タスク管理にAppFlowyのススメ
いつから始めた分からないくらい前からタスク管理にはカンバン方式を採用していて、おそらくよちよち歩きの頃だったかと思います(嘘)。
いわゆるトヨタのカンバン方式で、ネットでググってもらえればそれ自体の情報は出てきますので、もしこれまでに採用していない方は一度は検討いただくと良います。IT業界ではタスクの管理としていろいろなサービス上で利用されているイメージです。
そのカンバン方式としてのタスク管理をどういうふうに運用しているかというと、人それぞれ、企業それぞれで僕自身はプライベートも仕事も一つのボードの中に思いつく限りのタスクをぶち込んで管理しています。
プライベートも仕事も分けずに入れると混乱するだろうと思われるかもしれませんが、一つ一つのカード(課題、タスク)に対してタグをつけておきそのタグがプライベートなもの、あるいは特定の会社、プロジェクト、などという感じで設定することで見たいカードだけを瞬時に切り替えられるので、うまく共存することができます。
そういったことをできるサービスは今であればNotion、Trello、JiraなどIT系であれば枚挙にいとまがない感じでありますが、個人的にはAppFlowyに落ち着いています。
落ち着いた経緯は端的に言えばカンバン意外の使い方ができる無料のサービスであるという点で、便利に利用しています。(唯一難点はたまにカードが動かせなくなることがあり、別タブに移動すれば元に戻るというのはありますが、それくらいです。)
ただ、そういったツールにおいて重要なのは運用ルールかなと思っており、その中でもステータス(カンバンにおける横軸)をどうするかが一番大事な要素だなと感じます。
長年付き合ってきたタスク管理ですが、外部の人とのやりとりは別としてあくまで個人に特化したステータスの種類としてこれがちょうどいい塩梅だなというものがありますので、今回はそれを共有をさせていただければと思います。
その前に前提として、かつ根本的なタスク管理をする理由の根底にあるなと思うことを説明させていただくと、
自分を含め多くの現代人はたくさんのやるべきタスクに追われている
それらタスクを脳内に記憶しておくのは無理だし、いちいち紙に書いたとて状況によって優先順位なども変わる
そもそも何かに残さないとタスクを忘れるので可視化しておく必要がある(出ないとインスピレーション的なTODOも含め忘却の彼方に行くし、一瞬の刹那的なタスクほど後々大事だったりする)
タスクをこなす脳の時と、一旦引いてどのタスクをやるべきかという脳の時でモードが違い、前者のモードの時に一々後者に切り替えたくない(タスクやるマンの時は脳のコンテキストスイッチを変えたくない)
という点が挙げられますが、ひょっとすると僕個人の個人的な感想という気もします。
だいぶん前置きが長くなりましたがステータスの列をどうしているかという話でした。自分の場合の、左からのステータスの一覧とその意味合いを定義して快適にタスクをこなしています。
待ち: 自分の力ではどうしようもなく、他者、あるいは時間が立たないと進捗できないもの。ボールを投げている状態
明日以降対応: 自分で対応できるが、かといって今日やる必要がないもの、あるいは手元に必要な書類や情報、ものがなく、明日以降で対応しようと考えているもの
今日対応できる(今対応しない): やろうと思えば今日できるが、場所の移動が必要だったり、あるいは今日の中でまずやるべきものが終わったらやろうという少し優先度低め(後述のステータスのモードにならない時は一旦こちらにいれたりするため、出し入れが激しい)
今できる: 今まさにこの場所から動く必要もなく、ゾーンに入って片付けちゃいましょう、というもの(タスクをバチボコこなすマンになっている時はここだけを見て対応する)
とだいぶん長くなりましたが、こういった形です。時間が有限という中で勝手に、あるいは意図的に辿りつた感がある話なので、参考になる人が一人でもいればすごく嬉しいなという気がしてきました。このタスク管理とポモドーロタイマーを組み合わせるとさらに効率が上がるという話はまた今度。