても気づかずにどんどん差をつけられるなんてことがよく起きます。
ここは専業で時間も十分に割ける私の強みかなと思っています。
あとはヤフショでいうアイテムマッチの運用や楽天でいうRPPの運用などは検索順位に直結するものではなく、また1ヶ月分程度のまとまったデータがないとなかなか分析もできないので、これらは月に1回、月初に前月分のデータを分析するようにしています。
具体的には、ROAS、購買率などの数値を見ながら
・入札単価の上げ下げ
・広告を新たに導入する商品の検討
・逆に広告を取り下げる商品の検討
・ブースト機能を使う日程の検討(ヤフショ限定)
などですね。
他にも｢キャンペーンの参加の有無｣なども月に1回行っています。
私の一番のメインの業務はこれらの業務になりますね。
週に一回の価格、広告調整の業務はヤフショ、楽天それぞれ2時間ほど、広告のチェックは月に1回、それぞれ1時間ほど時間をかけています。
③ リサーチ
ようやく出てきました。この仕事の一番のキモといっていい業務。
リサーチです。
とは言っても実はリサーチ業務はこの1年くらいあまり時間を割いていません。
まずメルカリなどフリマ系はもう売上を伸ばす意思がないので、新規商品の出品はほとんどしておりません。
せいぜいヤフショや楽天で出品する商品をメルカリでも売れそうなら流すという程度です。
なので基本はヤフショ、楽天で売るためのリサーチです。
こちらも私が行っています。
最近は1商品で売上が10-20万程度は出せる商品をメインで狙っているので、月に1-2商品しかリリースしていません。
私の手にかかればハズレを引くこともほとんどないので、このペースでも売上は伸ばせます。
調子に乗りました。すみません。
とは言いつつもこのままゆっくりやっててもしょうがないのでこれからは従業員にもリサーチのやり方をマスターしてもらいつつ、融資なんかも引いてもう少しリリースのスピードも上げていきたいところですが。
しかし現状は月に1-2商品ですし、何よりもう得意なカテゴリにある程度特化してリサーチしているので、商品自体は速攻で見つけられます。
せいぜい1商品につき1-2時間しかかかりません。
商品を見つけたらあとは
・どのような手法で差別化していくか
・初回発注から売上を軌道に載せるまでのシミュレーション
などを検討して、発注するという感じです。
④ 画像外注さんへの依頼
こちらも私の業務です。
新規でリサーチした商品の画像を外注さんに依頼する業務ですね。
これは結構時間がかかります。
1商品で10-12枚くらい画像を作ってもらっているのですが、
・競合の訴求の分析
・レビューを分析して新たな訴求の検討
・素材画像の収集
などやってると意外と時間がかかります。
最近は2時間くらいは1つの商品に時間をかけてますね。
ずっと今後も同じ画像を使って売り続けるわけですからここの部分はいくら拘ってもいいと思っています。
⑤ ヤフショ、楽天の商品ページの作成
新規で出品するページの作成ですね。
タイトル、キャッチコピーであったり、説明文に盛り込むべきキーワードなども考えながら出す必要がありますし、ある程度売上にも関わってくる部分なので私がやっています。
ヤフショはプレミアム統計も活用しながらタイトルを考えます。
私が忙しい時は従業員にやってもらうこともあります。
まぁ私が忙しい時なんてのはほとんどないのですが。笑
⑥ LINE公式アカウント運用、監修依頼など
ま、色々と効果的な施策を探って実践してるという感じですね。
LINE公式アカウントで宣伝してみたり。
監修依頼で差別化してみたり。
動画広告を貼ってみたり。
その都度思いついた施策を色々と打ってみるって感じです。
これらはルーティンワーク的なものではなくて、その場その場で試してみるという感じなので、｢毎週これだけ時間がかかる｣というほどのもんではないですね。
他にも細々した業務もあると言えばありますが、挙げるとキリがないのでこれくらいにしておきます。
【情報発信系】
これは勿論私の専門業務です。
・Note記事の執筆
・ツイートの作成
・コンサル受講者向けの動画コンテンツの作成
・コンサル受講者、Note購入者特典のzoom面談
…
など。面談もなんやかんや週に3-4件は組ませてもらってますし、ここの業務に割いている時間もやはり大きいです。
専業であり、従業員が働いてくれているからこそ、ここにしっかり時間を割けるというのが私の強みでもあると思います。
｢発信なんて邪道だ。物販に専念すべき｣なんて意見もたまーに目にしますが、｢やかましいわ。こっちにはこっちの考えがあるんやアホ｣という感じです。
人の働き方にやいのやいの言うのはおかしいですね。
全てを把握してから言ってこんかいって感じです。
ただ、ずっと発信と物販を並行して行うのもどうなのかなとは思いますので、いずれ中途半端にならないよう身の振り方は決めていかないといけないとは思います。
私のように特殊な環境で、時間を十分に割けない人は発信まで行うのは難しいだろうなぁとは思いますね。
勿論発信するだけでなく、他の方のツイートを拝見して勉強したり、他にも読書などの時間を確保してインプットする時間も作っています。
【その他業務】
① 収支・財務管理
1ヶ月分の入出金の記録を項目ごとにまとめたり、お金の動きを分析して諸々改善策などを考えるという作業ですね。
月1回、2-3時間かけて行っています。
勿論私の業務です。
② 業務効率化施策の検討
従業員が日々行ってくれている業務の中で｢もっと効率化できないか｣｢もっと改善できないか｣ということをあれこれ考えるというお仕事ですね。
例えばスプレッドシートの改良であったり。
最近はNotionの活用を従業員にも推進してたりしますね。
あとは日報を毎日従業員に提出してもらっているので、そこで出た課題であったり問題を解消するための施策を考えたり。
毎日事務所にいるわけではないので、コミュニケーションが不足しないよう日報は必ずつけてもらっています。
ざっとこんな感じです。
まとめると私の業務は
・低評価レビューへの対処
・在庫追加
・発注数の確定
・ヤフショ、楽天の価格、広告調整
・アイテムマッチ、RPPなどの広告分析
・ヤフショ、楽天用リサーチ
・画像外注さんへの依頼
・ヤフショ、楽天の商品ページ作成
・その他差別化施策などの検討、実施
・収支、財務管理
・情報発信
・業務効率化施策の検討
…
といったところ。
もっと働かないといけないですね。
一日8時間×5日働いてるはずなんですが。。
絶対時間余るよねっていう。笑
そうは言いつつ。
なるべく「売上に直結する部分とそれ以外に分けて、それ以外の部分を従業員に任せる」というスタンスをとってきました。
ですが、今後新しいチャレンジをしていくなら売上に直結する部分も従業員に任せていかないといけませんし、
そのためにも普段自分が行っている業務を、｢感覚｣｢勘｣｢センス｣という言葉に逃げずにきちんと言語化し、ルール、マニュアルを作っていかないといけないですね。
どんなに複雑、難しいと思っている業務でも｢自分しかできない仕事なんて絶対にない｣と思います。
なので皆さんもぜひ人に任せることから逃げずに、どんどん仕事を投げていきましょう。
では。
ガイコツ
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