【メール文例あり】学会の年会費未納会員への効果的な請求方法と注意点
学会運営において、会員からの年会費は非常に重要な収入源です。
この収入は、学会の活動やサービスを維持・発展させるために使用され、会員への情報提供やネットワーク形成、学会誌の発行、イベントや会議の開催を支える基盤となっています。
しかし、年会費の未納者が発生すると、運営に支障が生じることもあります。
そのため、未納者に対して適切な対応を取ることが学会運営者にとっては欠かせません。ただし、請求の仕方によっては会員との関係が悪化する恐れもあるため、慎重かつ丁寧な対応が必要です。
本記事では、年会費未納者への効果的な対応方法と注意点について詳しく解説します。
1. 請求メールのポイント
敬意と丁寧なトーン
請求メールを送る際には、相手が学会の大切な会員であることを忘れず、丁寧で敬意を持った表現を心がけることが重要です。
会員は学会の活動を支えている一員であり、欠かせない存在です。単なる金銭の請求という形ではなく、今後の学会活動を共に支えるための協力をお願いするというトーンで伝えましょう。
支払い状況の明確な記載
年会費の請求でよくある問題は、会員が自身の支払い状況を正確に把握していないことです。特に、複数年度にわたる未納がある場合や、支払い期日が曖昧になっていることがしばしば見受けられます。
メールには、どの年度の会費が未納で、いくら支払うべきかを明確に記載しましょう。また、既に支払われている場合の対応についても、配慮した表現を加えることが大切です。
支払方法と期限の案内
請求メールには、具体的な支払い方法と支払期限を明示することが必要です。会員が迷わずスムーズに支払いを済ませられるように、振込先の口座情報やオンライン決済のリンクなどをわかりやすく提示しましょう。支払期限を設定することで、受け取った側に緊張感を持たせ、迅速な対応を促すことができます。
連絡先と問い合わせ対応
会員が請求に対して疑問や確認事項がある場合に備えて、必ず学会事務局の連絡先（メールアドレス、電話番号）や問い合わせ対応可能な時間帯を明記しましょう。迅速な問い合わせ体制を整えておくことで、信頼を維持し、未納問題の早期解決に繋がります。
2. 請求メールの例文
以下は、上記のポイントを押さえた年会費未納者に対する請求メールの例文です。
件名：
【〇〇学会】年会費のご案内とお支払いのお願い
本文：
〇〇〇〇（会員様のお名前）先生御侍史
平素より、〇〇学会の活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
さて、当学会では、以下の年度の年会費をお支払いいただいていないこととなっております。
ご確認の上、年会費のお支払いをお願いいたします。
【未納年会費】
年度：20XX年度～20XX+X年度
金額：XX,XXX円（税込）
【お支払い期限】
20XX年〇月〇日
【お支払い方法】
銀行振込、クレジットカード決済等のご利用が可能です。以下のリンクからお手続きください。
（決済ページへのリンク）
また、当学会規約に基づき、〇年間年会費が未納の場合は自動的に退会となります。
現在、〇〇先生は〇年未納に近づいておりますので、引き続き会員としてご活動いただくために、早めのお支払いをお願いいたします。
年会費をお支払いいただくことで、会員として引き続き学会の各種特典（例：学会誌の配布、会議参加割引等）をご利用いただけます。
すでにお支払いをいただいている場合は、このメールが行き違いとなってしまいましたことを深くお詫び申し上げます。
その際は、恐れ入りますが、下記までご連絡いただけますと幸いです。
〇〇学会事務局
担当：〇〇 〇〇
Email: example@example.com
TEL: 03-XXXX-XXXX（平日10:00-17:00）
その他ご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも〇〇学会の活動にご支援を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
この例文は、状況に応じてカスタマイズしてください。
特に、未納年数や金額、支払い方法などは各学会の実情に合わせて変更が必要です。
3. 支払いが進まない場合の対策
請求メールを送ってもなかなか支払いが行われない場合、以下の段階的なアプローチを検討しましょう。
フォローアップメール
請求メール送信後、一定期間が経過しても支払いが無い場合には、フォローアップメールを送ることが効果的です。
フォローアップメールでは、支払期限を再度伝え、柔らかいトーンで「お支払いが遅れていることにお気づきでしょうか」といった軽いリマインダーとしての内容を心がけましょう。
例文
件名：
【〇〇学会】年会費お支払いのご確認のお願い
本文：
〇〇〇〇先生御侍史
平素より大変お世話になっております。
〇〇会事務局です。
先日お送りいたしました年会費のご案内について、ご確認いただけましたでしょうか。
まだお支払いがお済みでない場合は、〇月〇日までにお手続きくださいますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
最終通知
フォローアップメールを送っても支払いが無い場合は、最終通知を送る必要があります。
この際は、少し厳格なトーンに切り替え、支払いがない場合の措置（会員資格の停止など）を明記しましょう。ただし、トーンはできる限り柔らかさを保ち、協力をお願いする姿勢を崩さないことが大切です。
例文
件名：
【重要】【〇〇学会】年会費未納に関するご連絡
本文：
〇〇〇〇先生御侍史
平素より大変お世話になっております。
〇〇会事務局です。
これまで年会費納入のお願いをしてまいりましたが、現在も未納状態が続いております。
誠に遺憾ながら、20XX年〇月〇日までにお支払いが確認できない場合、当学会規約に基づき、以下の措置を取らせていただきます。
1. 会員資格の一時停止
2. 学会誌の発送停止
3. 学会参加費の会員割引の停止
なお、お支払いが困難な特別な事情がある場合は、個別にご相談を承ります。
その際は、お手数ですが、下記までご連絡いただけますと幸いです。
〇〇学会事務局
Email: example@example.com
TEL: 03-XXXX-XXXX（平日10:00-17:00）
4. まとめ
年会費未納者への対応は、学会運営において重要な業務です。丁寧で敬意を持ったコミュニケーションを心がけながら、支払い状況や方法を明確に伝え、迅速な対応を促す工夫をすることで、学会運営を円滑に進めることができます。
また、フォローアップや最終通知を適切なタイミングで行い、会費未納問題を最小限に抑えることが重要です。
弊社が運営する学会管理システム「Menergia（メネルジア）」は既に多くの医学系学会・研究会・同門会でお使いいただいております。
ご利用いただいている会において、年会費の徴収率も飛躍的に向上しておりますので、少しでも興味をお持ちの方はお気軽にお問い合わせください。